CENTRO DE ESTUDIOS DE JUSTICIA
DE LAS AMÉRICAS, CEJA
PERSPECTIVAS DE USO E IMPACTOS DE
LAS TIC EN LA ADMINISTRACIÓN DE
JUSTICIA EN AMÉRICA LATINA
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PERSPECTIVAS DE USO E IMPACTOS DE LAS TIC EN LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA EN AMÉRICA LATINA
Categoría: Gestión Judicial
Autor : CEJA
Documento elaborado por un trabajo conjunto entre el
Centro de Estudios de Justicia de las Américas (CEJA) y
Microsoft
Perspectivas de uso e impactos de las TIC en la administración de justicia en América Latina 1
Tabla de contenidos
Introducción..................................................................................................................................3
1. Desafíos para la administración de justicia en América Latina ....................................................6
1.1. Breve caracterización de la administración de justicia actual ................................................6
1.1.1. La escrituración ........................................................................................................6
1.1.2. La organización de las instituciones del sector ..........................................................8
1.1.3. Consecuencias sobre la organización del despacho judicial .......................................8
1.1.4. Iniciativas de cambio ................................................................................................9
1.2. Las reformas de los últimos años.......................................................................................10
1.3. Algunos desafíos para el mejoramiento de la administración de justicia en América
Latina ..............................................................................................................................13
2. El aporte de las TIC para enfrentar los desafíos de la administración de justicia.......................21
2.1. La introducción de TIC en la justicia................................................................................22
2.2. Mejoramiento de la capacidad de respuesta del sistema de justicia ante una demanda
creciente y cada vez más diversa.......................................................................................28
2.2.1. Sistemas de seguimiento procesal ...........................................................................29
2.2.2. Seguridad, almacenamiento, disponibilidad y búsqueda de datos............................37
2.2.3. Un tema prospectivo: la relación entre los MARC y la justicia formal .....................40
2.3. Afianzar las reformas procesales en marcha y emprender reformas procesales para las
materias no reformadas....................................................................................................41
2.3.1. La formación y entrenamiento de personal .............................................................41
2.4. Reorganización de los despachos .....................................................................................44
2.5. Mejoramiento de los procesos de toma de decisión del gobierno y del gerenciamiento
de las instituciones del sector ...........................................................................................47
2.5.1. Las estadísticas judiciales ........................................................................................47
2.5.2. Sistemas de control de gestión ................................................................................48
2.5.3. Sistemas de evaluación del desempeño ...................................................................49
2.6. Aumento de la eficacia y eficiencia global del sistema de justicia ......................................50
2.6.1. La persecución penal estratégica .............................................................................50
2.6.2. Herramientas para facilitar la coordinación .............................................................51
2.6.3. Gestión del conocimiento.......................................................................................52
2.6.4. Herramientas para la administración de recursos (ERP)..........................................53
2.7. Desarrollo de efectivos mecanismos de atención y comunicación con sus usuarios y
con la ciudadanía .............................................................................................................55
2.7.1. Relación con los usuarios........................................................................................55
2.7.2. Relación con la ciudadanía......................................................................................57
2 Perspectivas de uso e impactos de las TIC en la administración de justicia en América Latina
3. Recomendaciones para la gestión de las TIC en la administración de justicia............................59
3.1. La incorporación de las TIC en la administración de justicia en América Latina...............59
3.2. La gestión y organización para la incorporación de TIC...................................................60
3.2.1. para la decisión de inversión en TIC .......................................................................62
3.2.2. Recomendaciones para la etapa de implementación de TIC....................................63
3.2.3. Recomendaciones para la operación y mantenimiento de las TIC ...........................64
3.2.4. Recomendaciones respecto a estructura organizacional para gestionar las TIC .......65
3.3. Respecto a la relación con empresas proveedoras ............................................................65
Anexo: participantes en el taller de trabajo ...................................................................................67
Perspectivas de uso e impactos de las TIC en la administración de justicia en América Latina 3
Introducción
Este documento es el fruto de la reflexión
conjunta de un grupo de personas1 acerca de
la administración de justicia en América
Latina y de cómo las tecnologías de
información y comunicaciones (TIC) pueden
ayudar a su mejoramiento operacional e
institucional y, por ende, a brindar mayores y
mejores servicios a la ciudadanía.
Como primera orientación de la reflexión, se
ha tenido en cuenta la pregunta de qué tiene
de particular o característico o especial la
administración de justicia en América Latina,
respecto de diferentes referentes. Esos otros
referentes pueden ser la administración de
justicia en otras regiones, o la administración
pública en América Latina, o incluso la
actividad de empresas privadas en América
Latina.
Una segunda orientación ha sido un análisis
de los procesos de reforma judicial en la
región, muchos de los cuales aún no han
concluido sus etapas de implementación.
Junto con esto, se han tomado en cuenta los
desafíos que enfrenta la justicia, producto
tanto de la misma dinámica de las reformas
ya en marcha, como de las expectativas que
sobre su desempeño y funciones tienen
otros actores relevantes de cada país.
Como ejemplo de estos desafíos están las
promesas de contar con procesos judiciales
públicos y transparentes que se han hecho
con las reformas al proceso penal que han
implementado o están en vías de hacerlo la
mayor parte de los países de la región, y la
expectativa de alcanzar mayores niveles de
eficacia y eficiencia en la persecución de
actos delictivos, por mencionar solo dos.
1 En anexo se detallan los participantes de un taller
de trabajo en que se discutieron los contenidos y
orientación de este documento. La redacción del
documento estuvo a cargo de Cristián Hernández
(CEJA) y Roberto Adelardi (Microsoft).
En tercer lugar, y dado el sentido de este
documento, no se puede dejar de lado una
reflexión acerca del desarrollo científico y
tecnológico, fundamentalmente de la
informática y las telecomunicaciones, y sus
aplicaciones en distintos ámbitos.
En los últimos años se ha visto una
incesante y creciente aplicación de este tipo
de tecnologías no solo a actividades
productivas o económicas, con enormes
ganancias de calidad y eficiencia en la
provisión de bienes y servicios, sino que
también a prácticamente cualquier área de la
actividad humana, lo que ha modificado no
solo la forma de trabajo de las personas,
sino que también otras esferas antes
inimaginables, como es la misma forma de
relacionamiento de las personas.
Reuniendo las tres orientaciones descritas, el
marco general de este documento se refiere
a cómo se han aplicado y cómo podrían
aplicarse las TIC a mejorar la gestión del
Estado en su relación con los ciudadanos, en
particular en América Latina, en donde las
grandes diferencias socioeconómicas
existentes dentro de cada país se reflejan en
una marcada brecha digital2 en su población.
2 http://es.wikipedia.org/wiki/Brecha_digital.
Brecha digital es una expresión que hace referencia
a la diferencia socioeconómica entre aquellas
comunidades que tienen Internet y aquellas que no,
aunque tales desigualdades también se pueden
referir a todas las nuevas tecnologías de la
información y la comunicación (TIC), como el
computador personal, la telefonía móvil, la banda
ancha y otros dispositivos. Como tal, la Brecha
Digital se basa en diferencias previas al acceso a las
tecnologías. Este término también hace referencia a
las diferencias que hay entre grupos según su
capacidad para utilizar las TIC de forma eficaz,
debido a los distintos niveles de alfabetización y
capacidad tecnológica. También se utiliza en
ocasiones para señalar las diferencias entre aquellos
grupos que tienen acceso a contenidos digitales de
calidad y aquellos que no. El término opuesto que
4 Perspectivas de uso e impactos de las TIC en la administración de justicia en América Latina
Toda esta perspectiva se ha englobado bajo
el concepto de “e-gobierno”. Este término
se ha definido como el “uso por parte de las
agencias gubernamentales de las TIC, que
tienen la capacidad de transformar las
relaciones con el ciudadano, las empresas y
otras agencias gubernamentales” 3 .
Enmarcado dentro de este concepto de egobierno,
uno de los desafíos a acometer, y
que será profundizado más adelante, es el de
potenciar la interacción de la justicia con el
ciudadano y con las otras entidades
gubernamentales en una visión sistémica de
la administración de justicia.
Es en la intersección de estas tres grandes
orientaciones que este documento pretende
proponer algunas recomendaciones. En
efecto, preguntas tales como ¿qué desafíos
prioritarios de la justicia en América Latina
pueden o podrían ser resueltos, o al menos
ayudados a ser resueltos, por las TIC?, o
¿qué se podría aprender de las experiencias
desarrolladas en otras áreas de la
administración del estado, en el mundo y en
América Latina, aplicables a la
administración de justicia?, tienen sentido en
dicha intersección.
Como fundamento de este documento, es
necesario mencionar también un diagnóstico
se emplea con más frecuencia es el de inclusión
digital.
3 http://es.wikipedia.org/wiki/E-gobierno. Cabe
hacer una reflexión respecto al e-gobierno, ya que
se ha acostumbrado automáticamente a inferir que
la letra “e” que se emplea en la frase “e-gobierno”
significa ‘electrónico’. Sin embargo, y tal como se
profundizará posteriormente en este documento, se
estima conveniente añadir dos significados
adicionales que debe tener la letra “e” además del
significado tradicional. Estos son “eficiente” y
“económico”. En este sentido, se puede hablar más
bien de un “e³-gobierno”, es decir, un gobierno
eficiente, económico y finalmente electrónico
donde la aplicación de tecnología se concibe como
apoyo a un proceso de modernización y no como la
finalidad de tal proceso.
subyacente de que el funcionamiento de los
sistemas de justicia en América Latina no es
el deseado, desde distintos puntos de vista.
Por un lado, desde las propias expectativas
de las personas que han participado en la
elaboración de este documento, quienes han
estado ligados por años y desde distintas
posiciones y responsabilidades a la
administración de justicia. Por otro lado,
desde un punto de vista comparativo, tanto
en relación a cómo funciona la justicia en
países desarrollados, como en relación a
cómo ha venido mejorando la
administración del Estado en América
Latina en algunas áreas, en las cuales hay
avances relevantes.
Este diagnóstico de desempeño no deseado
se extiende no solo al funcionamiento
general de los sistemas de justicia en la
región, sino que toca también a lo que hasta
ahora ha sido el uso de las TIC para mejorar
el funcionamiento de la justicia, en donde
pese a los avances que han existido, existen
aún vacíos profundos y quizá esfuerzos no
bien orientados pese a la inversión realizada.
Para mencionar algunos de estos vacíos,
sobre los cuales se profundizará en el
documento, se puede mencionar que las TIC
podrían tener un alto impacto en mejorar los
niveles de transparencia en la operación de
las instituciones del sistema de justicia, en
mejorar el acceso de la ciudadanía al sistema
de justicia, en aumentar los grados de
eficiencia y eficacia en el desempeño de
múltiples labores, en posibilitar y potenciar
los procesos de innovación en la impartición
de justicia y en la gestión judicial, en
posibilitar la auditoria ciudadana sobre el
sistema de justicia, en facilitar la rendición
de cuentas de las autoridades judiciales a la
ciudadanía, entre otros ámbitos.
Lo anterior no quiere decir que no se
reconozcan importantes avances y mejorías
en la administración de justicia en América
Latina. Es aún reconociendo estos avances
Perspectivas de uso e impactos de las TIC en la administración de justicia en América Latina 5
que con más fuerza es necesario plantearse
la pregunta de ¿por qué hemos sido capaces
de mejorar sustancialmente en algunas áreas
de la justicia, pero sin embargo no hemos
sido capaces de expandir esos avances a
otras esferas de acción?
Considerando todos los elementos
anteriores, el objetivo de este documento
es contribuir al mejoramiento de la
administración de justicia en América
Latina, mediante la formulación de
sugerencias de qué tipo de TIC y qué
estrategias de planeamiento podrían
incorporarse en forma productiva a los
diversos ámbitos de acción de las
instituciones del sector, y de cómo
realizar esta incorporación.
Cabe destacar que al hablar de
administración de justicia se entenderá tanto
la operación de las instituciones más
directamente ligadas a la tramitación de
casos judiciales, como son los tribunales de
justicia, el Ministerio Público y la Defensoría
Pública, como a otras relacionadas en mayor
o menor medida, tales como los Consejos de
la Magistratura o Judicatura, el Ministerio de
Justicia o de Gobernación, la policía, el
sistema penitenciario, el servicio de medicina
forense, el servicio de registro civil, el
servicio de inmigración, entre otros.
Este documento tiene como destinatarios
principales a las autoridades de los Poderes
Judiciales, Ministerios Públicos, Defensorías
Públicas, Ministerios de Justicia y, en general,
a las instituciones que participan directa e
indirectamente en el sistema de justicia de
nuestros países. Persigue mostrarle
alternativas que pudieran contribuir al mejor
funcionamiento de sus instituciones en
particular, y del sistema de justicia en su
conjunto, en general, en un lenguaje alejado
de los tecnicismos y centrado en los desafíos
que estas autoridades enfrentan para mejorar
la justicia.
Para ello, el documento se estructura en tres
capítulos. En el primero de ellos, y a modo
de contexto para los siguientes capítulos, se
presenta una visión global de los desafíos
que enfrenta la administración de justicia en
nuestra región en los años venideros. Esta
visión está basada a) en la operación
rutinaria de las instituciones del sector, b) en
lo que ha sido la historia reciente de
reformas que se han emprendido en la
mayor parte de los países, y c) en el análisis
de cambios en el entorno político,
económico y social que está experimentando
la región.
El segundo capítulo desarrolla el aporte que
las TIC pueden hacer para afrontar algunos
de los desafíos contenidos en el capítulo
anterior. Para ello, se ha privilegiado un
enfoque en que junto con proponerse
respuestas globales, se presentan ejemplos
concretos de experiencias ya en marcha en
algunos países de la región, de modo que el
lector pueda tener una clara imagen tanto de
los resultados potenciales de alcanzar, como
de las condiciones de aplicabilidad de estos
ejemplos a su realidad.
Finalmente, en el tercer capítulo, se presenta
un conjunto de recomendaciones de cómo
poder llevar adelante los mejoramientos que
las TIC ofrecen. En estas recomendaciones
se mezclan lecciones aprendidas de lo que
ha sido la experiencia de alguno de nuestros
países en el desarrollo de proyectos
informáticos y de comunicaciones, con
experiencias desarrolladas en el sector
público de la región y, en términos más
generales, con buenas prácticas que se han
ido asentando en la industria de las TIC.
6 Perspectivas de uso e impactos de las TIC en la administración de justicia en América Latina
1. Desafíos para la
administración de justicia
en América Latina
Para poder darle un contexto a los desafíos
que se enfrentan en los países de la región
para mejorar la administración de justicia, es
necesario señalar dos grandes elementos.
El primero de ellos es una breve
caracterización de cómo hoy funciona la
administración de justicia, y el segundo es
analizar qué ha estado pasando con las
reformas judiciales que se han emprendido
los últimos años. Sin duda, estos elementos
están relacionados, ya que el funcionamiento
actual de la justicia es producto en parte de
las reformas que se han desarrollado o se
están desarrollando.
Al hablar de la administración de justicia o
de “justicia” en términos generales, se hará
referencia principalmente a la resolución de
conflictos entre partes o a la asignación de
derechos de distinta naturaleza realizada por
tribunales de justicia. Dentro de estos, están
los delitos penales, las reclamaciones civiles,
los conflictos de familia, los conflictos en las
relaciones laborales, las reclamaciones
administrativas de la actuación del Estado,
entre varios aspectos contemplados en las
leyes de cada país.
Esta resolución de conflictos o asignación
de derechos tienen un rol central en el buen
funcionamiento de los Estados,
especialmente en América Latina, en donde
la acción estatal tradicionalmente ha tenido
carencias que han impedido terminar con
problemas como la pobreza y la desigualdad
de oportunidades, y en donde la misma
acción estatal ha tenido y tiene aún altos
niveles de desconfianza por parte de la
ciudadanía4, fenómeno al que no escapa por
cierto el sistema de justicia.
1.1. Breve caracterización de la
administración de justicia actual
La administración de justicia en América
Latina ha sido vista con altos niveles de
desconfianza por la ciudadanía. Sin
pretender hacer un análisis exhaustivo, en la
generalidad de nuestros países, el modelo
tradicional de impartición de justicia es
señalado usualmente como lento,
excesivamente formalista y burocrático, y
lejano para el común de la ciudadanía.
Estas percepciones pueden tener su origen
en dos elementos particulares de la forma en
que tradicionalmente se ha administrado
justicia en la región, que son la escrituración
formalista de los procesos judiciales y la
especial organización de estas instituciones,
las que traen como consecuencia una
inadecuada organización en el despacho
judicial, que es donde finalmente se tramitan
los casos.
1.1.1. La escrituración
Respecto a la escrituración, la forma
“normal” en la cual se han procesado los
casos judiciales es mediante la formación de
un expediente escrito, que contiene toda la
información relevante para su solución, el
que es estudiado por un juez para emitir una
sentencia. En términos muy amplios, un
expediente judicial contiene documentos
que entregan las partes del caso, otros
4 El porcentaje de personas en América Latina que
en el 2007 dijo tener “algo” o “mucha” confianza
en el gobierno fue de 39%. Respecto al Poder
Judicial, esa misma medición indicaba el 30%. Ver
http://www.latinobarometro.org/. Para ver
indicadores relacionados con la gobernabilidad y
control de la corrupción de nivel mundial, ver
http://siteresources.worldbank.org/INTWBIGOVA
NTCOR/Resources/wps4370.pdf
Perspectivas de uso e impactos de las TIC en la administración de justicia en América Latina 7
documentos solicitados o entregados por
terceras instituciones o personas, y
documentos que emite el tribunal. La
formación del expediente sigue reglas muy
específicas que generalmente están
contenidas explícitamente en normas
procesales de cada país.
Es posible decir que en la región, la
tecnología predominante de producción de
sentencias judiciales es la tramitación de
expedientes, lo que tiene numerosas
consecuencias sobre una serie de otros
aspectos, entre los que están:
a) La decisión judicial. La decisión del juez
que resuelve el caso está basada
exclusivamente en los antecedentes que
por escrito se han consignado en el
expediente. Desde el punto de vista de la
calidad de la resolución, generalmente
no ha tenido contacto directo con las
partes ni ha tenido cercanía con los
hechos que debe resolver.
b) La comunicación del tribunal con las partes.
Dado que lo relevante es lo que se
consigna en el expediente, cualquier
comunicación con las partes o con algún
ente externo, sigue un rígido protocolo
de comunicaciones y respuestas escritas
formales, lo que es una fuente de
demoras. Esto explica en parte los
numerosos problemas existentes con las
notificaciones, que muchas veces son un
obstáculo para el avance del proceso.
c) El resguardo de la información relevante.
Dado que la información relevante está
toda en el expediente, y además en papel,
se corre el riesgo que el proceso se
paralice por completo, o incluso se
detenga, si es que el expediente se
extravía. Además, usar el papel como
soporte de la información relevante de
los casos tiene numerosos problemas de
seguridad, privacidad y eficiencia. Basta
pensar que algunos procesos se deben
paralizar porque las partes están
consultando el expediente de un caso,
que podría estar compuesto de decenas o
centenas de piezas o tomos.
Adicionalmente, el almacenamiento de
expedientes de casos cerrados o
resueltos siguiendo las reglas de
retención de documentos, pone una
carga excesiva al sistema de justicia
debido a los costos y complicaciones
asociadas al almacenamiento de
expedientes en papel.
Estos aspectos, sumados entre sí, explican
en gran medida la lentitud del proceso, ya
que se deben cumplir numerosas
formalidades, muchas de ellas inútiles desde
el punto de vista de la solución del caso.
Para graficar lo anterior, en muchos países el
pedir algo por “escrito” se entiende
literalmente como que se debe entregar un
papel con un escrito, siendo que un
documento en una computadora también
está “escrito”. Esta tecnología explica
también la excesiva formalidad y burocracia,
ya que se deben seguir protocolos estrictos
para formar el expediente, y explica la
percepción de lejanía, ya que solo pocas
personas pueden entender qué está pasando
con un proceso judicial, y existen numerosos
resquicios como para poder entrabar el
desarrollo de una causa.
Esta forma de tramitar los casos judiciales
no es privativa solo de los tribunales de
justicia, sino que se extiende a los
Ministerios Públicos y Defensorías, quienes
también forman “expedientes” como medio
para reunir y analizar toda la información
relacionada a un caso, no siendo en estricto
sentido necesario tal método de trabajo. Más
bien se usa el “formar expedientes”, con la
misma lógica de los tribunales de justicia,
porque en muchos casos no se conocen
alternativas más eficientes para cumplir con
la labor de recopilar información. En este
caso, el seguir la lógica de la formación de
un expediente durante la investigación de un
caso trae serias dificultades para cruzar
información con otras causas o denuncias, y
8 Perspectivas de uso e impactos de las TIC en la administración de justicia en América Latina
valiosa información que puesta junta puede
servir para aclarar a la vez varios delitos, se
pierde en una maraña de formalismos de
casos individuales que aparecen
desconectados de su entorno.
1.1.2. La organización de las
instituciones del sector
Junto con una escrituración excesivamente
formalista, otra particularidad de la
administración de justicia en la región es un
tipo de organización altamente jerarquizada,
pero con baja capacidad de gestión real. La
estructura organizacional de los tribunales
de justicia, con tribunales de primera
instancia, de segunda instancia o de alzada, y
una Corte Suprema en la cúspide, que tiene
un sentido claro desde el punto de vista de
lo jurídico, no tiene un sentido tan claro
cuando se trata de administrar los recursos
de la institución, ya que pone las
responsabilidades de administración en
órganos que no son especialistas en ello.
Distintos modelos se han ensayado en la
región para administrar los recursos del
Poder Judicial, desde dotar a las Cortes
Supremas de estructuras administrativas con
la misión de gestionar todos los recursos de
los tribunales, hasta la creación de los
Consejos de la Magistratura o Judicatura, a
quienes se les entrega toda la administración
de recursos, dejando en las Cortes Supremas
lo estrictamente jurídico.
Cualquiera sea el modelo adoptado, hay dos
problemas casi generalizados, que son:
a) Inapropiados mecanismos de toma de
decisiones, ya que la lógica jurídica de
resolución de casos se traspasa casi
íntegramente a la toma de decisiones
administrativas, lo que queda reflejado
que en algunos países incluso se habla de
“expedientes administrativos” cuando se
está tomando una decisión de, por
ejemplo, construir edificios.
b) Generalizada dificultad para distinguir lo
que se entiende por administrativo y
judicial. Esta confusión lleva a que el
principio de la independencia, que debe
tener un juez para resolver un caso, se
extiende a la independencia que tendría
un juez para organizar su despacho.
Estos dos elemento tienen como
consecuencia una baja ingerencia efectiva de
los niveles de gobierno y gerencia del Poder
Judicial en lo que ocurre en los tribunales de
justicia, lo que se traduce en una excesiva
atomización de los despachos, no pudiendo
aprovecharse economías de escala y el uso
más eficiente de los escasos recursos
disponibles.
Un ejemplo patente de lo anterior es el
problema de las notificaciones, las cuales
deben ser hechas en muchos países en
forma personal por un funcionario de un
tribunal para que tenga validez “legal”,
siendo que funcionarios de otros tribunales
podrían tener que ir a notificar a la misma
área.
1.1.3. Consecuencias sobre la
organización del despacho judicial
La organización del despacho judicial que ha
sido tradicional en la región, es aquella en
que un tribunal está compuesto por un juez,
uno o varios secretarios, y otros
funcionarios.
Este tipo de tribunales está diseñado para
tramitar expedientes, es decir, para recabar y
producir todos los documentos necesarios
para que el expediente quede listo para que
el juez dicte sentencia. Esto en la práctica
genera que el control del proceso queda en
manos de los funcionarios del tribunal, con
los diversos problemas de focos de
corrupción que esto puede traer aparejado.
Por otro lado, la escasa ingerencia de los
niveles directivos y gerenciales de la
Perspectivas de uso e impactos de las TIC en la administración de justicia en América Latina 9
institución en lo que ocurre al interior del
tribunal, le dejan un amplio espacio al juez
para que pueda organizar a sus funcionarios
del modo en que le parezca más conveniente.
Dado que el juez no tiene, por su formación
académica, otros modelos organizacionales a
los cuales pueda echar mano, reproduce el
modelo tradicional.
Este modelo tradicional no está siendo
capaz en la actualidad de dar una adecuada
respuesta ni a los usuarios del sistema de
justicia, ni a las expectativas que la
ciudadanía tiene respecto a sus tribunales. A
los reclamos usuales de los jueces de
excesiva carga de trabajo y falta de recursos,
se agrega la percepción de justicia lenta y
poco efectiva, lo que da señales del
agotamiento de este tipo de modelo y la
necesidad de buscar otras alternativas más
eficaces y eficientes, que pasan no solo por
nuevos modelos procesales, sino que
también por nuevos modelos
organizacionales del despacho judicial.
Esta lógica de organización del despacho
judicial es común que se refleje también en
el Ministerio Público, donde también es
usual ver fiscalías compuestas por un fiscal,
con su secretario, y varios funcionarios de
apoyo.
1.1.4. Iniciativas de cambio
Si bien es cierto que los problemas y
situaciones descritas anteriormente se están
superando, o al menos eso se están
intentando en muchos países, los avances
son aún parciales, en el sentido de que
coexisten realidades muy diversas al interior
de cada país dependiendo el tipo de materia
judicial o el tipo de tribunales de que se trate.
Algunos países han iniciado la reforma a su
proceso penal, lo que solamente en los
mejores casos ha traído avances en romper
la tecnología de producción del expediente y
pasar a una tecnología de producción basada
en audiencias orales, pero subsisten materias,
principalmente las civiles, en que aún
persiste la tecnología del expediente.
Otros países han hecho mejoras en la
organización de sus tribunales de primera
instancia, creando áreas comunes para
notificaciones, recepción de documentos y
archivos, entre otros, pero los tribunales de
segunda instancia mantienen sus estructuras
y funcionamientos habituales.
Otros países han incorporado TIC en forma
muy innovadora para hacer más eficientes
algunos tipos de procesos, pero estas
innovaciones no han abarcado la totalidad
de las materias e instancias judiciales.
Otros países han incorporado TIC a la
tramitación de casos, con lo que es posible
informar más fácilmente al público sobre el
estado de las causas, pero no han
abandonado la lógica del expediente, por lo
que las causas se siguen demorando mucho,
pero al menos el público sabe en que estado
se encuentra el caso.
En resumen, si bien ha habido avances
significativos en algunas áreas, es posible
afirmar que la tecnología de producción del
expediente escrito subsiste, con mayor o
menor fuerza, en todos nuestros países.
La forma en que se resuelven los conflictos
o se asignan los derechos en la
administración de justicia, es un perfecto
ejemplo de procesos de toma de decisión
con información parcial, la que se va
acumulando y se va filtrando a medida que
avanza el proceso, y por tanto se trata de
procesos en que las TIC tienen grandes
posibilidades de aplicación.
10 Perspectivas de uso e impactos de las TIC en la administración de justicia en América Latina
1.2. Las reformas de los últimos
años
Durante los últimos quince años los
sistemas judiciales Latinoamericanos han
probablemente experimentado más cambios
que en toda su historia previa. Este proceso
vertiginoso de transformaciones, en un
sector tradicionalmente conservador y poco
innovador, es en sí un hecho de la mayor
importancia. Pero más significativo aún es
que todo indica que estos cambios no se
detendrán, aunque probablemente
experimentarán diferencias con los que se
han podido ver hasta ahora.
Ha sido precisamente el abandono relativo
en que estaban sumidos los sistemas
judiciales de la región lo que ha estimulado y
facilitado este proceso. Por tal situación, las
demandas en un comienzo eran bastante
obvias y, hasta cierto punto, fáciles de
satisfacer.
Al respecto, no se puede dejar de mencionar
el entorno político predominante en la
región hace un par de décadas, en la cual
muchos países estaban gobernados por
regímenes autoritarios en los cuales el
sistema de justicia no tenía el rol que en la
actualidad se entiende que debe tener en
países republicanos y democráticos. Es
precisamente el cambio de sistema político
lo que genera una fuerte presión para que el
sistema de justicia pueda fortalecerse, de
manera de estar a la altura de las
expectativas en un sistema democrático.
Por una parte, se registraban insuficiencias
claras en la cobertura de las instituciones
judiciales, las que eran demasiado pequeñas
e incluso algunas veces inexistentes (como
los servicios del asistencia jurídica) y
desprovistas a veces de los recursos básicos
para su funcionamiento, lo que exigía
invertir en personal, infraestructura y
equipamiento. En este aspecto, el
crecimiento del sistema judicial, en
cuanto a tener más funcionarios y
despachos, forma parte del proceso de
afianzamiento más general del Estado
en varios países de la región.
Por otra parte, donde sí tenía una presencia
suficiente, su forma de funcionamiento era
lenta y burocratizada, lo que alentó la
introducción de cambios funcionales,
principalmente procesales, donde la idea
de la oralidad se posicionó como el
paradigma que podía hacer frente y sustituir
al pesado e ineficiente expediente judicial,
símbolo del formalismo, la burocracia y
lentitud.
Dentro de estos cambios funcionales, el
principal ha sido la reforma al proceso
penal5. Esta reforma ha tenido importantes
problemas de implementación, cuya
superación será una necesidad en los
próximos años, de modo de superar las
brechas existentes entre lo establecido
normativamente y la operación cotidiana de
las instituciones participantes en el sistema
de justicia penal.
En términos simplificados, los cambios
requeridos para que esta reforma pueda
producir los resultados deseados, se pueden
clasificar en procesales y organizacionales.
Desde el punto de vista procesal, la reforma
ha señalado la existencia de tres grandes
etapas procesales, conocidas usualmente
como las de investigación previa, la
intermedia o de control de garantías, y la de
juicio oral. Junto con la distinción de estas
tres etapas, y la participación y rol que cada
institución tiene en ella, un cambio central
5 Actualmente, de los países latinoamericanos, solo
Uruguay y Brasil no han emprendido esta reforma.
En México, se está en proceso de ratificación por
parte de las legislaturas estatales de una enmienda
constitucional, ya aprobada en el Senado federal,
para que un plazo de 8 años el país adopte un
sistema penal acusatorio oral. El resto de los países
de la región ya ha implementado, total o
parcialmente, un sistema de esa naturaleza.
Perspectivas de uso e impactos de las TIC en la administración de justicia en América Latina 11
del nuevo proceso penal es que las
decisiones jurídicas relevantes se deben
tomar en audiencias públicas, contradictorias
y orales, en lugar de hacerse mediante
resoluciones escritas por parte del juez, ante
peticiones hechas por escrito también por
las partes del caso.
La mayor parte de los países que han
implementado la reforma procesal penal han
contemplado dentro de sus códigos la
realización de audiencias en la fase de juicio
oral, pero no en la segunda de las etapas
indicadas. Esto ha significado que toda la
segunda etapa se ha seguido trabajando, en
lo sustantivo y ante carencias en la
implementación de aspectos
organizacionales, de la misma manera y con
las mismas herramientas que en el antiguo
proceso inquisitivo, vale decir, mediante la
tramitación de un expediente judicial escrito.
Esto ha sido uno de los principales
problemas en la región, debido a que la
cantidad de casos que finalmente llegan a un
juicio oral son marginales en relación al total
de denuncias que recibe el Ministerio
Público, y aún son un porcentaje bastante
minoritario de los casos que reciben los
tribunales en la segunda etapa 6 . En la
práctica, la mayor parte de los casos penales
en muchos de los países de la región con
nuevos sistemas procesales penales, se
procesa de la misma manera que en el
antiguo sistema que se desea reformar,
manteniéndose por tanto los mismos
problemas que se quería superar, como los
de falta de un debido proceso y excesiva
lentitud.
Dado lo anterior, en la actualidad hay una
tendencia, que se deberá desarrollar
6 En el primer semestre de 2007, el Ministerio
Público de Chile formalizó una acusación contra un
imputado, o inició acciones que sustituyen la
formalización en el 24,3% de los casos recibidos en
ese periodo. Sobre el total de casos con acciones de
formalización, fueron a juicio oral el 2,3%.
fuertemente en los próximos años,
consistente en oralizar la segunda etapa
procesal. Esto significa que las decisiones
jurídicas relevantes en esta etapa se tomarán
también en audiencias públicas y orales.
Desde el punto de vista organizacional, el
buen funcionamiento de la reforma procesal
penal requiere de cambios radicales al menos
en los tribunales de justicia, Ministerio
Público, Defensoría Pública, Policía, y en la
relación entre estas instituciones. Estos
cambios aún no se han completado en
muchos países, y su logro será vital para que
el nuevo diseño procesal pueda operar
efectivamente.
Dentro de estos cambios que se deberán
producir en los próximos años se cuenta la
reorganización del despacho judicial, con sus
consecuentes cambios en el contenido de
trabajo y el perfil de los funcionarios que
apoyan al juez, y la introducción de una
administración profesional, permitiendo la
concentración del juez en la realización de
audiencias, donde es insustituible.
En cuanto al Ministerio Público, es
necesario avanzar en el desarrollo de
herramientas que permitan el manejo de
altos volúmenes de casos, y la necesidad de
realizar filtros, que no son otra cosa que
tomar decisiones jurídicas, en forma rápida y
con buena calidad, con información parcial,
para posibilitar el avance de los procesos.
La organización tradicional, puesta en un
escenario de un considerable aumento de la
demanda, más la necesidad de realizar filtros
permanentes de los méritos de continuar
con un caso, en un tiempo muchas veces fijo
(dados por los plazos de investigación que
son fijos), ha manifestado su completa
improcedencia y ha sido, en si misma, un
serio obstáculo para el buen funcionamiento
del sistema penal en su totalidad. Su radical
reforma es, por consecuencia, una de las
necesidades más fuertes y tendencias más
12 Perspectivas de uso e impactos de las TIC en la administración de justicia en América Latina
firmes para oralizar la etapa de control de
garantías.
En cuanto a la Defensoría Pública, el
principal desafío es como se asegura y
controla que se esté prestando un servicio
que sea de calidad, respetando el interés y la
voluntad del defendido.
También es posible identificar desafíos para
la Policía, ya que generalmente el primer
contacto que tiene una víctima de un delito
con el sistema de justicia, es con un policía,
o bien quien primero toma conocimiento de
un acto delictual es la policía. Por tanto es
un desafío el cómo lograr que este primer
contacto sea de buena calidad, tanto del
punto de vista de la atención a la víctima,
como del levantamiento de información útil
que permita una mejor persecución penal.
En otro plano, los cambios procesales en
materia penal, que han copado la agenda de
reformas judiciales en los últimos años,
están dando paso incipientemente a la
reforma a la justicia civil, entendida como
todo el conjunto de materias judiciales
distinto a la justicia penal, que en los
distintos países agrupa la solución de casos
de naturaleza civil propiamente tal, de
naturaleza laboral, de lo contencioso
administrativo, y algunas especializaciones
que se han ido produciendo a lo largo de los
años, tales como las materias comercial, de
familia, agraria, entre otros.
Estas reformas al “proceso civil” deben ser
entendidas en forma mucho más amplia que
simplemente introducir la oralidad en la
tramitación de los casos civiles que llegan a
los tribunales de justicia.
En efecto, la amplia variedad de
problemáticas que se han englobado bajo el
término “justicia civil”, requiere de una
visión más integradora, que considere en
primer lugar el análisis de qué arreglo o
respuesta institucional se le dará a los
distintos tipos de problemáticas, y
posteriormente y una vez definido este
arreglo, cómo se diseñarán procesos
específicos para esos distintos tipos de
problemáticas, siendo la oralidad en la
tramitación de casos civiles en tribunales de
justicia solo uno de los posibles arreglos.
Resumiendo, las reformas que se han
emprendido los últimos años han hecho
crecer los sistemas judiciales, incrementar
fuertemente sus presupuestos y han
empezado a cambiar la tecnología de
producción basada en expedientes escritos.
La comunidad legal y fundamentalmente los
operadores de los sistemas judiciales han
podido palpar y beneficiarse de mejoras que
exceden lo puramente material, y que
también se manifiestan en mejores grados de
preparación de los funcionarios y niveles
más altos de independencia y
profesionalismo en las instituciones.
Sin embargo, estos mismos avances no son
sentidos, al menos en la misma medida, por
nuestros ciudadanos. La percepción que
ellos tienen de la justicia sigue siendo
mayoritariamente negativa, viéndola como
un sistema distante, poco eficiente y con
dosis significativas de corrupción.
La diferencia existente entre el esfuerzo
reformador y los resultados que llegan a la
ciudadanía, permiten asegurar que el proceso
de cambios no ha tocado su fin. A la par,
existen muchas fuerzas que siguen
presionando el sistema judicial o al menos
alterando el entorno en que
tradicionalmente se ha desenvuelto en
América Latina, como es la incorporación a
la actividad política y económica de grupos
relegados tradicionalmente con su
consiguiente demanda de justicia, el
aumento sostenido en el flujo de personas y
bienes entre países, entre otros.
Tanto la insatisfacción con los resultados de
las reformas ya emprendidas, como las
Perspectivas de uso e impactos de las TIC en la administración de justicia en América Latina 13
nuevas fuerzas descritas, permiten afirmar
con un alto grado de certeza que se verá en
el futuro próximo nuevas iniciativas de
cambio en América Latina.
1.3. Algunos desafíos para el
mejoramiento de la administración
de justicia en América Latina
A partir de la caracterización del
funcionamiento de la administración de
justicia, centrada fuertemente aún en la
lógica del expediente escrito y del desarrollo
de las reformas que se han estado trabajando
en la región, en esta sección se presenta un
conjunto de desafíos que los sistemas de
justicia enfrentarán en el futuro, y que dará
el marco de referencia en el cual las TIC
pueden proveer alternativa de solución,
aspecto que se desarrollará en el capítulo 2.
Primer desafío: mejorar la capacidad de
respuesta del sistema de justicia ante
una demanda creciente y cada vez más
diversa.
La demanda que recibe el sector justicia
seguirá expandiéndose en los próximos años
en los países de la región. En este proceso
influyen diversos factores, tales como:
a) La entrega de nuevas competencias a las
instituciones judiciales, competencias que
antes no existían o que recaían en
entidades de índole diversa a la judicial;
b) el aumento del acceso a las instituciones
judiciales de personas antes marginadas
que debían buscar vías informales para
resolver sus conflictos o simplemente
dejarlos sin solución, y
c) el aumento en general de la litigiosidad o
de problemas de relevancia jurídica que
llegan al sistema formal de justicia.
Entre las nuevas competencias se
encuentran situaciones muy diversas. Por
ejemplo, la importancia hoy asignada a los
derechos humanos ha llevado a que muchas
garantías que antes no tenían vías concretas
para poder exigir su cumplimiento, en el
futuro sí las tendrán, transformándose las
constituciones nacionales y los tratados
internacionales en la materia, de
declaraciones de buenas intenciones, a
instrumentos dotados de mecanismos más o
menos efectivos de coercibilidad.
Por otro lado, asuntos que hoy quedan
entregados a la esfera de lo privado, en que
el Estado no interviene o lo hace muy
marginalmente, cada vez más se estimará
que deben ser objeto de una especial
atención por su parte. Es lo que ya ha
sucedido con temas como la violencia
intrafamiliar.
En fin, asuntos en que tradicionalmente se
vedaba la intervención de los tribunales y
demás instituciones del sector, ya fuera
porque se estimaba que eran meramente
administrativos o porque la cultura y la
tradición disponían que debían zanjarse a
través de negociaciones políticas o ante otras
instancias, como la iglesia o lo sindicatos,
hoy sí están llegando cotidianamente a los
tribunales y es de esperar que en el futuro
esto se acreciente.
En este sentido llama la atención el
fenómeno que ha dado en llamarse el de la
judicialización de la política, generado
principalmente por la creciente debilidad de
las estructuras y canales políticos para
mediar y solucionar conflictos, los que
terminan llegando a los tribunales sin que
necesariamente estos cuenten con las
herramientas adecuadas para abordarlos.
En cuanto al aumento del nivel de acceso,
este será en parte fruto de las nuevas
competencias antes aludidas, y en parte por
el crecimiento propio de los servicios
judiciales, cada vez más cercanos a la gente.
Pero también responderá a grados mayores
de información legal por parte de los
14 Perspectivas de uso e impactos de las TIC en la administración de justicia en América Latina
ciudadanos y de la incorporación de sectores
más amplios y plurales a la actividad
económica formal.
Por su parte, el crecimiento de la litigiosidad
o carga de trabajo judicial guardará relación
con factores tan variados como la
disminución de los costos asociados, las
crisis económicas (que todo indica seguirán
siendo relativamente cíclicas) y el aumento
de un problema de particular relevancia para
el sector judicial, que es la crisis de seguridad
ciudadana que complica particularmente a
los países –y sobre todo grandes ciudadesde
América Latina. Este aspecto, que se
traduce en el creciente temor de la
ciudadanía de ser víctima de algún delito, y
que ha tenido y probablemente seguirá
teniendo una amplia cobertura en los
medios de comunicación, genera una fuerte
atención en el funcionamiento y en especial
en el desempeño del sistema de justicia
penal.
Las políticas públicas para afrontar este enorme
desafío de la expansión del sistema de justicia, en
términos cuantitativo y cualitativo apuntarán a
ampliar la oferta de tutela judicial, no sólo a través
de la vía tradicional de acrecentar la infraestructura
y la dotación de las instituciones del sector, sino
echando mano a nuevas vías para la solución de los
conflictos.
Entre estas nuevas vías se puede mencionar
el arbitraje (principalmente el institucional) o
la mediación, ya sea que esta última se
desarrolle adosada al sistema formal o en
escenarios autónomos.
En cualquier caso, es muy probable que en
la mayoría de los países haya que acreditar,
antes de iniciar una acción judicial, haber
agotado formas de composición a través de
la mediación y que se aumenten los casos en
que el arbitraje sea la vía obligada de
solución. Por otra parte, se tenderá a
desarrollar una oferta más heterogénea de
servicios judiciales, adaptándolos a las
características propias de los diversos casos.
Se espera entonces un fuerte desarrollo de la
justicia de pequeñas causas y de entidades
especiales para las cobranzas de deudas
monetarias. Para que todo ello sea posible,
se tenderá a excluir del conocimiento de los
tribunales los asuntos puramente
administrativos, donde no hay propiamente
un conflicto que requiera de un juez para ser
resuelto.
En resumen, se espera que la demanda sea
mayor en cuanto a volumen y más variada
en cuanto a composición, y esto exigirá de
las instituciones del sector el desarrollo de
diversas estrategias para enfrentar esta
mayor carga de trabajo, sin que se llegue a
niveles de saturación de la capacidad de
respuesta que deterioren los tiempos de
respuesta, y la calidad de esas respuestas.
Segundo desafío: afianzar las reformas
procesales en marcha, emprender
reformas procesales para las materias no
reformadas, y cambiar la lógica del
expediente escrito.
Se ha mencionado en la sección previa, que
uno de los grandes problemas que ha
enfrentado la implementación de la reforma
procesal penal, ha sido la supervivencia de la
cultura del expediente escrito, como medio
para agregar y filtrar información para la
decisión judicial, pero también como
fundamento de una organización no
orientada a producir audiencias orales, sino
que orientada a producir expedientes.
El desafío pasa por lograr que efectivamente
las decisiones judiciales relevantes sean
tomadas en audiencias públicas,
contradictorias y orales. Muchas de estas
decisiones son tomadas no en la fase de
juicio oral, donde llegan solo un porcentaje
minoritario de los casos, sino que en las
fases previas.
Perspectivas de uso e impactos de las TIC en la administración de justicia en América Latina 15
Es por tanto un gran desafío para las instituciones
del sector justicia, el montar una organización que
sea capaz por una parte de producir la cantidad de
audiencias suficientes para dar respuestas judiciales
a los requerimientos recibidos, pero además hacerlo
en un tiempo razonable y con estándares de calidad
adecuados, dados fundamentalmente por los
conocimientos y habilidades de litigación de jueces,
fiscales y defensores.
Para que sea posible organizar la cantidad de
audiencias que sería necesario realizar, con
adecuados estándares de calidad en su
organización y desarrollo, es necesario que el
Ministerio Público, quien es finalmente la
institución que aporta los casos que conocen
los tribunales, es decir, la materia prima del
sistema judicial, sea capaz de lograr ritmos
de trabajo que le permitan elaborar casos
que presentará ante los tribunales con una
calidad adecuada, y en tiempos adecuados.
En lo procesal, la oralidad seguirá
extendiéndose hacia otras áreas, como la
familiar, laboral y civil y, al respecto, se
estima que el conjunto de reformas
tendientes a mejorar la justicia civil deberían
estar guiadas por cuatro objetivos de política
pública7.
Estos cuatro objetivos son:
a) mejorar el debido proceso, en el cual
la introducción de oralidad en
reemplazo de un sistema escrito es
elemento central;
b) mejorar el acceso a la justicia, ya que
en América Latina las desigualdades
sociales y económicas se reflejan
también en quienes pueden acceder
a la justicia para la solución de sus
conflictos;
7 Vargas, J. “La reforma a la justicia civil desde la
perspectiva de las políticas públicas”, disponible en
http://www.cejamericas.org/doc/informes/JEV_refo
rmajusticiacivil_ppp.pdf
c) hacer un uso más eficiente de los
recursos públicos para la solución de
los conflictos de naturaleza civil, lo
que abre el debate no solo en
mejorar la gestión de los tribunales
de justicia, sino que también plantea
interrogantes acerca de si son los
tribunales la mejor forma de resolver
algunos conflictos, de si el tipo de
casos que está llegando a los
tribunales efectivamente debería
llegar a estos, y de aspectos
relacionados con el financiamiento
de la justicia civil y;
d) el mejoramiento de la seguridad
jurídica y el correcto funcionamiento
del sistema económico, relacionado
con la previsibilidad de las decisiones
judiciales, las señales que los actores
económicos perciben para el
desarrollo de su labor y la reducción
de los costos de transacción.
Al cruzar estos cuatro objetivos de política
pública que deberían perseguir las reformas
a la justicia civil, con la variedad de materias
y problemáticas que se incluyen en esta
reforma, se puede llegar a una amplia
variedad de cambios posibles, que cada país
deberá definir en su detalle, dentro de las
cuales en algunos países se está discutiendo
el desarrollo de soluciones alternativas a la
tramitación en sede judicial, la introducción
de oralidad para el tratamiento de casos más
complejos en tribunales de justicia, el
desarrollo de procedimientos más simples
para casos de cobranza de deudas y de
pequeñas causas, entre otros.
Con todo, una de las claves para el éxito de
estas reformas será por un lado una
adecuada segmentación de las diferentes
problemáticas relacionadas con la justicia
civil, y el desarrollo de soluciones adecuadas
a cada tipo de segmento, junto con una
efectiva integración de todos estos
segmentos bajo los cuatro objetivos de
16 Perspectivas de uso e impactos de las TIC en la administración de justicia en América Latina
política pública mencionados, de manera de
no producir señales contradictorias.
En conclusión, el desarrollo de estas
reformas procesales permitirá gradualmente
ir abandonando la cultura del expediente
escrito.
Lo anterior no quiere decir que todos los
casos judiciales deban resolverse en
audiencias orales, ya que en muchos de ellos
no hay siquiera un litigio propiamente tal, y
soluciones más simples y rápidas, sin la
presencia de las partes, han mostrado
buenos resultados, sin considerar las
consecuencias presupuestarias que podría
tener el que todo se resuelva en audiencias
orales.
Lo que se quiere decir es que se irá
abandonando la cultura en la cual lo
relevante del proceso era formar un buen
expediente para posibilitar la decisión del
juez, por otra cultura más centrada en lograr
soluciones adecuadas y en menor tiempo,
respetando por cierto los derechos y
garantías de todas las partes.
Tercer desafío: reorganización de los
despachos judiciales
Para hacer posible el pleno funcionamiento
de las reformas procesales descritas
previamente, es necesario contar con un
despacho judicial, comprendiendo dentro de
este concepto no solo los tribunales de
justicia, sino que también las oficinas de
fiscales y defensores, que sea
sustancialmente distinto a los despachos
tradicionales.
El principal cambio viene dado por el paso
de una tecnología de producción basada en
el expediente escrito, a una basada
centralmente en la realización de audiencias
orales. En este sentido, la reorganización de
los despachos judiciales es un complemento
necesario de las reformas procesales.
La reorganización de los despachos
judiciales tenderán a profesionalizar la
gestión y a rediseñar los contenidos de
trabajo de los funcionarios judiciales, siendo
necesarias funciones hoy ajenas a los
despachos tradicionales, tales como el
agendamiento y realización de audiencias en
que es necesario coordinar el tiempo de
varias personas a la vez; la administración
del tiempo del juez, que es el recurso más
valioso y escaso del tribunal; la
administración de salas de audiencia, que
pueden ser requeridas por más de un juez a
la vez, y requieren un uso racional, entre
otros.
Esta reorganización, en el caso del
Ministerio Público, puede significar el
establecer unidades específicas para el
tratamiento de distintos tipos de casos, ya
que por ejemplo, no es lo mismo un caso de
un delito flagrante, que una investigación de
largo aliento, o casos en que se conoce la
identidad del inculpado, de aquellos en que
no hay indicios del autor del delito. Por otra
parte, la necesidad de dar una atención
especializada a víctimas y testigos significa
una nueva labor a instituciones que no han
gestionado profesionalmente la atención de
un alto número de personas.
Adicionalmente, es un desafío
organizacional para el Ministerio Público el
desarrollar y perfeccionar modelos de
operación coherentes con otorgar servicios
las 24 horas del día, dentro de los cuales las
TIC pueden apoyar la labor de los
tradicionales turnos que hace esta institución,
y además deben dar una buena respuesta a
los desafíos que los distintos tipos de
audiencias (de control de flagrancia, de
discusión de medidas cautelares, de salidas
alternativas, de juicio oral, entre otras) que
se deben afrontar rutinariamente.
Sin embargo, en el corto y mediano plazo, el
que no existan reformas procesales no
significa que no pueda emprenderse desde
ya cambios en los despachos judiciales,
Perspectivas de uso e impactos de las TIC en la administración de justicia en América Latina 17
guiados por criterios de aumento de eficacia
y productividad. Entre estos cambios se
cuentan, especialmente en grandes urbes, los
necesarios para aprovechar efectivamente
economías de escala en labores que pueden
ser centralizadas, y no estar desperdigadas en
cada despacho judicial.
Aún cuando se emprendan estas
modificaciones organizacionales, no se debe
perder de vista que el núcleo central de la
organización de los despachos judiciales
tradicionales es la tramitación de expedientes,
y por tanto estos cambios de centralización
de funciones de apoyo a la tramitación
tienen un limitado impacto en los resultados
globales del sistema.
En resumen, se requiere reorganizar el despacho
judicial, que es la unidad operativa en la cual se
producen las decisiones judiciales (incluyendo bajo
este concepto las decisiones de los fiscales), tanto para
complementar la implementación de las reformas
procesales, como para alcanzar mayores niveles de
eficacia y eficiencia.
Cuarto desafío: mejorar sustantivamente
los procesos de toma de decisión de
gobierno y de gerenciamiento de las
instituciones del sector.
Instituciones más grandes y poderosas
requerirán sofisticar sus sistemas de
gobierno. Estos también adquirirán mayor
importancia desde el momento en que las
propias instituciones del sector irán ganado
mayor protagonismo en el diseño y, sobre
todo, en la implementación de los procesos
de cambio antes mencionados.
Se debería tender, por tanto, a circunscribir a
las autoridades encargadas del gobierno a la
toma de decisiones estratégicas, entre las que
se encuentran:
a) establecer las definiciones de
planificación y desarrollo institucional,
b) introducir reformas a la estructura,
c) establecer políticas para el
funcionamiento de los procesos y
procedimientos más relevantes,
d) definir los criterios que se emplearán
para la asignación y gasto de recursos,
e) políticas para la evaluación del
desempeño y,
f) las funciones relacionadas con el control
global de la marcha institucional, que
involucra desde el establecimiento de
metas globales hasta la toma de
decisiones correctivas.
Lo anterior implica que las tareas
propiamente operativas, que hoy insumen
tiempos no menores a las principales
autoridades judiciales, deberían recaer en
organismos especializados integrados por
profesionales de la gestión y de las diversas
disciplinas involucradas.
Dentro de estas labores especializadas, están
las decisiones relacionadas a cómo
implementar las decisiones estratégicas
adoptadas en el nivel de gobierno, las que
requieren un fuerte sustento técnico, tales
como:
a) la realización de inversiones y
adquisiciones;
b) la asignación específica de recursos,
tanto humanos como materiales y
financieros;
c) la creación y mantenimiento de los
sistemas de información y estadísticas
judiciales;
d) la provisión de servicios administrativos a
las unidades operativas (tribunales,
fiscalías, defensoría, unidades policiales);
e) la elaboración y ejecución del
presupuesto, entre otras.
18 Perspectivas de uso e impactos de las TIC en la administración de justicia en América Latina
Dada la naturaleza de estas decisiones, que
abarcan a toda la institución, es conveniente
su centralización o al menos un alto grado
de coordinación en su ejecución a nivel local.
El desafío en esta materia tiene diversos
componentes. Algunos de ellos son:
a) la reestructuración organizativa de los
niveles de gobierno y gerencia judiciales,
delimitando claramente las funciones y
ámbitos de acción de cada uno de ellos,
b) la profesionalización de la gerencia
judicial, y
c) el establecimiento de sistemas y
mecanismos que posibiliten la
generación, procesamiento y análisis de
información apropiada para el apoyo de
las diversas decisiones que se deben
tomar, y en el cual existen grandes
carencias en el sector justicia.
En resumen, para administrar
organizaciones judiciales más complejas y
mejor dotadas para dar respuesta a la
creciente y compleja demanda, que sean
capaces de implementar las reformas
procesales necesarias, y guíen el proceso de
reorganización de los despachos judiciales,
es menester una mayor sofisticación del
gobierno de las instituciones del sector.
Quinto desafío: aumentar la eficacia y
eficiencia global del sistema de justicia.
Históricamente, la magnitud de los déficit
del sector justicia obviaban la necesidad de
justificar mayormente la concesión de cuotas
mayores de poder y de recursos para su
funcionamiento. Sin embargo, una vez que
ya han alcanzado presupuestos significativos
y que las remuneraciones de sus
funcionarios se encuentran dentro de las
mejores del aparato público, e incluso son
superiores en ciertos países y segmentos a
las del mercado privado; y en que se ha
invertido un fuerte capital político en
proyectos para su modernización sin que las
mejoras aparezcan claras para los
ciudadanos, pareciera que la época de las
concesiones sin pedir mucho a cambio
tenderán a acabar.
Todo indica que en el futuro los nuevos
proyectos van a ser objeto de evaluaciones
mucho más minuciosas y que será menos
común ver presupuestos en el sector que se
duplican o triplican en breves periodos de
tiempo. Esta necesidad de control y un
crecimiento asociado a proyectos específicos,
probablemente generará fricciones con las
instituciones de justicia que verán afectados
los altos grados de independencia con que
por lo general cuentan, efecto que por lo
demás ya se está viendo en aquellos países o
estados que poseen Consejos de Justicia.
Por otro lado, este mayor control generará
una presión adicional para producir
información confiable acerca de cómo las
instituciones judiciales utilizan los
presupuestos que le son asignados, en
términos de la cantidad y calidad de los
servicios que entregan a la ciudadanía.
Habrá, por tanto, una mayor dificultad en
conseguir presupuestos expansivos y una
mayor necesidad de rendir cuentas de qué
logros se han alcanzado con los recursos
destinados al sector.
Siguiendo por este mismo camino, y a modo
de un ejemplo de esta mayor presión y
necesidad de rendir cuentas, pero aplicado a
un aspecto específico del sistema de justicia,
la idea tradicional de que el trabajo de las
instituciones del sector se agota en la
solución de los casos particulares que llegan
a su conocimiento irá cediendo paso a una
visión más integral, fruto de la cual se les
pedirá a esas instituciones que pongan sus
recursos a disposición de la resolución de los
problemas más de fondo que hay detrás de
esos casos.
Perspectivas de uso e impactos de las TIC en la administración de justicia en América Latina 19
Particularmente relevante será esto en el área
penal, para las labores de policías y fiscales,
donde no sólo se esperará que actúen
resolviendo, por ejemplo, los casos de robos
de vehículos, sino que ataquen al mercado
de vehículos robados, pues sólo afectando
éste puede disminuirse significativamente el
volumen de estos delitos.
En términos generales, se avanzará hacia la
política denominada del “problem solution
approach”, lo que nuevamente exige
mayores niveles de coordinación y trabajo
conjunto con entidades distintas, un fuerte
acercamiento a la comunidad y la
consiguiente descentralización de la
organización y el funcionamiento de las
instituciones del sector.
Estos conceptos difieren sustancialmente del
entendimiento que principalmente jueces y
fiscales tienen de su trabajo, que consiste en
que les es asignado un caso, y deben
resolverlo de acuerdo a lo que les señala la
ley, esencialmente de manera individual.
En resumen, habrá una mayor presión por alcanzar
mayores niveles de eficacia y productividad, no solo
en materia de ejecución presupuestaria, sino que
también en todas las áreas en que participa el sector
justicia, vale decir, resolviendo más casos, que
resuelvan más problemas, de una mejor manera y en
menos tiempo.
Sexto desafío: desarrollar efectivos
mecanismos de atención y
comunicación con sus usuarios y con la
ciudadanía, fortaleciendo los
mecanismos de rendición de cuentas.
El escrutinio público sobre el sistema de
justicia irá en incremento, ya sea a través de
medios de comunicación social más
incisivos, o de organizaciones no
gubernamentales dedicadas a impulsar o
hacer seguimiento a las políticas judiciales o
a la evaluación de los funcionarios del sector,
o bien, por parte de instituciones académicas
interesadas en analizar e investigar su
funcionamiento, sin olvidar el interés de los
ciudadanos sobre estos temas.
Las mismas reformas iniciadas alentarán este
proceso de apertura del sector justicia al
escrutinio público. Por ejemplo, se trata de
un efecto natural de la oralidad, la que
transforma a los juicios en un espectáculo
atractivo y fácil de entender para el
ciudadano común. Otras de las reformas
reseñadas, que cuestionan el carácter
monopólico de la justicia a través del
impulso de sistemas alternos de resolución
de conflictos, generarán la posibilidad de
comparar la eficiencia y calidad de cada una
de ellas con un favorable efecto de bench
marking.
A su vez, estas mismas demandas
retroalimentarán el proceso de reformas. Por
ejemplo, la mayor atención ciudadana en la
justicia impulsará a que las instituciones del
sector enfaticen su preocupación por la
satisfacción de sus usuarios. Desde lo más
básico, como es el establecimiento de
sistemas de información al público, hasta lo
más sofisticado, como la creación de
estándares de satisfacción del cliente, la voz
del usuario se hará presente en el
funcionamiento de la justicia.
Este es en sí un desafío revolucionario para
lo que tradicionalmente había sido la
operación de las instituciones del sistema de
justicia, en donde la atención del usuario era
prácticamente inexistente como un proceso
de trabajo que mereciera algún tipo de
gestión.
Un ejemplo de estos desafíos es la atención
a las víctimas de delitos, tanto para
informarles acerca del avance de su solución,
como para prestarles apoyos específicos.
Otro ejemplo, es la información que sobre
su caso le puede proporcionar la defensa a
sus defendidos, imputados por algún hecho.
20 Perspectivas de uso e impactos de las TIC en la administración de justicia en América Latina
Por otro lado, dado que el tiempo de
duración de los casos es probablemente uno
de los factores al que mayor importancia le
da la ciudadanía, los esfuerzos se centrarán
muy especialmente en su reducción. Esto es
en sí mismo un gran desafío, ya que en la
actualidad ni siquiera se tienen estadísticas
completas acerca de cuánto duran los
procesos judiciales en muchos países de la
región, y muchas percepciones se basan en
algunos datos puntuales no representativos8.
Siendo la satisfacción del usuario el principal
indicador de éxito de las instituciones del
sector, ya no será tan importante qué tan
bien hagan su trabajo cada una de ellas,
individualmente considerada, sino lo
relevante será qué tan bueno es el producto
final que reciben los ciudadanos.
La explicación de que en un caso penal
actuó bien la policía, pero mal los fiscales y
que por eso no se obtuvieron resultados; o
bien de que actuaron bien los fiscales, pero
fallaron los tribunales, no dejarán satisfechos
a los usuarios, para los cuales en cada uno de
esos casos fue el sistema el que fracasó
independientemente de cuál de sus
integrantes tuvo la culpa.
8 CEJA coordinó técnicamente, en el marco del la
XIV Cumbre Judicial Iberoamericana, un proyecto
destinado a elaborar un Plan Iberoamericano de
Estadística Judicial, con la participación de 12
países de ese foro. Uno de los datos básicos
considerados en ese plan es el tiempo de duración
de los casos terminados. De los 12 países
participantes, ninguno de ellos puede entregar ese
dato para el total de sus instancias y materias.
Esta visión sistémica de lo judicial impulsará
necesariamente grados mucho más altos que
los actuales de coordinación
interinstitucional, lo que genera el desafío de
cómo hacer posible esa mayor coordinación,
lo que a su vez implicará mayores
necesidades de información y,
fundamentalmente, sistemas que permitan
que ésta sea compartida y utilizada
productivamente.
Perspectivas de uso e impactos de las TIC en la administración de justicia en América Latina 21
2. El aporte de las TIC para
enfrentar los desafíos de la
administración de justicia
Para el logro de los desafíos identificados en
el capítulo anterior, es necesario conjugar los
esfuerzos de un conjunto de instituciones y
emplear diversas herramientas. Algunas de
estas instituciones están fuera de la esfera de
acción del sistema de justicia, como son el
Poder Ejecutivo y el Legislativo, las que son
claves para el diseño e implementación de
políticas públicas globales, siendo algunas de
estas las relacionadas al sistema de justicia.
Por ejemplo, el diseño e implementación de
las reformas procesales penales y civiles han
tenido y probablemente tendrán un impulso
desde estos poderes, tanto en la elaboración
como en la aprobación de nuevos marcos
legales y normativos, correspondiéndole a
las instituciones del sistema de justicia la
implementación de estas reformas a lo
interno.
Sin embargo, estos cambios legales y
normativos tienen un alcance más bien
limitado en cuanto al logro de cambios, ya
que una buena legislación o un buen código
no tienen nada que ver con el cambio de
arraigadas prácticas de trabajo en los
despachos judiciales. Mas bien los cambios
legales y normativos son condiciones
necesarias, pero están lejos de ser
condiciones suficientes para lograr los
objetivos deseados.
Por otro lado, la asignación presupuestaria al
sistema de justicia pasa por negociaciones
con el ejecutivo y el legislativo en la mayoría
de los países de la región, y esto de por sí
constituye un elemento que condiciona
fuertemente el ritmo de avance, para bien o
para mal, en el logro de los desafíos
señalados.
No obstante reconocer estas condiciones de
entorno, las instituciones del sector tienen la
mayor responsabilidad en afrontar los seis
desafíos identificados, y para ello cuentan
con una serie de herramientas posibles.
Dentro de estas herramientas, aquellas
provenientes de las disciplinas de la
administración y la gestión serán cada vez
más empleadas, aumentando su impacto
positivo en la medida en que se empleen
coordinadamente. Para ello, en primer lugar
cabe mencionar como la herramienta que le
da sentido, coherencia e integridad al uso de
otras herramientas de gestión, a la
planificación estratégica. En este sentido, el
uso de cualquier herramienta de gestión
debe hacer referencia a cuál es su
vinculación con el plan estratégico de la
institución.
Dentro de las herramientas de gestión, cabe
mencionar la promoción de liderazgos, los
programas de capacitación y entrenamiento
del personal, los rediseños organizacionales
y, ciertamente, las Tecnologías de
Información y Comunicaciones, las que para
ser empleadas requieren de un plan
específico de desarrollo, el que debe estar
ligado al plan estratégico global.
Las TIC han mostrado tener un impacto
enorme en el mejoramiento de la
productividad en casi cualquier actividad
laboral, obteniendo bienes y servicios de
mejor calidad, en menos tiempo, a un menor
costo, con mayores niveles de seguridad y
con una mayor satisfacción de los usuarios o
clientes. Por ello, es hoy considerada una
herramienta de desarrollo estratégico
esencial en la mayor parte de las industrias
más competitivas del mundo.
La industria de las TIC ha tenido un
desarrollo vertiginoso, alcanzando un nivel
de complejidad difícilmente comprensible
para un lego. La profusión de nuevas
tecnologías, dispositivos electrónicos y de
22 Perspectivas de uso e impactos de las TIC en la administración de justicia en América Latina
comunicación, programas informáticos,
programas de desarrollo, entre otros, tiene
un ritmo que es difícil seguir, incluso para
aquellos que trabajan en la industria. Incluso,
la especialización ha llevado a la creación de
ciertas profesiones que eran inexistentes
hasta hace unos años, como los
administradores de bases de datos, los
arquitectos de sistemas, los diseñadores de
plataformas tecnológicas, los expertos en
seguridad informática, por mencionar
algunos.
Dada esta amplia variedad y complejidad de
soluciones existentes, las preguntas centrales
para efectos de este documento son: qué
significa introducir TIC en la administración
de justicia, en cuanto a qué aspectos se
deben priorizar; qué resultados se pueden
esperar o exigir; cuáles son sus costos y
condiciones de implementación; y qué debe
hacer una institución para poder
introducirlas.
En este capítulo se intentará dar una
respuesta a las preguntas de qué significa
introducir TIC en la justicia, identificando
las áreas en las cuales se estima que es
prioritario su mejor uso, identificando y
describiendo las funcionalidades de esas
posibles TIC y enumerando los resultados
que sería dable esperar. Para ello, se
empleará como matriz para guiar las
respuestas los seis desafíos que enfrentará la
justicia en los próximos años, ya que se
estima que esas son precisamente las áreas
prioritarias. Estas respuestas se darán sin
caer en tecnicismos alejados del
entendimiento de los legos, usando para ello
definiciones cuando sea preciso emplear
algún concepto específico.
En el tercer capítulo se dará una respuesta a
las interrogantes de cuáles podrían ser los
costos y condiciones de implementación de
las TIC que se presentarán en este capítulo,
dándose también recomendaciones acerca
de qué debería hacer una institución del
sector para su introducción.
2.1. La introducción de TIC en la
justicia
El introducir TIC en la administración de
justicia significa mucho más que comprar
computadoras e instalarlas en los tribunales
de justicia, las fiscalías o defensorías, ya que
esto no garantiza en sí mismo que se podrán
alcanzar mayores niveles de productividad.
Basta pensar que muchas computadoras son
usadas solo como reemplazantes de
máquinas de escribir, sin explotar ninguna
de las ventajas de almacenamiento y acceso a
información, o de conexión con terceros,
por mencionar algunas de las
potencialidades de estas tecnologías.
Introducir TIC en la justicia se entenderá como el
proceso mediante el cual se eligen, adaptan y se
ponen en funcionamiento un conjunto de cambios en
las prácticas de trabajo de las instituciones del sector,
usando para la ejecución de estas nuevas prácticas a
las TIC, con el fin de aumentar el nivel de
productividad y calidad de la labor de las
instituciones del sector y reducir costos operacionales.
Ejemplos de introducción de TIC en la
justicia son, por mencionar unos pocos:
a) reemplazar la visita de las partes de una
causa a un tribunal para consultar el
expediente del caso y enterarse así del
avance de la causa, por consultas vía
Internet a sistemas que entregan toda
esa información guardando los debidos
niveles de seguridad y confidencialidad,
b) reemplazar la comparecencia personal de
un abogado para interponer una
demanda ante un tribunal, por la
remisión de la demanda en formato
electrónico, mediante el uso de una
aplicación que le de acceso a ese
profesional a la tramitación de toda la
causa, o mediante uso de correo
electrónico,
Perspectivas de uso e impactos de las TIC en la administración de justicia en América Latina 23
c) reemplazar el levantamiento de actas
escritas íntegras de lo que ocurre en
audiencias orales por registros de audio,
o de audio y video,
d) reemplazar extensos informes en papel
desde la policía a la fiscalía, con todos
los partes ocurridos un día, que debían
ser redigitados en los sistemas de la
fiscalía y luego archivados, por
interconexiones electrónicas, que
permiten cargar de inmediato todos esos
partes en los sistemas de la fiscalía,
e) tener que pedir a todos los fiscales de un
país que informen acerca de si un
inculpado tiene otros procesos vigentes,
cosa que esos fiscales debían hacer
buscando uno por uno en sus
expedientes escritos, por una inmediata
búsqueda en un sistema de seguimiento
de casos,
f) enviar cédulas de notificación escritas,
cuya materialización podía tomar un par
de días, en el mejor de los casos, por
notificaciones electrónicas e instantáneas,
g) reemplazar las largas búsquedas de un
juez en diversos libros para poder
recabar jurisprudencia respecto a un
tema, por búsquedas muy rápidas y
completas en grandes bases de datos,
que entregan información más precisa y
completa,
h) reemplazar la recopilación de
información estadística relacionada con
la tramitación de casos desde el llenado
de formularios impresos, por la
extracción de esos datos desde los
sistemas de seguimiento de casos,
i) reemplazar la existencia de expedientes
escritos, con todos los problemas de
seguridad y costos de almacenamiento
relacionados, por carpetas virtuales
conteniendo toda la información
necesaria de un caso, con tecnologías y
procedimientos de seguridad en su
almacenamiento,
j) la posibilidad de contar con información
procesada y oportuna para ejercer un
control efectivo del desempeño de
distintas áreas de las instituciones,
k) la posibilidad de realizar búsquedas
rápidas y precisas para encontrar ciertos
patrones entre muchos datos inconexos,
que de otra manera sería prácticamente
imposible relacionar, y aumentar de esta
manera la efectividad en las
investigaciones de delitos.
No obstante los muchos beneficios que se
pueden alcanzar con el uso de TIC, no se
debe perder de vista el hecho de que para
poder alcanzarlos, es necesario un proceso
previo para poder definir qué tipo de
prácticas se desea modificar y por qué, luego
elegir la TIC apropiada entre muchas
posibles alternativas, realizar las
adaptaciones que sean necesarias, luego
planear y ejecutar un proceso de
implementación que incluya los debidos
niveles de capacitación y, finalmente,
monitorear si los cambios han logrado los
resultados esperados, o es necesario realizar
ajustes. Este ciclo debe estar guiado por
criterios de lograr la mejor combinación
entre costos y beneficios, dadas las
condiciones particulares de la institución.
Sobre esto se ahondará en el capítulo 3.
24 Perspectivas de uso e impactos de las TIC en la administración de justicia en América Latina
El proceso de introducción de TIC en la justicia
¿Qué prácticas se
desea cambiar y por
qué?
¿En qué pueden
ayudar las TIC?
Estudio de
alternativas de TIC
Proceso de
adaptación de TIC a
requerimientos
específicos
Planeación y
ejecución de
implementación de
TIC
Monitoreo de
resultados
No se debe dejar de mencionar que la
pregunta inicial del proceso de introducción
de TIC en la operación de una institución es
¿qué práctica se desea cambiar y por qué? Al
respecto, la pregunta está, o debería estar,
respondida en la medida en que exista un
buen plan estratégico, el cual debería estar
seguido por el empleo de metodologías de
reingeniería o rediseño de procesos, las que
a su vez son las que usualmente le dan un
contexto o marco de referencia, o deberían
darlo, al proceso de introducción de TIC.
Más globalmente, un proceso de
introducción de TIC debe darse dentro de
un proyecto más amplio de rediseño de
procesos, o al menos debe tener muy en
cuenta cuáles serán sus posibles impactos en
la operación institucional. A su vez, los
proyectos de rediseño de procesos deberían
responder a la materialización de un plan
estratégico.
Teniendo en cuenta lo anterior, y sabiendo
que las TIC son solo una de las posibles
herramientas de gestión que se pueden
emplear para mejorar el funcionamiento de
la justicia, se estima que su aporte puede ser
una enorme ayuda para enfrentar todos los
desafíos que tiene la administración de
justicia. La razón de ello es la naturaleza
misma de la actividad judicial, entendiendo
por ello la labor central de todas las
instituciones del sector.
En efecto, si se pudiera caracterizar en
términos amplios lo que hacen los tribunales
de justicia, las fiscalías, las defensorías y
otras instituciones de apoyo más o menos
directo, su labor central es el acopio de
información, con ciertos requisitos, para
poder tomar decisiones de distinta
naturaleza.
Un tipo de decisión es la de cómo poner
término a un caso específico, pero hay otra
serie de decisiones que tienen como
consecuencia la necesidad de acopiar mayor
información para ir avanzando gradualmente
hasta reunir lo necesario para adoptar la
decisión de término. Por ejemplo, un fiscal
decide acusar formalmente a una persona de
un delito, lo que origina que se abra un
plazo de investigación en que se deben
Perspectivas de uso e impactos de las TIC en la administración de justicia en América Latina 25
reunir más antecedentes, o una persona
interpone una demanda contra otra, que
genera la necesidad del demandado de
responder con nueva información a la
demanda original, entre otros.
Para poder acopiar información, las distintas
instituciones deben comunicarse a lo interno,
y con otras instituciones. Por ejemplo, una
fiscalía encarga ciertas diligencias a la policía
o a otras instituciones, los tribunales de
justicia notifican a las partes de sus
decisiones, los citan a audiencias, o les
comunican los próximos pasos procesales.
Una defensoría le solicita ciertas diligencias
o le pide información a los tribunales o a la
fiscalía. En fin, un proceso judicial es un
conjunto de actos de comunicación
entre los involucrados en el asunto, y
además estos actos abarcan a otras personas
o instituciones que pudieran aportar
información relacionada con el caso
concreto.
Desde esta óptica, el sector justicia es un
perfecto ejemplo de una industria de
servicios, en que su labor central no es
producir bienes físicos, sino que producir
decisiones, basadas en información
específica, para poder asignar y dirimir
derechos entre partes.
Dada esta conceptualización, las tecnologías
que permitan apoyar el mejor acopio y uso
de información, y las que faciliten la
comunicación entre distintos entes, tienen
un espacio de aplicación muy amplio en el
sector justicia.
Por otra parte, las instituciones del sector
requieren procesar la información de lo que
está ocurriendo en sus “unidades
productivas”, por cuanto ésta es la base para
poder tomar importantes decisiones
relacionadas con la asignación de sus
recursos, la planificación de su desarrollo, y
la evaluación de su desempeño. Para esto,
las TIC son también una importante ayuda,
ya que extraer la información necesaria
desde las muchas operaciones que cada día
se hacen en tribunales, fiscalías y defensorías,
y poder analizarla, es una labor que sin
apoyo de TIC podría volverse inmanejable o
de una calidad muy pobre.
Adicionalmente, las instituciones del sector,
como cualquier otra institución pública o
privada, necesitan estructuras
administrativas de apoyo a su operación
habitual. Estas labores administrativas, tales
como la administración de recursos
humanos, del presupuesto, del
mantenimiento, entre otros aspectos, ha
alcanzado altos grados de sistematización en
la industria de servicios, entendiendo por
esto el logro de altos estándares de
productividad, apoyados a aplicaciones
informáticas integradas y ya largamente
probadas en otras áreas.
Tomando los tres ámbitos descritos, vale
decir, la tramitación de un caso, la
agregación de información de la actividad de
los despachos judiciales, y la administración
de recursos, las TIC en forma genérica
permiten lograr los siguientes beneficios:
a) Tener un control muy certero del
estado de avance de un caso, y de todos
los documentos y decisiones relevantes
que se han tomado en el caso, estando
disponible esta información para
cualquier persona a la que se defina deba
tener acceso a ella. Para ello, las
tecnologías de flujos de trabajo
(workflow9, en inglés), proveen una serie
9 El Flujo de trabajo (workflow en inglés) es el
estudio de los aspectos operacionales de una
actividad de trabajo: cómo se estructuran las tareas,
cómo se realizan, cuál es su orden correlativo,
cómo se sincronizan, cómo fluye la información
que soporta las tareas y cómo se le hace
seguimiento al cumplimiento de las tareas.
Generalmente los problemas de flujo de trabajo se
modelan con redes de Petri.
26 Perspectivas de uso e impactos de las TIC en la administración de justicia en América Latina
de facilidades y ventajas, entre ellas velar
por el cumplimiento de términos y
fechas claves dentro del proceso
emitiendo alertas cuando estos términos
se acercan o vencen.
b) En términos más amplios, las TIC
permiten una alta agilización y
control de las comunicaciones de una
entidad con su entorno, reduciendo de
esta manera los numerosos tiempos
muertos de un proceso judicial debido a
las formalidades en sus comunicaciones
y a los dobles ingresos de información
entre instituciones. Es posible rastrear
además rápidamente si alguna
comunicación fue o no enviada, si fue
recibida y si se recibió respuesta.
Dependiendo de la legislación de cada
país, las TIC permiten solucionar una
buena parte del problema
relacionado con las notificaciones,
que usualmente es señalado como uno
de los grandes causantes del retraso
judicial, mediante sistemas de
notificación electrónica, empleando
herramientas tan difundidas como el
correo electrónico, o dándole a las partes
acceso a los sistemas de seguimiento
procesal.
c) Uno de los graves problemas cuando se
deben manejar altos volúmenes de casos,
y solo con el apoyo de registros
manuales, es el control de plazos de
una cartera de casos y el control de
qué actividades se ha hecho en cada
uno de ellos. No es poco común el
Si bien el concepto de flujo de trabajo no es
específico a la tecnología de la información, una
parte esencial del software para trabajo
colaborativo (groupware) es justamente el flujo de
trabajo.
Una aplicación de Flujos de Trabajo (WorkFlow)
automatiza la secuencia de acciones, actividades o
tareas utilizadas para la ejecución del proceso,
incluyendo el seguimiento del estado de cada una
de sus etapas y la aportación de las herramientas
necesarias para gestionarlo. Disponible en
http://es.wikipedia.org/wiki/Workflow
hecho de existir casos que no han tenido
ninguna actividad en un largo tiempo,
simplemente porque no es posible saber
de una manera rápida (que no es revisar
una por una las carpetas con los papeles
del caso), cuándo se recibió el caso y
cuándo se debería haber hecho algo. Si
se piensa en un despacho de fiscales, en
que por ejemplo se manejan 500 casos a
la vez, y en donde hay plazos
perentorios de investigación, el saber
qué caso debe ser cerrado en una
determinada fecha puede ser un
problema serio si no se cuentan con
apoyos de consulta rápida de esos plazos.
Si a lo anterior se agrega que
probablemente una investigación está
compuesta por muchas peticiones de
información a distintas instituciones, o
declaraciones de varias personas, el saber
si efectivamente la institución consultada
respondió en el plazo dado, o si se tomó
la declaración cuando estaba previsto,
puede ser esencial para tomar las
siguientes decisiones del caso en los
plazos necesarios.
d) El administrar recursos escasos, ante
múltiples demandas, requiere de un uso
eficiente del tiempo. Para ello, las TIC
pueden ofrecer herramientas que
facilitan la elaboración de las agendas de
trabajo de los funcionarios del tribunal, y
que permiten además administrar los
recursos del tribunal, como por ejemplo
salas de audiencias. Este problema, que
podría parecer simple a primera vista,
puede volverse altamente complejo al
tener que coordinar la agenda de varias
personas a la vez, en espacios limitados
de tiempo.
e) Mejor manejo de información de los
hechos de un caso, legal y
jurisprudencial. Para la dictación de
una sentencia o del término de un caso,
un juez no solo requiere conocer los
hechos relacionados con el caso
específico a resolver, sino que también
necesita conocer las leyes vigentes y la
Perspectivas de uso e impactos de las TIC en la administración de justicia en América Latina 27
jurisprudencia en casos similares. En
este aspecto, las TIC ofrecen facilidades
para acceder rápidamente a los hechos
del caso, y abren grandes posibilidades
de acceso rápido a gran cantidad de
información, mediante bases
documentales, lo que redunda en una
decisión judicial más informada y,
posiblemente, de mejor calidad que
aquellas que pudo haber producido el
mismo juez sin acceso a dichas bases
documentales.
f) El tener el control de los plazos de
vigencia de la cartera de casos que
maneja un tribunal o una fiscalía o
defensoría, permite tener una noción
certera de qué parte tiene el impulso
del proceso y es por tanto quien debería
dar el siguiente paso en la tramitación, y
de esa manera usar mejor los tiempos,
no teniendo que esperar el límite de los
plazos legales para recién actuar de
emergencia, ante la debilidad de los
sistemas de apoyo para controlar esos
plazos.
g) Automatización y estandarización de
labores rutinarias. Un porcentaje no
menor de las actividades relacionadas
con la tramitación de un caso, tiene que
ver con elaborar resoluciones o redactar
peticiones, que son comunes a muchos
casos a la vez, solo cambiando los datos
específicos del caso. Para ello, las TIC
permiten procesos más rápidos y
eficientes, ya que consumen menos
tiempo de los funcionarios del despacho,
y con menos errores, lo que ahorra
además el tiempo que se debe destinar a
reparar los errores que se puedan
cometer. Lo anterior es particularmente
notorio cuando se pueden aprovechar
los datos ya cargados por una institución,
pero que son útiles para otras. En este
caso, las TIC permite el ahorro de
tiempos de doble ingreso de datos y
aumentan la prevención sobre errores en
el ingreso de datos.
h) Las TIC permiten alcanzar mayores
niveles de seguridad en el resguardo
de información y datos relevantes, que
las que se pueden lograr con los
expedientes escritos. En efecto, hay
desarrolladas múltiples soluciones para
almacenar datos y documentos, proteger
información confidencial, respaldar esta
información adecuadamente, y
establecer niveles de acceso seguros, que
son empleadas masivamente en diversas
industrias que también manejan muchos
datos reservados, como es la financiera
por poner un ejemplo.
i) Continuando con los aspectos de
seguridad y resguardo de información,
las TIC ofrecen diversas herramientas
llamadas de “continuidad de negocio” o
de “recuperación de desastres”. Estas
consisten en la capacidad de replicar los
datos remotamente para permitir la
pronta recuperación luego de un
desastre natural o humano tal como un
incendio (en que se pueden quemar
todos los expedientes de un tribunal), un
terremoto, actos de vandalismo, entre
otros.
j) Las TIC proveen de herramientas para
facilitar el registro, recolección,
procesamiento y análisis de información
relacionada con las actividades y
resultados de los despachos judiciales y
de su entorno relevante, que es útil para
labores de diseño, planificación,
seguimiento y evaluación de
determinadas políticas. Esto es
particularmente útil para darle
seguimiento al cumplimiento de
determinadas instrucciones generales en
instituciones jerarquizadas, como la
Fiscalía o la Defensoría.
k) Se pueden emplear TIC para mejorar
sustancialmente la relación de las
instituciones del sector con sus
usuarios, ya sea para darles información
de carácter general, o bien para
posibilitar actividades específicas, como
por ejemplo para recabar más
28 Perspectivas de uso e impactos de las TIC en la administración de justicia en América Latina
información de las víctimas de un delito,
o para saber si los denunciantes de un
delito han recibido una adecuada
atención, entre otros.
Como consecuencia de las ventajas descritas,
se puede señalar en términos generales que
las TIC pueden posibilitar grandes ahorros
de costos y de tiempos, mediante la
automatización de lo repetitivo, el acceso
más rápido y seguro a datos, la
comunicación más fluida y segura, entre
otros aspectos.
La lista de los beneficios puede ser mayor
aún. En lo restante de este capítulo se
analizará el aporte específico que las TIC
pueden ofrecer para afrontar cada uno de
los seis desafíos definidos en el capítulo 1,
siendo posible que algún tipo de soluciones
sirva para afrontar más de un desafío. El
enfoque será el de dar una breve descripción
de la tecnología o solución o aplicación
específica de las TIC para ese desafío, para
luego describir sus principales características
o “funcionalidades” exigibles. Junto con ello,
se darán algunos ejemplos de aplicación de
esas TIC en algunos países de la región.
Adicionalmente, se mencionarán algunos
ámbitos de aplicación, a modo prospectivo.
2.2. Mejoramiento de la capacidad
de respuesta del sistema de justicia
ante una demanda creciente y cada
vez más diversa.
El ser capaz de dar una respuesta adecuada,
en tiempo y calidad, a la creciente y diversa
demanda que estará recibiendo el sistema de
justicia implica poder contar con una oferta
institucional suficiente en cantidad y
apropiada en calidad. Contar con oferta
suficiente y apropiada tiene distintos
significados o puede ser entendida de
distintas maneras, entre los que están:
a) La respuesta tradicional al aumento de la
demanda ha sido la ampliación de los
tribunales, fiscalías o defensorías
existentes, o la creación de nuevos
órganos. Este tipo de respuesta es
costosa y lenta, y exige un ejercicio de
planificación para el cual es necesario
contar con buenas estadísticas judiciales
y proyecciones, aspecto deficitario en la
región.
b) Distribuir de mejor manera los recursos
existentes, mediante la reasignación de
personal a las áreas con mayor carga de
trabajo. Una variación de esto es,
especialmente en grandes urbes, el
abandono del concepto tradicional de
competencia territorial de los tribunales
o fiscalías, lo que introduce grandes
rigideces en la distribución de recursos, e
impide muchas veces aprovechar
economías de escala en zonas en las
cuales existen varios despachos.
c) Modificaciones legales para derivar
cierto tipo de demandas a otro tipo de
respuestas. En este ámbito se pueden
situar los Métodos Alternativos de
Resolución de Conflictos (MARC).
d) Mejorar los procedimientos de trabajo al
interior de los despachos, de manera de
aumentar la productividad, es decir,
aumentar la cantidad y calidad de
respuestas con los mismos recursos.
e) Crear nuevas formas de oferta, de forma
de mejorar el acceso de los usuarios a los
servicios del sistema de justicia. Dentro
de este ámbito se pueden situar la
creación de procedimientos especiales
para la tramitación de algunos casos.
Dentro de estas cinco posibles estrategias
para contar con una oferta adecuada, las
TIC tienen un rol facilitador en todas ellas,
pero en este apartado se tratarán más en
detalle las herramientas para apoyar las dos
últimas estrategias, a través de los sistemas
de seguimiento procesal, con sus diversas
adaptaciones a los distintos tipos de
procesos que se necesite apoyar. Junto con
Perspectivas de uso e impactos de las TIC en la administración de justicia en América Latina 29
esto, se harán algunas consideraciones
respecto a aspectos de seguridad de estos
sistemas.
2.2.1. Sistemas de seguimiento procesal
Los sistemas informáticos de seguimiento
procesal o de tramitación de casos son lo
que permiten registrar los datos y
movimientos relacionados con el ingreso,
actuaciones y término de casos que recibe o
inicia un tribunal, aunque el concepto es
aplicable totalmente al seguimiento que
requiere un despacho fiscal o uno de
defensores, con algunas particularidades.
Su objetivo o resultado esperado es mejorar
el control del avance del proceso judicial,
consiguiendo de paso reducciones en los
tiempos procesales, mayor seguridad en el
resguardo de información, y mayor acceso
de las partes al caso.
Este tipo de sistemas constituyen la base
para el desarrollo de otro tipo de
aplicaciones, como los sistemas de
estadísticas judiciales, los sistemas de control
de gestión o los sistemas administrativos,
entre otros, ya que permiten registrar los
datos que posteriormente serán empleados,
total o parcialmente por esos otros sistemas.
Este es un punto relevante, por cuanto se
confunden habitualmente los sistemas de
seguimiento procesal con sistemas de
“gestión” o de “control de gestión”, que
tienen otras funcionalidades, que serán
desarrolladas en el punto 2.5.
Estos sistemas están íntimamente
relacionados con el tipo de proceso que
deban seguir las causas judiciales, tanto así
que se los llama precisamente “sistemas de
seguimiento procesal”. Por ello, buena parte
de su estructura está diseñada en torno a los
códigos procesales de cada país. Sin
embargo, estos sistemas no son simplemente
el reflejo fiel de los pasos procesales que
señalan los códigos, sino que en su diseño
está implícita la forma de organización de
los tribunales de justicia, fiscalías o
defensorías y contienen además las prácticas
de trabajo que en estas instituciones se
emplean para tramitar los casos.
Tomando en cuenta lo anterior, es posible
distinguir en la región al menos tres tipos de
“modelos” procesales, que requieren de
sistemas informáticos adaptados a su lógica
de funcionamiento. Cabe destacar que el
término “modelos procesales”, se usa no en
un sentido jurídico, sino que estrictamente
en el sentido de distinguir el tipo de sistemas
informáticos de seguimiento de causas que
requieren para su funcionamiento. Estos
tipos de sistemas son:
a) Aquel que debe soportar la tramitación
de expedientes en tribunales con una
lógica de organización y de
funcionamiento tradicional. Dentro de
este tipo se puede englobar a todos los
tribunales que conocen de materias que
se siguen tramitando por el tradicional
proceso civil ordinario, y sus variaciones.
b) Aquel que debe soportar el
funcionamiento de tribunales que
tramitan sus casos mediante procesos
orales, entendiendo por ello el que las
decisiones judiciales relevantes se
adopten por parte de los jueces en
audiencias orales y públicas.
c) El que debe soportar a tribunales que
deben tramitar altos volúmenes de casos,
usualmente repetitivos y de una
complejidad baja, y para lo cual se han
creado procesos judiciales “especiales”,
que sin bien se basan en el proceso civil
ordinario, han simplificado
notoriamente las exigencias de éste. Esta
clase de tribunales se han ido
implementando recientemente en
algunos países de la región, y entre ellos
se pueden mencionar a los Juzgados
Especiales de Brasil, y los tribunales de
cobranza laboral de Chile.
30 Perspectivas de uso e impactos de las TIC en la administración de justicia en América Latina
Se hace la distinción entre estos tres tipos de
sistemas, debido a que existen diferencias en
cuanto a las funcionalidades que deben
proveer. Uno de los errores que se han
cometido en el desarrollo de este tipo de
sistemas es diseñarlos todos manteniendo la
lógica de la tramitación de expedientes
tradicionales, siendo que al menos para el
segundo y tercer tipo de sistemas, esa lógica
no da cuenta de sus peculiaridades. Más aún,
en la mayoría de nuestros países, conviven
en la actualidad los tres “modelos
procesales” expuestos, y por tanto se
requiere diferenciar lo que es apropiado para
cada caso.
Para la descripción de los sistemas de
seguimiento procesal y para tener una
noción de sus beneficios, se presentarán en
primer lugar algunas funcionalidades
requeridas que son comunes a los tres tipos
de sistemas enunciados, y posteriormente se
hará un análisis particular para cada uno de
ellos, haciendo también algunas distinciones
propias de este tipo de sistemas en los
Ministerios Públicos.
2.2.1.1. Funcionalidades comunes a los
sistemas de seguimiento procesal.
Las funcionalidades mínimas que se deben
exigir para este tipo de sistemas son:
a) que proporcione al menos información
acerca de los intervinientes del caso y de
los movimientos y el estado de
tramitación del caso.
1. Respecto a información acerca de
los intervinientes, ésta se refiere a los
datos de quienes forman parte del
litigio (nombre, sexo, número
identificatorio, dirección, teléfono,
correo electrónico, fecha de
nacimiento, entre otros) y del rol de
cada uno en el caso (demandante,
demandado, abogado patrocinante,
entre otros). Un buen registro de
estos datos permite posteriormente
obtener cruces valiosos de datos
entre causas, por ejemplo, sabiendo
si un inculpado tiene otras causas en
trámite.
2. En cuanto a los movimientos del
caso, debe al menos señalar qué
acciones han tomado las partes, que
puede variar desde identificar todos
los documentos que han entregado
las partes en un proceso basado en
expedientes, hasta las peticiones
realizadas durante las audiencias
orales. En relación al estado del
caso, se refiere al avance procesal de
éste, lo que le permite a las partes
saber la etapa en que se encuentra el
caso.
b) Que sea capaz de soportar el registro de
todos los datos relevantes desde el
punto de vista de la información
estadística que se elabora a partir del
movimiento de casos. Esto no implica
necesariamente que el sistema de
tramitación deba ser en sí mismo un
sistema estadístico, pero al menos debe
proporcionar parte de la materia prima
útil para los sistemas especializados en
estadísticas judiciales. Esto indica que
son múltiples los potenciales usuarios de
la información que se registra en este
tipo de sistemas, que abarca desde el
funcionario que debe registrar
movimientos, el juez que necesita
consultar algunos antecedentes para
apoyar sus decisiones, las áreas
administrativas de los tribunales o
fiscalías que elaboran estadísticas, y con
ello apoyan los procesos de planificación
y presupuesto, entre otros, los abogados
litigantes que requieren saber el estado
del proceso y lo que se ha resuelto
respecto a sus planteamientos o
peticiones, y en general las partes del
asunto, que necesitan saber el estado del
caso y posibles resoluciones que los
afectan.
Perspectivas de uso e impactos de las TIC en la administración de justicia en América Latina 31
c) Se requiere que estos sistemas apoyen a
los jueces con información legal
actualizada y con jurisprudencia
relevante, de forma ágil y confiable, de
manera de facilitar el estudio de algún
caso en particular, o de criterios jurídicos,
en general, para poder elaborar sus
sentencias y otras resoluciones. En este
aspecto, las TIC tienen un amplio
potencial de aplicación, debido a que la
consulta documental es parte esencial de
la labor del juez, y los sistemas que le
provean no solo las leyes vigentes
aplicables a un caso, sino que también
los fallos de los tribunales superiores,
sus propios fallos en casos similares o
los de otros tribunales de su misma
instancia, a través de buscadores
eficientes, pueden llegar a constituirse en
eficientes apoyos a su labor, además de
ser elementos que ayuden a la seguridad
jurídica.
En la justicia federal de Argentina existe una
experiencia de racionalización de las decisiones
judiciales en casos de indemnizaciones por daños
y perjuicios, apoyadas por un sistema
informático que permite acceder a las sentencias
de los juzgados civiles que conocen de esta
materia, que representan alrededor del 16% de
la carga de trabajo de estos tribunales: Esta
aplicación apoya el cálculo de los montos de
indemnización con una serie de parámetros para
asimilar casos. Desde 1989 la aplicación se ha
ido expandiendo y perfeccionando, y ha
entregado seguridad jurídica y ha permitido
bajar las primas de seguros, que eran altas
debido a la alta volatilidad inicial.
Disponible en www.iijusticia.edu.ar
d) Deben ser lo suficientemente flexibles
como para poder incorporar sin mayores
dificultades, actualizaciones y
modificaciones legales, que no impliquen
cambios radicales como el cambio en el
modelo procesal mismo, cosa que
requeriría una modificación mayor.
e) Desde el punto de vista del control de la
tramitación, los sistemas deben ser
trazables, esto es, proporcionar
información acerca de quiénes y cuándo
han ingresado información relacionada
con la tramitación de una causa.
2.2.1.2. Los sistemas de tramitación de
expedientes
Dado que para este caso el proceso judicial
gira en torno a la agregación de documentos
a un expediente físico y de papel, el principal
rol de los sistemas informáticos es registrar
información lo más fidedigna posible acerca
de los documentos contenidos en el
expediente. Esto tiene distintas modalidades,
que son:
a) Aquella en la cual las actuaciones y
resoluciones que emite el tribunal en el
marco de un caso, se realizan por parte
del personal del tribunal en el sistema
informático, y desde aquí se imprime la
resolución y se agrega al expediente.
Respecto a los documentos provenientes
de terceros, en algunos casos estos se
escanean, o incluso se puede pedir en
forma electrónica, para luego agregarse
al expediente físico. En esta situación, el
sistema informático podría contener un
expediente electrónico que sea espejo
del expediente físico.
b) Aquella en la cual en el sistema
informático solamente se registra que ha
ingresado un documento desde el
exterior del tribunal, o que el tribunal ha
emitido un documento, pero solo se
consignan datos resumidos de tales
documentos. En ese caso, el sistema
informático, si es que estuviera bien
diseñado, permite saber el estado del
caso y algunos datos de los movimientos
acaecidos y antecedentes de las partes,
pero si se desea saber el contenido de las
resoluciones del tribunal, se debe revisar
físicamente el expediente.
32 Perspectivas de uso e impactos de las TIC en la administración de justicia en América Latina
Entre las dos modalidades presentadas
existen variaciones, dependiendo de cuánta
similitud existe entre el expediente físico y la
información del sistema de tramitación.
Podría pensarse que una dirección a la cual
se debería tender en el diseño de los
sistemas de tramitación es que el sistema
llegue a contener un expediente electrónico,
que pueda reemplazar al expediente físico de
papel. Esto tendría beneficios en cuanto a la
seguridad de los datos, a la posibilidad de
realizar mejores controles del avance de los
casos y al mejor acceso de las partes a la
información.
Sin embargo, previamente sería necesario
resolver el problema de la autenticación de
los documentos, aunque cabe decir que este
aspecto que ya está solucionado en otras
esferas de negocios con la firma digital y sus
mecanismos de validación. Estas
experiencias ofrecen posibilidades de
replicación en las instituciones del sector.
Cualquiera sea la modalidad que se emplee,
un requerimiento central de este tipo de
sistemas es la posibilidad de hacer
seguimiento de documentos, de manera de
saber en todo momento el estado y
ubicación, tanto lógica como física, de los
documentos componentes de un expediente
judicial.
Otras funcionalidades necesarias, pensando
en el apoyo que requiere el tribunal que
tramita expedientes, ya sea este un tribunal
unipersonal con la clásica estructura de un
juez con uno o más secretarios y un número
variables de funcionarios de apoyo, o un
megadespacho con servicios comunes, son
los apoyos necesarios para las labores de
recepción y envío de documentos,
distribución de documentos o casos, las
notificaciones, el manejo de dineros en caso
necesario, entre los principales.
Esto muestra que las funcionalidades
requeridas exceden el mero seguimiento y
registro documental de un caso judicial, ya
que deben incluir lo necesario para que la
organización que tramita esos expedientes
pueda desarrollar sus labores integralmente.
2.2.1.3. Los sistemas de seguimiento
para procesos orales
La principal diferencia entre este tipo de
sistemas y los que apoyan la tramitación de
expedientes, es que el caso de los sistemas
para procesos orales, las decisiones judiciales
relevantes se toman en audiencias orales y el
sistema tiene que soportar, aparte del
ingreso de documentos escritos o sus datos
principales, otras formas de ingreso de
información, como son audio o imagen. Por
ejemplo, podría ser necesario que en la
audiencia declarara una persona que no
estuviera físicamente en el tribunal, y para
ello el uso de tecnologías audiovisuales son
básicas.
Este es el principal desafío para este tipo de
sistemas, ya que en las audiencias las partes
pueden pedir resoluciones, o presentar
pruebas, o se pueden tomar declaraciones a
testigos o peritos, y el juez puede declarar
verbalmente muchos tipos de decisiones,
acerca de cómo continuará el proceso o qué
se ha resuelto respecto al fondo del caso, y
todas estas decisiones deben quedar
debidamente registradas. Esto implica que
para este tipo de sistemas, es necesario
soportar la convergencia de audio o de audio
y video, cosa que no era relevante para los
sistemas de tramitación de expedientes.
La forma de registro de las audiencias ha
sido un punto de debate en la
implementación de sistemas orales. Por una
parte, si se pretende levantar un acta
detallada de todo lo ocurrido en una
audiencia, se generaría una carga de trabajo
en muchos casos imposible de solventar,
especialmente en un escenario en que se
pueden realizar muchas audiencias en un
Perspectivas de uso e impactos de las TIC en la administración de justicia en América Latina 33
mismo día. Por otro lado, los litigantes de un
caso tienen la costumbre de leer un
documento en que se consignen las
resoluciones tomadas en la audiencia, y no
de escuchar un audio o ver un video. Otra
consideración, es que se discute que para el
procesamiento de recursos sobre las
resoluciones, sería necesario leer documentos,
en lugar de escuchar un audio o ver un video.
En algunos países se están produciendo
actas resumidas de las audiencias, en donde
se consignan datos fundamentales de lo
resuelto, pero se ha establecido que el
registro oficial de las audiencias es el audio o
el video. En otros países, se sigue
produciendo un acta más larga e, incluso, en
otros países se da la práctica de que en la
audiencia, el juez y los litigantes le dictan a
un funcionario del tribunal aquellos aspectos
de su intervención que quieren que quede
reflejada fielmente en el acta escrita.
A medida que se perfeccione la aplicación de
sistemas orales y se vayan incorporando
gradualmente más tipos de audiencias, dada
la tendencia de oralización de la etapa de
control de garantías, el número de
audiencias que diariamente tendrá que
realizar un tribunal irá creciendo, y con ello
habrá una mayor presión a adoptar archivos
de audio o video como elementos válidos
para el registro, posiblemente apoyado por
actas muy resumidas.
Otro importante requerimiento para los
sistemas de seguimiento en materia penal, ya
sea para tribunales de justicia o para fiscalías,
es el buen registro y control de las medidas
cautelares pedidas y concedidas por los
tribunales. Por ejemplo, una de las medidas
más habitualmente empleadas es la
obligación de un imputado de firmar
periódicamente ante la fiscalía, y esto
necesita ser controlado, ya que su no
cumplimiento puede ser un antecedente
importante en las decisiones del fiscal.
Profundizando en estos aspectos de control,
una de las salidas alternativas contempladas
en la nueva legislación procesal es el
establecimiento de acuerdos reparatorios y
suspensiones condicionales del procedimiento.
Ambos tipos de salida requieren que se
controlen su cumplimiento, ya que el no
hacerlo puede generar una fundada sensación
de impunidad en la ciudadanía.
Una segunda funcionalidad específica que
debe contemplarse para estos sistemas,
especialmente teniendo en cuenta la
tramitación de casos penales, es la de
compartir datos entre los tribunales de
justicia, fiscalía y defensoría penal, respecto
a resoluciones de audiencias, peticiones
específicas a un tribunal, entre otros. En este
escenario, el desarrollar sistemas informáticos
construidos sobre estándares abiertos para
compartir datos es cada vez más necesario o,
por otro lado, el no poder compartir datos
de una manera económica y expedita puede
llegar a afectar seriamente la eficacia y
eficiencia del sistema de justicia penal.
En el condado de Fulton, en los suburbios de la
ciudad de Atlanta, Estados Unidos, un proyecto
permitió la integración de sistemas de 13 agencias
gubernamentales relacionadas con la justicia penal y
la seguridad ciudadana, integrando la justicia del
condado con la justicia estatal. Entre las agencias
conectadas están diferentes tribunales de justicia, la
policía, la fiscalía, el servicio de llamados de
emergencias, las oficinas penitenciarias.
Disponible en
http://ww2.co.fulton.ga.us/index.php?option=
com_content&task=view&id=583&Itemid=97
2.2.1.4. Los sistemas de seguimiento
para procedimientos especiales
Este tipo de sistemas está destinado a apoyar
a tribunales de justicia que conocen de casos
que reúnen dos características. La primera
de ellas, es que son de relativa baja
complejidad, especialmente si se las compara
34 Perspectivas de uso e impactos de las TIC en la administración de justicia en América Latina
con los tradicionales casos escritos que están
sujetos al procedimiento civil ordinario y sus
variaciones, y los casos que se tramitan con
procesos orales. La segunda característica es
su alto volumen. Se requiere por tanto
sistemas que procesen un alto volumen de
casos repetitivos.
Dentro de este tipo de casos se contemplan
centralmente las cobranzas de deudas sin
oposición de parte y los conflictos vecinales.
Respondiendo a la tendencia de proveer una
oferta de tutela judicial más heterogénea,
algunos países han creado tribunales
especializados para este tipo de casos, de
manera de no mezclar la tramitación de este
tipo de casos con otros más complejos. En
efecto, para el caso de las cobranzas,
usualmente estos casos son conocidos por
los tribunales civiles ordinarios, pero la
mayor parte de estas cobranzas no tienen un
litigio propiamente tal, que se expresa en
que no hay oposición de la parte deudora al
requerimiento del demandante. De esta
manera, los tribunales civiles se han ido
convirtiendo en agencias de cobranza de
deudas, especialmente si se piensa que este
tipo de casos explica un porcentaje
mayoritario de ingreso de casos a estos
tribunales.
A partir de marzo de 2006 funcionan en las cuatro
principales Cortes de Apelaciones de Chile los
Tribunales de Cobranza Laboral, en los cuales se
ha implementado un proceso más ágil para tramitar
principalmente los pagos atrasados de cotizaciones
provisionales y de salud, en que usualmente no hay
oposición de empleador, sacando este tipo de casos de
los Tribunales Laborales ordinarios. Las demandas
son recibidas e ingresadas electrónicamente a los
tribunales.
Mayor información en
http://www.poderjudicial.cl/index.php?pagi
na1=blank.php&pagina2=escala.php
Para este tipo de casos, el énfasis está puesto
en facilitar el acceso a los ciudadanos y en la
rapidez y eficiencia con que logre sus
resultados. Al respecto, se han ido
adoptando soluciones como tener tribunales
de bajo costo, en el sentido de que cuenten
con poco personal en comparación a
tribunales que tratan causas más complejas,
o se han creado tribunales itinerantes, o se
discute también la posibilidad de que el
ciudadano acuda a estos tribunales sin
asistencia legal obligatoria.
La justicia federal de Brasil ha creado los Juzgados
Especiales, para la tramitación de casos de baja
complejidad. Algunos de estos tribunales funcionan
en forma móvil, en un barco que va recorriendo el
Río Amazonas, atendiendo a poblaciones aisladas o
con difícil acceso.
Dado este escenario, las principales
funcionalidades o características de este tipo
de sistema son:
a) Deben ser sistemas con bajo costo de
desarrollo y de mantenimiento. Si bien
esto sería deseable para cualquier sistema
informático, se acentúa para este tipo de
aplicaciones.
b) Al tener que soportar altos volúmenes
de casos, requiere de funcionalidades
particulares para el manejo de casos
estandarizados, como por ejemplo, el
poder aplicar una misma resolución
judicial a muchos casos al mismo tiempo,
sin tener que estar caso por caso
introduciendo la misma operación, que
es la lógica de los sistemas de
seguimiento de expedientes.
c) Se requiere sistemas que puedan
funcionar en situaciones con baja
infraestructura tecnológica y de
comunicaciones, especialmente en
lugares remotos o de geografía difícil,
para solucionar problemas de acceso. Si
bien es cierto estos problemas de baja
infraestructura podrían darse también en
algunos núcleos urbanos, el énfasis está
puesto en áreas con baja y dispersa
población.
Perspectivas de uso e impactos de las TIC en la administración de justicia en América Latina 35
d) Su uso debe ser muy sencillo, ya que el
personal que podría emplearlos, en
particular en zonas remotas, puede que
no tenga las mismas posibilidades de
capacitación en su uso, como podría ser
el personal de tribunales de casos más
complejos, que usualmente están en
ciudades de mayor población.
2.2.1.5. Algunas particularidades para el
Ministerio Público y la Policía
El Ministerio Público requiere de sistemas
informáticos que tengan la funcionalidad de
manejar de manera adecuada grandes
volúmenes de casos. Desde el momento que
recibe todas las denuncias, ya sea en forma
directa en sus oficinas, o en forma indirecta
a través de la Policía, debe decidir cuáles de
esas denuncias se transformarán en un caso
judicial, y serán presentadas ante los
tribunales, y cuáles de esas denuncias las
puede descartar o archivar en virtud de las
facultades que le confiere la ley.
En cualquier caso, desde un punto de vista
numérico, la aplicación de estas facultades
representa más de la mitad de los casos
terminados por la fiscalía. Específicamente,
lo que se requiere es poder aplicar un mismo
tipo de resolución a muchos casos a la vez, y
no tener que estar caso por caso repitiendo
la misma labor. Esto, que parece trivial,
puede llegar a convertirse en un problema
serio, en el sentido que podría consumir
muchos recursos internos, si es que la
cantidad de casos que recibe una fiscalía es
alto.
Este alto volumen de casos a los que se les
aplica término por facultades discrecionales
de los fiscales, usualmente requieren un
tratamiento administrativo altamente
estandarizado, lo que genera un espacio para
que las TIC ayuden a mejorar la eficiencia y
los niveles de control con que se hace esta
labor. En este sentido, aplicaciones
informáticas que permitan compartir datos
entre los sistemas de la fiscalía y los
tribunales para evitar doble ingreso de datos,
o que permitan la estandarización de escritos
o formas legales o administrativas, o que
faciliten el registro de los contactos
telefónicos con víctimas y testigos, o que
incluso permitan la rápida clasificación de las
características de algunos casos que
posibiliten las salidas discrecionales, o que
faciliten el cruce de información entre varios
casos para encontrar características similares
que permitan levantar nuevas líneas
investigativas, posibilitaría una mejor y más
rápida toma de decisiones de parte de los
fiscales.
Por otro lado, la labor de dirección de la
investigación del Ministerio Público, tiene
que ver con la realización de dos acciones
principales, que son la de entrevistar y tomar
declaración a distintas personas (la víctima,
el imputado, testigos, entre otros), y la pedir
diligencias a entidades externas al Ministerio
Público.
Para facilitar la toma de decisiones del fiscal,
los sistemas de seguimiento procesal del
Ministerio Público, deben posibilitar un
seguimiento detallado del estado de avance
de las múltiples peticiones que la fiscalía le
hace a terceras instituciones (principalmente
a las policías, pero también a institutos de
medicina legal, a centros penitenciarios,
entre otros), en el marco de una
investigación. Si se piensa que un fiscal
maneja cientos de causas al mismo tiempo,
el número de posibles diligencias por realizar
y su control es fundamental, ya que fallas en
este control podría significar el
incumplimiento de plazos perentorios, con
el consiguiente fracaso de la persecución
penal.
De este modo, tanto el despacho de
peticiones, como la recepción de las
respuestas, el análisis de estas y la decisión
del fiscal de pedir más antecedentes o dar
por satisfecha la petición hecha, requieren
36 Perspectivas de uso e impactos de las TIC en la administración de justicia en América Latina
de un control eficiente, soportado por estos
sistemas de seguimiento.
Respecto a la toma de declaraciones a
personas, se necesita registrar
adecuadamente estas declaraciones,
posiblemente empleando registros
audiovisuales para ello, y poder integrar
fácilmente estos antecedentes con los
resultados de las diligencias pedidas a
terceros, para de esa manera tomar las
decisiones jurídicas propias del fiscal.
Otro importante aspecto de la labor de
dirección de la investigación, es la recepción
de antecedentes de delitos registrados o
recibidos por la Policía. Al respecto, vale la
pena destacar dos situaciones:
a) En la mayor parte de los países existe en
el proceso penal un tratamiento
particular a los casos en que una persona
es detenida y acusada de cometer un
delito en forma flagrante. Para ello, la ley
señala plazos muy breves para que se
analice la procedencia de la detención, y
si la persona será dejada en libertad o
estará en prisión preventiva por un plazo
que también se debe definir. En estos
casos, es esencial para que el fiscal pueda
tomar una decisión rápida la
disponibilidad de información de calidad.
Como la información del caso es tomada
originalmente por la Policía, se requiere
que esta comunicación entre fiscales y
policías sea muy fluida, especialmente en
estos casos de flagrancia. Las TIC tienen
un rol clave en el acceso rápido a
información básica para apoyar la toma
de decisiones del fiscal, con datos como
la identificación certera del detenido, sus
antecedentes penales, la existencia de
otras causas penales en su contra, entre
otros. Para tener esta información, se
requiere poder acceder a bases de datos
que no son propias del Ministerio
Público (salvo la de casos penales
vigentes con participación del imputado),
como las del ente encargado del registro
de identidad del país, o quien administre
los antecedentes penales de las personas
(tribunales de justicia, registro civil,
Ministerio de Gobernación, u otros).
Para ello, es necesario realizar las
interconexiones del caso a esas bases,
con los debidos niveles de seguridad e
identificación en el acceso. Para lograr
esto, las TIC han avanzado a un nivel
donde se puede compartir datos entre
entes interesados sin necesidad de
entregar el control de la base de datos
consultada. Mediante mecanismos de
identificación federada, la identidad del
ente que pide acceso a los datos puede
ser confirmada antes de proveerle el
acceso requerido, controlando el ingreso
a los sistemas y permitiendo mantener
un registro apropiado para propósitos de
auditoría.
Por otro lado, algunos países
contemplan también la facultad de los
fiscales de darle las instrucciones a la
policía cuando ésta les informa que
tienen una persona detenida en delito
flagrante. Esta comunicación debe ser
rápida y las instrucciones deben ser
precisas, para no perder de esta manera
valiosa información relacionada con el
esclarecimiento del hecho, y que pudiese
ser necesaria para sustentar el caso en
posteriores etapas. Además, se requiere
dejar registradas estas instrucciones, para
su control posterior. Para todo este
proceso, existen aplicaciones que
combinan teléfono con software, que
permiten un contacto en línea entre
policías y fiscales. Estos aplicativos
llamados IVR o “Interactive Voice
Recognition” permiten al usuario
interactuar con el computador o sistema
informático mediante un teléfono, igual
a los sistemas bancarios que son ya de
uso extendido.
Perspectivas de uso e impactos de las TIC en la administración de justicia en América Latina 37
b) La segunda situación se refiere a los
casos en que la Policía le informa a la
Fiscalía de la ocurrencia de un delito,
pero no hay detenidos en flagrancia. En
estos casos, la cantidad y calidad de los
antecedentes reportados por la Policía
son importantes para definir la estrategia
de persecución, y para definir qué
diligencias encargar. Para ello, el sistema
de seguimiento de casos de la fiscalía
debe tener formatos estandarizados de
reporte de información, contar con
protocolos fluidos de comunicación
entre fiscales y policías, y emplear
intercambio electrónico de datos entre la
policía y la fiscalía.
En tres de las cuatro Fiscalías Regionales
Metropolitana de Chile, están funcionando centro de
atención telefónicos, que reciben las llamadas de los
policías que reportan la detención de personas en
casos de flagrancia. Estos centros combinan un call
center con una aplicación informática, que junto con
registrar los datos del policía y del imputado, permite
registrar los hechos y lugar de ocurrencia y,
adicionalmente, contiene protocolos de actuación que
le permiten al operador darle al policía las primeras
instrucciones para que realice diligencias tendientes a
la formación del caso judicial.
Este sistema permite definir qué personas serán
llevadas a las audiencias de control de la detención
(dentro de las 24 horas de haber sido detenidas), y es
un importante soporte para que el fiscal pueda tener
los antecedentes que sustente el caso ante los
tribunales de justicia.
En cuanto a la policía, para el desarrollo de
sus investigaciones, sus sistemas de
seguimiento de casos deben permitir un
adecuado registro de los avances de cada
diligencia, y un control de los plazos que
tiene para realizar la investigación. Por otro
lado, son necesario sistemas para organizar
los archivos de las investigaciones que se
produzcan, ya que de ellos se puede extraer
valiosa información, usando las herramientas
adecuadas, para esclarecer nuevos casos.
Dentro de estos archivos se cuentan
registros fotográficos o de multimedia de
imputados, bases de datos de delitos y sus
modus operandis, entre otros.
Por otra parte, y dado que usualmente la
policía es quien toma el primer contacto con
testigos o víctimas de un delito, un elemento
central es contar con sistemas informáticos
que permitan un registro adecuado de los
datos relacionados con los hechos ocurridos
y los datos de quienes estén involucrados en
el hecho. Esto es una de las carencias en la
región, ya que usualmente la policía registra
este tipo de actos en papel, con los
consiguientes problemas para su rápida
comunicación a la fiscalía y la dificultad para
introducir mejoras. Se requiere además que
estos sistemas permitan identificar
rápidamente a personas, para lo que
requieren tecnologías de acceso a las bases
de datos que tienen esos registros, y
dispositivos como toma de huellas digitales
u otros. Si bien es importante poder
recopilar y almacenar esta información, más
importante aun es poder contar con
mecanismos de consulta y sistemas
desarrollados con las capacidades de
encontrar similitudes entre los casos, para así
ayudar al investigador a encontrar patrones
que muchas veces sirven para enlazar casos
e identificar casos perpetrados por un
mismo delincuente.
2.2.2. Seguridad, almacenamiento,
disponibilidad y búsqueda de datos
Se ha mencionado previamente el conjunto
de problemas que trae asociado el que la
tecnología de producción de decisiones
judiciales gire en torno a la tramitación de
expedientes en papel, y se han mencionado
también las ventajas que al respecto
presentan las TIC.
Sin embargo, para lograr que las TIC puedan
ir desplazando al expediente en papel, es
38 Perspectivas de uso e impactos de las TIC en la administración de justicia en América Latina
necesario abordar la problemática de la
confianza que los usuarios (ya sea
funcionarios de tribunales, fiscalía o
defensorías o usuarios externos) de las TIC
tienen en estas.
Al respecto, si bien hay aspectos culturales
involucrados, ya que por ejemplo pareciera
haber una generalizada confianza en las
transacciones electrónicas bancarias, y en
cambio no podría decirse siempre lo mismo
respecto a lo que ocurre en la justicia, es
cierto también que las mismas TIC pueden
ser empleadas para ir en ayuda de elevar los
niveles de confianza de los usuarios en su
uso.
Específicamente, aspectos como, los niveles
de seguridad de los datos, el almacenamiento
de datos, los niveles de disponibilidad de las
aplicaciones informáticas empleadas y los
procesos de búsqueda de estos, son factores
que ayudan al logro del objetivo de elevar
los niveles de confianza en el uso de las TIC.
En cuanto a la seguridad de datos, esto
puede ser visto desde dos perspectivas. Por
un lado, existen en la actualidad una serie de
condiciones necesarias para aumentar los
niveles de seguridad del almacenamiento de
datos, dentro de las cuales hay tecnologías
(redes de voz y datos con soportes de fibra
óptica, por ejemplo) y procedimientos (por
ejemplo, ejecución de políticas de respaldos
de datos diferenciales, incrementales y
totales de forma automática), que son un
punto de partida para este fin. Por otro lado,
cabe plantearse la interrogante acerca de qué
tan altos deberían ser los niveles de
seguridad requeridos en el almacenamiento
de datos relacionados con la administración
de justicia.
Respecto a esta segunda perspectiva, cabe
notar que el desarrollo de herramientas que
permitan mejorar los estándares de
seguridad del almacenamiento e intercambio
de datos es quizás una de las principales
preocupaciones de la industria de
tecnologías, debido a que este aspecto es
esencial para hacer posible el comercio
electrónico. Si los usuarios desconfiaran del
manejo que tienen los datos de la
transacción que está realizando,
probablemente no harían movimientos
bancarios, no comprarían artículos, entre
muchas otras operaciones que en la
actualidad se hacen corrientemente por
Internet.
Tomando lo anterior en consideración, las
instituciones judiciales no tienen en las transacciones
que se podrían ejecutar electrónicamente desde sus
sistemas de seguimiento de casos (como interponer
una demanda o enviar un documento por una causa
en trámite, recibir una pericia, consultar la identidad
de un imputado, consultar el registro de antecedentes
penales de una persona, entre otros), o en la
seguridad interna de estos sistemas, algún aspecto
que las diferencie de los niveles de seguridad
requeridos respecto a los problemas y desafíos que
enfrentan otras industrias o áreas respecto a la
seguridad de los datos que manejan.
Eso no significa que existan distintos niveles
de seguridad, y que algunos datos y sistemas
requieren de mayor preocupación, pero esta
es la misma situación que ocurre en otro
tipo de industrias. En efecto, es común que
dada la necesidad de distintos niveles de
seguridad, ya sea para algunos datos o para
algunos usuarios, se puedan definir e
implementar fácilmente perfiles de usuarios
con distintos niveles de acceso a distintos
tipos de datos.
En este sentido, las instituciones del
sistemas de justicia no presentan un desafío
particular que se deba enfrentar con
desarrollos tecnológicos específicos, sino
que pueden adaptarse a los niveles existentes
en la industria, las que de por sí son mayores
que las que actualmente hay en la mayoría de
las instituciones públicas del gobierno.
Perspectivas de uso e impactos de las TIC en la administración de justicia en América Latina 39
Despejada la problemática técnica de los
niveles de seguridad, los problemas que se
pueden producir responden más bien a las
definiciones de lo que es considerado como
datos de uso restringido, y otros que puedan
ser de dominio público.
Otro aspecto a analizar es el
almacenamiento de datos. En este punto, las
TIC presentan claras y evidentes ventajas
que pueden y deben ser aprovechadas. Si se
piensa solamente en el deterioro físico que
sufre un expedientes escrito con el tiempo, y
en lo inseguro y costoso que es como medio
de almacenamiento de información, ya que
su pérdida temporal o permanente supone
un grave trastorno del proceso judicial, y su
archivo puede significarle a los tribunales de
justicia destinar grandes espacios, y su
acceso supone que una persona físicamente
pueda consultarlo, se entienden las ventajas
de contar con sistemas informáticos que,
con los debidos niveles de seguridad,
respalden la información de los casos
judiciales, la almacenen en dispositivos
electrónicos y la tenga disponible para quien
sea necesario, de acuerdo a las definiciones
que se hagan.
Si fuera estrictamente necesario guardar
algún tipo de documentación en papel, las
TIC también ofrecen posibilidades de tener
sistemas de seguimiento documental, los que
combinados con la tradicional tecnologías
de códigos de barra o moderna tecnología
RFID (Radio Frequency ID) en los
documentos deseados, permiten saber en
línea en que lugar exacto está cada
documento. Para que esto pueda operar, las
dificultades no son técnicas, sino que vienen
por el lado de la disciplina de los usuarios
para registrar cada movimiento de los
documentos.
Respecto a los aspectos de disponibilidad de
aplicaciones informáticas, este es un
elemento que puede tener una alta
incidencia en la confianza que los usuarios
tengan en relación a las TIC. Las
aplicaciones con las que se cuente tienen que
ser percibidas como que están siempre
operativas y disponibles, sin caídas,
suspensiones del servicio o altos tiempos de
respuesta que hagan inviable en la práctica
su uso. Esto tiene por consecuencia la
necesidad de fijar objetivos de disponibilidad
con las áreas técnicas correspondientes, lo
que trae asociado a su vez el establecimiento
de políticas de operación, de mantenimiento
y de soporte a usuarios.
En cuanto a los aspectos relacionados con la
facilidad de búsqueda de datos, que es una
herramienta fundamental para poder acceder
a información de diversa naturaleza, el
elemento central, desde el punto de vista de
los sistemas de información, es un buen
diseño de los sistemas y una adecuada
estructura de las bases de datos que lo
conforman. Por tanto, esto es más bien un
problema del diseño de las aplicaciones
informáticas, y por consiguiente, una
exigencia del diseño al momento de
desarrollar sistemas paras las instituciones
del sector.
Otros aspectos tecnológicos relacionados
con los datos son los requerimientos de
contar con aplicaciones que permitan
movilidad y procesamiento en tiempo real.
La institución del sistema de justicia para el
que este requerimiento es relevante es la
policía, que podría ver facilitada su labor de
registro de los primeros antecedentes
recogidos al momento de tomar
conocimiento de un acto delictual, si tuviese
dispositivos móviles y que se conectasen en
tiempo real con otros. Sin embargo, también
la labor de los fiscales podría verse facilitada
con estas tecnologías, ya que por la
naturaleza misma de su trabajo, son
habituales sus desplazamientos fuera de su
oficina de trabajo.
40 Perspectivas de uso e impactos de las TIC en la administración de justicia en América Latina
Los dispositivos móviles sirven además para
realizar consultas en tiempo real, facilitando
la labor del policía o investigador,
proveyendo información referente a la
persona o situación que están investigando.
Por ejemplo, en el caso de la identificación
de una persona por un incidente de tránsito
menor, la policía fácilmente puede consultar
el historial de la persona y validar si está
siendo buscada por algún otro caso, o si su
identidad es la correcta, entre otros aspectos,
garantizando la seguridad del interventor y
aumentando la seguridad pública.
Finalmente, en relación al almacenamiento y
búsqueda de datos, existe en la región un
serio problema en la desactualización de
datos, en carencias en la alimentación de
datos a los sistemas informáticos e, incluso
en el falseamiento de datos. Son diversas las
causas que pueden explicar estos problemas,
tales como el no entendimiento en los
usuarios de los sistemas informáticos del
daño que su acción genera, o probablemente
que el diseño de los sistemas es inadecuado
y los usuarios tienen la percepción que el
ingresar datos les hace perder tiempo, o bien
en carencias en las labores de control de la
calidad de los datos. Cualquiera sea el
motivo, la situación es un problema, pero su
solución probablemente tiene más que ver
con la capacitación de los usuarios que con
el desarrollo de las TIC.
Estos problemas pueden ser mitigados
mediante la capacitación extensa y continua,
alertando a los usuarios de las implicaciones
de sus acciones al usar estos sistemas.
Adicionalmente los sistemas correctamente
desarrollados permiten su propio monitoreo
y procesos de auditoría, para de esa manera
identificar si alguien ha accedido, borrado o
alterado algún dato.
2.2.3. Un tema prospectivo: la relación
entre los MARC y la justicia formal
En este apartado se analizan algunos
aspectos de la relación entre los MARC y la
justicia formal, y las posibilidades de
aplicación de TIC en esta relación. La
relación más directa existente es que las
legislaciones de varios países de la región
consideran que los acuerdos alcanzados en
algunos tipos de MARC deben ser
homologados ante los tribunales de justicia
para que tengan validez.
Lo anterior podría parecer simple, ya que lo
único que implicaría es que el mediador o
árbitro, o alguna de las partes del caso,
presenten ante el tribunal correspondiente el
documento con el acuerdo formal alcanzado,
y que el tribunal elabore a partir de dicho
documento la resolución correspondiente.
Sin embargo, hay diversas situaciones que
requieren atención y en donde las TIC podrían
tener un espacio de aplicación. En primer
lugar, la cantidad de casos que se podría
derivar de un flujo en que en primer lugar los
casos pasen por un MARC y luego lleguen a
un tribunal, podría representar un porcentaje
significativo de los casos que ingresan a un
tribunal, aunque nada más sea para que este
emita la resolución validando lo obrado en la
mediación o arbitraje realizado.
Se estima que el ingreso de casos en Chile a los
tribunales de familia se situará en alrededor de
360.000 casos en el 2008, y que si se establece la
mediación forzosa para un conjunto de materias
(actualmente en trámite legislativo), cerca de 133.000
casos pasarán a mediación y luego volverán a los
tribunales de familia10. Esto significaría que los casos
que pasaron por mediación podrían llegar a ser casi el
40% de los ingresos a los tribunales de familia.
10 Estudio “Los impactos de la reforma a la justicia
de familia”, Agosto 2007, Universidad Católica de
Valparaíso, encargado por el Ministerio de Justicia
de Chile.
Perspectivas de uso e impactos de las TIC en la administración de justicia en América Latina 41
Las TIC podrían automatizar todo el
procedimiento del ingreso de estos casos a
los tribunales, controlando su admisibilidad,
verificando que la mediación fue exitosa y
solo se requiere una refrendación por el
tribunal, verificando si se cumplen en forma
efectiva las formas jurídicas requeridas para
una expedita resolución de los tribunales, y
evitando así que las actas de mediación
deban ser reescritas por problemas formales.
Por otra parte, en algunos países el Estado
financia parcial o totalmente los MARC para
grupos de la población. Las necesidades de
controlar la ejecución de los recursos
públicos, junto con la de verificar que la
calidad de los servicios prestados por los
proveedores de MARC sea la adecuada,
generan el espacio para desarrollar sistemas
que permitan el registro de lo realizado por
el mediador o árbitro con las partes, la
comunicación con las entidades estatales
encargadas de este control o ejecución del
presupuesto y, eventualmente, con los
mismos tribunales de justicia.
Por otro lado, en los casos de arbitrajes,
algunos países exigen que el resultado de
estos procesos sea informado a los
tribunales ordinarios. Tanto para facilitar
esta entrega oportuna de los resultados del
arbitraje, como para difundir sus
conclusiones, que podría ser un producto
valorado por quienes enfrentan situaciones
similares a la arbitrada, las TIC pueden jugar
un rol facilitador.
Adicionalmente, dentro de los mediadores o
árbitros podría haber una demanda latente
de compartir los resultados y criterios de su
trabajo, y acceder también al de sus colegas,
acción que podría requerir la introducción
de TIC.
2.3. Afianzar las reformas
procesales en marcha y emprender
reformas procesales para las
materias no reformadas
Para afrontar este desafío se requiere
combinar una serie de esfuerzos en diversos
ámbitos, entre los cuales están los cambios
legales y normativos, la creación de nuevos
despachos, una fuerte capacitación de los
operadores del sistema de justicia, para
producir grandes cambios en las prácticas de
cómo se procesan los casos en tribunales,
fiscalías y defensorías. Entre otros.
En esta sección se analizarán las
posibilidades que ofrecen las TIC para el
entrenamiento de recursos humanos,
aspecto clave en el éxito de las reformas
procesales. Sin duda, también en el éxito de
las reformas influyen otros factores, como el
buen funcionamiento de sistemas de
seguimiento de casos, y la reorganización del
despacho judicial, pero esos temas serán
tratados en otros apartados.
2.3.1. La formación y entrenamiento de
personal
En el contexto de los cambios procesales y
organizativos a los sistemas de justicia,
particularmente con la introducción de
procesos orales y a la profesionalización del
despacho de jueces, fiscales y defensores, es
necesario que el personal ejecute nuevas
rutinas de trabajo, distintas a lo que
tradicionalmente había sido su labor.
Por ejemplo, el tiempo de un juez debería
estar destinado preferentemente a estar en
audiencias orales, el tiempo de los
funcionarios del tribunal debería estar
destinado preferentemente a ejecutar los
procesos necesarios para planificar y realizar
audiencias, y a completar las tareas que se
hayan definido como resultado de hacer
audiencias.
42 Perspectivas de uso e impactos de las TIC en la administración de justicia en América Latina
Para ello, una importante labor a desarrollar
en el entrenamiento del personal, entendido
como el conjunto de procesos que permiten
la habilitación de nuevas capacidades o el
mejoramiento de las capacidades existentes
en el personal.
Las TIC tienen un potencial de impacto al
menos en dos aspectos de la gestión del
entrenamiento, que son la definición de los
contenidos a incluir y las metodologías para
ello.
Respecto a los contenidos, se estima que dos
son los aspectos centrales en los cuales se
debe mejorar la capacitación. El primero,
está relacionado con el “corazón del
negocio” del sector, que es la elaboración de
fallos judiciales. La segunda, está relacionada
con la gestión de los despachos, en que el
entrenamiento persigue habilitar capacidades
para que el trabajo de los tribunales, las
fiscalías y las defensorías, sea de buena
calidad.
En relación a la elaboración de fallos o
sentencias, la capacidad fundamental es la de
recopilar mucha información de carácter
fáctico y legal y sintetizarla adecuadamente.
Una de las debilidades en América Latina, en
relación a los países desarrollados, es que los
operadores del sistema de justicia no son
capaces de recopilar mucha información, o
esta no se utiliza adecuadamente, o no se usa
adecuadamente información acumulada, y
por tanto las decisiones son de una calidad
inferior a la potencial. Las presiones de la
globalización y de acceso a la información
hacen que cada vez sea más fácil detectar
estos problemas, y por tanto hay una
presión para mejorar.
Al respecto, el desarrollo de bases de datos
documentales, si es que están bien
orientadas, pueden ser un importante apoyo.
En efecto, para poder recopilar y usar de
buena manera información jurídica, para
mejorar la calidad de los fallos, se requiere
de procesos de normalización,
sistematización, acumulación y
procesamiento de información. En el
mundo desarrollado, la información legal
estaba ya estandarizada y normalizada
incluso antes de que estas bases
documentales facilitaran enormemente estos
procesos. En contraste, ha sido usual que la
información jurídica en nuestros países haya
sido reservada y su acceso haya sido caótico.
El solucionar estos problemas requiere de
un esfuerzo normativo de la autoridad, el
que se ha estado dando crecientemente, para
bien, en la región.
En Bolivia, se creó el año 2003 un sitio web, y un
e-book, conteniendo información detallada y
sistematizada del nuevo código de procedimiento
penal, el que está compuesto de: 1. Jurisprudencia
del Tribunal Constitucional; 2. Jurisprudencia de la
Corte Suprema de Justicia: Sala Plena y Salas
Penales; 3. Concordancias entre los diferentes
artículos del NCPP; 4. Concordancias de otras
normas penales vinculadas con el NCPP, además de
la Constitución Política del Estado y Tratados
Internacionales en DD. HH; 5. Circulares e
Instructivos sobre el NCPP emitidos por la Corte
Suprema de Justicia; Fiscalía General de la
República, Policía Nacional y Defensa Pública; 6.
Comentarios y casos prácticos sobre los diferentes
institutos del NCPP; 7. Modelos de distintas piezas
procesales. El sitio web, que ha sido actualizado en
cuatro ocasiones, permite el acceso gratuito a la
comunidad. A la fecha se han bajado más de 1.500
e-books y se han capacitado a más de 2.000
personas en su uso.
Disponible en www.ncppenalbo-gtz.org
Por el lado de la gestión de despachos, los
esfuerzos se deben enfocar a que los nuevos
despachos puedan funcionar como se
requiere, especialmente si no es posible
contratar personal nuevo, con perfiles más
adaptados a los nuevos esquemas de
organización que se irán implementando en
el futuro. Esto significa que aspectos como
la coordinación de agendas y la atención de
público, deberían ser prioritarios. Para ello,
Perspectivas de uso e impactos de las TIC en la administración de justicia en América Latina 43
metodologías como recabar y analizar
buenas prácticas son recomendables, como
se analizará a continuación.
El segundo campo en el cual las TIC tienen
un alto potencial de impacto son las
metodologías para apoyar los procesos de
enseñanza y aprendizaje deseados. Al
respecto, los sistemas de justicia no
presentan particularidades respecto a otras
industrias, ya que estas particularidades están
dadas solo por los contenidos a tratar.
Las metodologías a emplear deben
propender al desarrollo de habilidades, más
que a la adquisición de conocimientos
teóricos. Por tal motivo, el recabar, analizar
y difundir buenas prácticas tanto de uso de
información jurídica como de gestión de
despachos son recomendables,
especialmente cuando a ello se agregan el
diseño de mecanismos para replicar dichas
prácticas y no dejarlas solo a nivel de análisis
académico.
Adicionalmente, recomendables son también
las iniciativas de focalizar los esfuerzos de
capacitación en grupos específicos con
necesidades bien definidas, de manera que se
aprovechen de mejor modo los recursos
invertidos. Otra metodología recomendable es
la de entrenar específicamente en los puestos
de trabajo de las personas, empleando para
ello como capacitadores a pares que han
demostrado tener buenas prácticas. Para ello,
las TIC pueden ofrecer diversas vías de llegada
a estos distintos grupos de interés, tales como
foros especializados, consultas en línea, guías
de apoyo, entre otros.
Uno de los problemas centrales en la región
ha sido el cómo crear incentivos para que la
capacitación tenga los impactos esperados, y
no se convierta en un proceso burocrático,
que no está diseñada para tener impacto en
el área de trabajo del capacitado. Al respecto,
una recomendación es incorporar la
capacitación dentro de la carrera profesional,
suponiendo obviamente que existe una
carrera judicial.
Desde el punto de vista de las TIC, en los
últimos años ha tenido un fuerte
crecimiento el desarrollo del llamado elearning,
o capacitación electrónica, al que es
definida como “Enseñanza a distancia
caracterizada por una separación física entre
profesorado y alumnado (sin excluir
encuentros físicos puntuales), entre los que
predomina una comunicación de doble vía
asíncrona donde se usa preferentemente
Internet como medio de comunicación y de
distribución del conocimiento, de tal manera
que el alumno es el centro de una formación
independiente y flexible, al tener que
gestionar su propio aprendizaje,
generalmente con ayuda de tutores
externos”11.
Los futuros desarrollos tecnológicos de las
plataformas de e-learning tienen un amplio
espacio de aplicación en esta área,
especialmente por las ventajas que presentan
en cuanto a facilitar el acceso y disminuir los
costos de capacitaciones presenciales.
Algunos de estos costos se obtienes
mediante la capacidad de repetir los
adiestramientos si han sido previamente
grabados. De igual forma reduce los
problemas de seguridad de tener un gran
número de personas compartiendo un
mismo espacio físico. Otra herramienta con
potencial de uso para fortalecer los procesos
de entrenamiento son las de trabajo
colaborativo, las cuales pueden ser útiles
especialmente si se las emplea dentro de un
programa de entrenamiento en los puestos
de trabajo.
11 http://es.wikipedia.org/wiki/E-learning
44 Perspectivas de uso e impactos de las TIC en la administración de justicia en América Latina
Desde 2004, CEJA desarrolla anualmente el
Programa Interamericano de Formación de
Capacitadores para la Reforma Procesal Penal.
Este Programa consta de un curso básico y un curso
avanzado presencial, de una semana de duración
cada uno, y de un curso intermedio, de 5 meses de
duración y consistente en 10 módulos de trabajo,
desarrollado sobre una plataforma de e-learning.
Otro tema a tratar es la capacitación
tecnológica del personal, especialmente para
que las plataformas de e-learning, y otras
herramientas tecnológicas puedan ser
empleadas en su potencialidad, y no se
subutilicen. Al respecto, se sugieren
metodologías que privilegien el
entrenamiento en el puesto de trabajo,
apoyado por pares.
2.4. Reorganización de los
despachos
Al hablar de “despachos” en términos
genéricos, se hará referencia por un lado a los
despachos judiciales o tribunales de justicia, a
las oficinas de fiscales y de defensores.
Existen diversas herramientas para mejorar
la organización de los despachos, siendo las
más comunes el rediseño de procesos o el
entrenamiento de recursos humanos. Las
TIC pueden hacer posible la
implementación de nuevos rediseños
organizacionales, a la vez que pueden ser un
apoyo para la gestión del entrenamiento del
personal, como se detalló en el apartado
anterior.
Con respecto a posibilitar nuevos diseños
organizacionales, hay dos elementos a
destacar, que están estrechamente ligados
entre sí, que son el “tribunal sin papeles” y
la litigación a través de Internet.
En efecto, la litigación a través de Internet
puede ser considerada una extensión del
tribunal sin papeles a algunos tipos de casos,
en que la única diferencia sustantiva es el
tipo de actos procesales que son posibles de
realizar mediante TIC. En la litigación a
través de Internet todo el proceso judicial,
incluido el desahogo o rendición de pruebas,
puede ser realizado a través de Internet, sin
la presencia física de las partes frente a un
juez. En el tribunal sin papeles, en cambio,
es necesario que esa fase sea hecha en
presencia de un juez, aunque esto no
signifique necesariamente estar físicamente
en el mismo sitio, ya que podrían usarse
tecnologías de videoconferencia.
Respecto al término “sin papeles”, este se ha
ido acuñando para referirse a las empresas o
instituciones que han automatizado todos o
gran parte de sus procesos de trabajo, y en
las cuales los sistemas informáticos permiten
que se ingrese, registre, procese, analice y
comunique toda la información relevante del
giro de la institución, sin el registro o el
intercambio de papeles físicos.
Estos sistemas que permiten la operación
“sin papeles” tienen diversos beneficios,
entre las que se cuentan:
• La lógica y a veces significativa
reducción en costos de adquisición,
impresión, transporte, almacenamiento,
y retención de papel.
• Los datos del sistema pueden ser
leídos o accesados desde puntos
distantes sin necesidad de
físicamente compartir el documento
o expediente.
• Solo se digita o escribe una vez, ya
que los datos pueden ser extraídos
para propósitos de estadísticas o
para suplir información a otros
documentos o procesos.
• El almacenamiento de los datos es
seguro y permite continuidad en
caso de emergencia o desastre
natural.
Perspectivas de uso e impactos de las TIC en la administración de justicia en América Latina 45
Haciendo una comparación, por “tribunal o
despacho sin papeles” se entenderá a un
despacho en que no solo la tramitación de
un caso judicial está fuertemente soportada
por sistemas informáticos de seguimiento de
casos, sino que todos los procesos de trabajo
del despacho también lo están, y además
están integrados con la tramitación del caso.
Con tal definición, el espacio natural para la
aplicación del tribunal sin papeles son
aquellos tribunales con procesos orales, en
que aprovechando que se han implementado
nuevos modelos organizativos, que rompen
con la estructura clásica, es posible avanzar
en el aprovechamiento de economías de
escala y en la automatización de todos los
procesos de trabajo. Sin embargo, lo anterior
no quita la posibilidad de que incluso
tribunales que tramitan expedientes, con
estructuras organizacionales tradicionales,
puedan implementar este tipo de tecnologías,
si bien se reconoce que no es lo más común.
Respecto a los procesos de trabajo que están
integrados en un tribunal sin papeles, es
decir, que su ejecución se realiza
íntegramente en sistemas informáticos, se
debe incluir:
a) la recepción de documentos y peticiones
de las partes,
b) la asignación automática de casos a un
tribunal o juez dentro del tribunal,
c) la fijación de audiencias tendiendo a la
vista las agendas de los actores
relevantes (juez, fiscal y defensor, al
menos),
d) la asignación de recursos para la
realización de una audiencia (salas,
personal de apoyo),
e) la recepción y administración del tránsito
de personas relacionada con una
audiencia,
f) el registro de lo que ocurra en la
audiencia,
g) las notificaciones y comunicación
electrónica con las partes,
h) el seguimiento documental de peticiones
de las partes,
i) la realización de resoluciones de parte
del tribunal,
j) la interconexión con terceras
instituciones, entre otros.
Los tribunales de garantías en materia penal de
Chile, desde su creación e implementación gradual
desde diciembre de 2000 hasta junio de 2005, han
ido incorporando continuas mejoras en materia de
gestión. Entre ellas, la interconexión con el sistemas
informático del Ministerio Público, la eliminación
gradual de la carpeta física de cada caso judicial, la
recepción de documentos de las partes solo por vía
electrónica, las que han funcionado basado en
principios de confianza y buena fe, ya que aún no
está disponible la firma electrónica de documentos,
entre otros. Desde mediados de 2006, se han dictado
autos acordados de la Corte Suprema para
abandonar el papel y tramitar todos los casos en
forma electrónica.
Para poder hacer todo esto posible, se deben
tomar en cuenta las mejores prácticas reales
de funcionamiento en los diversos
despachos, en contraste con el diseño de los
sistemas desde lo que se dice en las leyes o
normas, que usualmente dejan de abordar
temas centrales de la gestión de un despacho
judicial.
Por tanto, para poder lograr el
funcionamiento de un tribunal sin papeles, si
bien es cierto se requieren herramientas
tecnológicas, el principal desafío no es tanto
informático, sino que de gestión, ya que se
requiere superar una cultura fuertemente
arraigada, no solo en los funcionarios
judiciales, sino que en los abogados que son
parte de una causa judicial.
Por tal motivo, para poder avanzar en la
implementación de estos tribunales en la
región, se requiere de una clara decisión
política para promover este tipo de
organización y funcionamiento y para
46 Perspectivas de uso e impactos de las TIC en la administración de justicia en América Latina
sostener su proceso de implementación, ya
que la automatización de procesos y la
posibilidad de un seguimiento efectivo que
permiten las TIC, elimina las posibilidades
de establecer o proteger áreas de
discrecionalidad, elemento histórico de la
estructura clásica de tribunales y de la
tramitación de expedientes.
A su vez, por litigación a través de Internet
se entenderá un proceso judicial en que
todos los actos procesales (introducción de
una demanda, contestación, presentación de
pruebas, sentencia, entre otros), tanto de las
partes como del tribunal, pueden ser
realizados en una aplicación informática que
esté disponible a través de Internet.
Para ello, los procesos que puedan ser
tramitados íntegramente por Internet deben
reunir las características de que no sea un
problema que el juez no vea a las partes, que
se entere de sus peticiones y argumentos en
forma secuencial y escrita, y que tome sus
resoluciones en forma individual y sin
debate público, y que las partes se enteren
de su decisión mediante su lectura desde una
aplicación informática.
Con estas condicionantes, la litigación a
través de Internet tiene su espacio de
desarrollo natural en la justicia de pequeñas
causas o cobranza de deudas sin oposición,
caracterizadas por un alto volumen de casos
y con tramitación simplificada, siendo uno
de los desafíos centrales en el diseño de este
tipo de aplicaciones es mejorar el acceso de
la ciudadanía al sistema de justicia.
En ese sentido, en el uso de litigación a
través de Internet se deben distinguir dos
situaciones:
a) En el caso en que la tramitación de los
casos requiera necesariamente de la
participación de abogados, se requerirá
el desarrollo de sistemas que permitan
realizar un control del ingreso de los
usuarios, que serán en este caso los
abogados litigantes, que permitan saber
muy fácilmente el estado de la
tramitación del caso, y que tenga un
buen sistema de alertas para controlar el
cumplimiento de plazos. No debería
haber problemas en que los abogados
puedan acceder a este tipo de sistemas,
ya que es difícil que un profesional de
este tipo no tenga los medios para tener
un computador y acceder a Internet.
b) En el caso en que no se exija la
asistencia legal obligatoria, la litigación
por Internet puede facilitar aún más el
acceso, ya que actualmente en la región
es más fácil acceder a un cybercafé que a
un tribunal de justicia. En este caso, se
requiere especificar muy claramente los
requisitos para hacer admisible la
petición o demanda, especialmente si es
necesario acompañar documentos para
justificar reclamaciones monetarias, por
ejemplo. En cuanto a posibles barreras
culturales de parte de la población para
entrar a Internet e interponer algún tipo
de demanda o petición a un tribunal,
esto es discutible. Por una parte, personas
que nunca han interactuado con un
computador, o que sean analfabetas,
podrían tener esos problemas. Por otro
lado, a las nuevas generaciones les es
natural interactuar con este tipo de
tecnologías, aún en zonas pobres o
apartadas. Adicionalmente, esta es una
muy buena vía para que el sistema de
justicia formal se pueda acercar a grupos
étnicos que no hablen la lengua
mayoritaria de un país, al desarrollar
aplicaciones en sus lenguas nativas.
Para poder avanzar en este tipo de
soluciones, se necesita previamente resolver
el problema de la firma electrónica, ya que
con ello se autentifica la identidad de
quienes interactúan en el sistema
informático. Al respecto, hay ya diversas
soluciones en funcionamiento.
Perspectivas de uso e impactos de las TIC en la administración de justicia en América Latina 47
Desde Marzo de 2004 en la Cuarta Región Federal
de Brasil, funciona el sistema e-proc, que permite la
litigación a través de Internet, y que ha permitido a los
Juzgados Especiales notables ahorros en tiempos y
costos. Antiguamente, un proceso normal tomaba en
promedio 789 días. Con la simplificación de trámites y
la implementación del e-proc, ese tiempo se ha reducido
a 38 días. Este sistema ya se ha extendido a la justicia
federal del Brasil.
Ver: http://www.cejamericas.org/doc/eventos/tejadaeproc.
El servicio Money Claim Online (MCOL) es
resultado de la reforma a la justicia civil que tuvo lugar
a partir de 1999 en Inglaterra y Gales. Su objetivo es
el desarrollo de modos alternativos de resolución de
litigios, para disminuir costos de litigio y hacerlos más
rápidos. Los acreedores tienen la posibilidad de iniciar
un proceso de cobranza de deudas menores a 100,000
libras, mediante el sitio Internet proporcionado por la
Corte de Justicia de Inglaterra y de Gales. A través del
sitio web pueden llenar un formulario para iniciar la
demanda y pagar los gastos del procedimiento. Este
formulario lo recibe un tribunal, quien notifica al
deudor, quien acepta total o parcialmente la deuda, o la
niega, y comunica estos electrónicamente al tribunal.
En 2005, se tramitaron 65.067 demandas por esta
vía.
Disponible en www.courtservice.gov.uk/mcol o
www.moneyclaim.gov.uk
Un ejemplo de la litigación a través de Internet lo
proporciona la empresa Square Trade, que resuelve
disputas en línea, el que es usado principalmente
por el portal e-bay para resolver conflictos entre
compradores y vendedores. El sistema es totalmente
automatizado, a menos que se solicite un mediador.
Tiene un costo de US$ 20.00 y tarda entre 1 y 14
días en resolver el problema.
Disponible en www.ebay.com
2.5. Mejoramiento de los procesos
de toma de decisión del gobierno y
del gerenciamiento de las
instituciones del sector
Las TIC pueden proporcionar herramientas
que permitan la recopilación y
procesamiento de la información
proveniente de las distintas unidades
operativas o despachos judiciales, para su
procesamiento y análisis para facilitar la
toma de decisiones gerenciales y de gobierno.
Al respecto, se pueden identificar al menos
tres tipos de agregación de información,
para distintos fines, que son el análisis de
información estadística, principalmente
relacionadas con la tramitación de casos
judiciales, el control de gestión y la
evaluación del desempeño. En todas estas
áreas, la situación general en América Latina
es de grandes carencias.
2.5.1. Las estadísticas judiciales
En relación a la información estadística, este
es un insumo relevante tanto para la toma de
decisiones de asignación de recursos en las
unidades operativas, como para los sistemas
de control de gestión y de evaluación del
desempeño en adición a proveer la
transparencia que la ciudadanía exige. El
proceso de elaboración de estadísticas,
principalmente judiciales (incluyendo dentro
de estas las del Ministerio Público y
Defensoría Pública), parte con el registro de
casos en los tribunales, su posterior
recolección, su procesamiento, análisis y
posterior difusión. En cada uno de estas
etapas las TIC tienen un importante espacio
de aplicación.
a) En la etapa de registro, lo que se
requieren son sistemas de seguimiento o
tramitación de causas. Cabe destacar que
son escasos los países en la región que
pueden decir que tienen sistemas de
48 Perspectivas de uso e impactos de las TIC en la administración de justicia en América Latina
seguimiento de casos para todos sus
tribunales y materias.
b) Para la recolección de los datos de los
casos judiciales, lo que se requiere es
extraer resúmenes de los movimientos
relevantes durante un periodo (como
ingresos de casos, términos de casos,
cantidad de casos en trámite al cierre del
periodo, tiempos de duración de los
casos terminados), y para ello, las TIC
puede apoyar con herramientas de
extracción automatizadas si es que los
datos originales estuvieran en sistemas
de seguimiento de casos. En la situación
en que no existan esos sistemas, la
recolección se realiza enviando y
recibiendo de vuelta formularios de
resumen, los que nuevamente podrían
ser distribuidos, filtrados y recibidos por
medios electrónicos.
c) En cuanto al procesamiento de la
información, se requiere elaborar bases
de datos que permitan hacer los filtros
de la calidad de la información que se
recibe, y luego agregar nuevos registros a
los históricos ya existentes.
d) La etapa de análisis requiere de
herramientas informáticas que faciliten
el cruce de datos, análisis de tendencias,
y entreguen fácilmente indicadores
estadísticos (frecuencias, promedios,
desviaciones, tablas de resumen, gráficos,
entre otros). Herramientas como
datawarehouse 12 tienen un espacio de
aplicación en esta etapa.
12 En el contexto de la informática, un almacén de
datos (del inglés data warehouse) es una colección
de datos orientada a un determinado ámbito
(empresa, organización, etc.), integrado, no volátil
y variable en el tiempo, que ayuda a la toma de
decisiones en la entidad en la que se utiliza. Se trata,
sobre todo, de un expediente completo de una
organización, más allá de la información
transaccional y operacional, almacenado en una
base de datos diseñada para favorecer el análisis y
la divulgación eficiente de datos (especialmente
OLAP, procesamiento analítico en línea). El
almacenamiento de los datos no debe usarse con
datos de uso actual. Los almacenes de datos
e) En cuanto a la última etapa, la de
difusión, nuevamente las TIC pueden
apoyar fuertemente la exposición de los
análisis, tanto a lo interno de la
institución (Intranet, boletines
electrónicos, entre otros), como hacia lo
externo, mediante un portal institucional.
2.5.2. Sistemas de control de gestión
En cuanto a los sistemas cuyo objeto es el
control de gestión de la institución, se
requieren al menos dos elementos para su
diseño y operación.
Por una parte, es imprescindible definir al
utilidad y rango de aplicación de estos
sistemas, mediante un proceso previo de
definir las objetivos, metas e indicadores que
se espera controlar, luego se deben definir
los estándares o rangos de variación de los
indicadores, para definir cuándo una cierta
variable está dentro o fuera del rango
aceptable, para posteriormente definir qué
datos se requerirán para alimentar el sistema.
Por otro lado, se requiere contar con los
datos, provenientes generalmente de
sistemas relacionados con la operación y
administración de la institución (sistemas de
seguimiento de casos, sistemas
presupuestarios, de personal, entre otros), y
con mecanismos y procesos de filtrado y
agregación de esos datos. Todos estos
procesos requieren integración de sistemas
informáticos y tecnologías adecuadas para
ello.
Los sistemas de Balanced Scorecard (BSC)
tienen aquí un importante potencial de
aplicación. Estos son definidos como “una
contienen a menudo grandes cantidades de
información que se subdividen a veces en unidades
lógicas más pequeñas dependiendo del subsistema
de la entidad del que procedan o para el que sean
necesario. Disponible en
http://es.wikipedia.org/wiki/Data_warehouse
Perspectivas de uso e impactos de las TIC en la administración de justicia en América Latina 49
herramienta revolucionaria para movilizar a
la gente hacia el pleno cumplimiento de la
misión, a través de canalizar las energías,
habilidades y conocimientos específicos de
la gente en la organización hacia el logro de
metas estratégicas de largo plazo. Permite
tanto guiar el desempeño actual como
apuntar el desempeño futuro. Usa medidas
en cuatro categorías -desempeño financiero,
conocimiento del cliente, procesos internos
de negocios y aprendizaje y crecimientopara
alinear iniciativas individuales,
organizacionales y trans-departamentales e
identifica procesos enteramente nuevos para
cumplir con objetivos del cliente (usuario
del sistema judicial) y accionistas
(ciudadanos). El BSC es un robusto sistema
de aprendizaje para probar, obtener
realimentación y actualizar la estrategia de la
organización. Provee el sistema gerencial
para que las compañías inviertan en el largo
plazo -en clientes, empleados, desarrollo de
nuevos productos y sistemas más bien que
en gerenciar la última línea para bombear
utilidades de corto plazo. Cambia la manera
en que se mide y gerencia un negocio"13.
En la Fiscalía Regional Metropolitana Occidente,
en Chile, se implementó en el año 2006 un sistema
de control de gestión empleando la metodología de
Balanced ScoreCard. Se construyó una aplicación
informática en que es posible medir la gestión de
toda la fiscalía, de las fiscalías locales e incluso de
cada fiscal, en las perspectivas del ciudadano, de los
usuarios directos de la fiscalía, de los procesos de
trabajo y del uso de recursos humanos. Se definieron
ámbitos estratégicos, y se les asociaron objetivos,
metas y rangos de variación de las metas.
Disponible en
http://www.cejamericas.org/doc/eventos/balancedsc
orecard_Godoy_Lillo.pdf
13 http://es.wikipedia.org/wiki/Balanced_Scorecard
2.5.3. Sistemas de evaluación del
desempeño
Finalmente, los sistemas que apoyan la
evaluación del desempeño podrían ser
considerados un subconjunto de los
sistemas de control de gestión. Sin embargo,
por la relevancia que tiene la evaluación del
desempeño individual y grupal, y las
carencias existentes también en los sistemas
judiciales, se ha querido tratar por separado
este tema.
En efecto, a las resistencias para hacer
evaluaciones en instituciones en que
tradicionalmente no las ha habido,
particularmente en los tribunales de justicia,
donde incluso se conciben estas
evaluaciones como una intromisión a la
independencia judicial, se han sumado
carencias en el diseño de adecuados sistemas
de evaluación.
Varios de estos sistemas se han basado en
aspectos solamente cualitativos, lo que
genera problemas de diferencias de criterio y
aplicación a nivel local. Los esfuerzos por
realizar evaluaciones incorporando más
elementos cuantitativos han fracasado
debido a la poca confiabilidad que se les
asigna a los datos estadísticos empleados,
principalmente relacionados con el
movimiento de causas. Sin embargo, la
tendencia creciente a rendir cuentas por el
trabajo institucional, es una presión para el
perfeccionamiento e implementación
definitiva de este tipo de sistemas.
50 Perspectivas de uso e impactos de las TIC en la administración de justicia en América Latina
El Consejo Superior de la Judicatura de Colombia,
ha establecido desde 2003 un reglamento de
evaluación de jueces y funcionarios judiciales, en que
define cuatro factores centrales de evaluación:
calidad, eficiencia o rendimiento, organización del
tribunal y publicaciones. Cada factor tiene una
ponderación, las que sumadas dan 100 puntos. Los
factores de calidad y eficiencia o rendimiento tienen
una ponderación de 40 puntos cada uno. En el caso
de la eficiencia, este factor es medido
cuantitativamente, mediante estadísticas judiciales,
que diferencia niveles de tribunales por carga de
trabajo y egreso de casos, y permite fijar rendimientos
esperados por tipo de tribunal.
Disponible en
http://www.ramajudicial.gov.co/csj_portal/jsp/fra
mes/index.jsp?idsitio=6&idseccion=18
2.6. Aumento de la eficacia y
eficiencia global del sistema de
justicia
En la búsqueda de aumentar los niveles de
eficacia en el logro de sus objetivos y de
eficiencia en el uso de sus recursos, las
instituciones del sector pueden seguir
distintas estrategias y emplear varias
herramientas de TIC, algunas de las cuales
han tenido un interesante desarrollo en los
últimos años. En esta sección se presentan
algunas estrategias que buscan fomentar el
trabajo conjunto de las instituciones del
sector para enfrentar problemas comunes
desde distintas ópticas, que exceden a las
lógicas de preocuparse solo del trabajo de
cada institución en particular, las que pueden
ser sustentadas con herramientas de trabajo
en grupo o de interoperabilidad entre
sistemas informáticos. Además, se
presentarán, a modo prospectivo, las
posibilidades que ofrecen los desarrollos de
lo que se ha dado en llamar la “gestión del
conocimiento”.
Finalmente, se analizará la búsqueda de la
eficacia y eficiencia en labores
administrativas, que si bien no revisten
ninguna particularidad en las instituciones
judiciales respecto a empresas públicas o
privadas, es un elemento muchas veces
dejado de lado.
2.6.1. La persecución penal estratégica
En el capítulo 1 se indicó como una de las
tendencias de cambio en materia penal, la
introducción de un enfoque de “problem
solution approach”, para enfrentar el
fenómeno delictivo y la crisis de seguridad
ciudadana que afecta las principales ciudades
de la región. Este enfoque de trabajo, cuyo
énfasis está puesto no en investigar casos
individuales una vez producido el delito,
sino que diseñar y ejecutar estrategias de
intervención que investiguen y ataquen los
problemas que generan la ocurrencia de
delitos, afecta la labor principalmente de
fiscales y policías, exige altos niveles de
coordinación entre estas instituciones, un
acercamiento a la comunidad, y mejoras en
la gestión y organización internas, entre
otros aspectos.
Algunos elementos constitutivos de este
enfoque son el desarrollo de un liderazgo
para hacerse cargo de dar respuestas a
problemas concretos de la comunidad,
mediante el establecimiento de sólidos lazos
con organizaciones locales, que se orienten
hacia el análisis de los problemas específicos
de seguridad que afectan a esa comunidad.
Este análisis permitirá distinguir tipos y
causas de problemas, lo que a su vez
posibilitará la focalización de la fiscalía y
obligará a reorganizar sus recursos internos,
y aplicar las herramientas de que dispone a la
solución de estos.
La reorganización descrita debe ir
acompañada de una creciente sofisticación
de los procesos de trabajo de la fiscalía, y
una agilización en las relaciones con la
Perspectivas de uso e impactos de las TIC en la administración de justicia en América Latina 51
policía y otros entes estatales que tengan
intereses y misiones congruentes. Como
resultado se espera el fortalecimiento de las
organizaciones locales, la diversificación de
actores locales y el establecimiento de
alianzas con ellos.
Para hacer todo esto posible, se requiere de
una constante rendición de cuentas de los
avances alcanzados, la generación de
información útil que de cuenta de estos
avances, y un proceso de evaluación
permanente.
Todo lo anterior, requiere de fuertes
soportes tecnológicos. Por ejemplo, en el
análisis de problemas delictivos en zonas
específicas, los sistemas georeferenciales
tienen un alto potencial. Sin embargo, hasta
el momento no se ha podido explotar todo
este potencial ante deficiencias en los
sistemas de registro de los datos básicos para
alimentarlos.
Otro tipo de herramientas con potencial
para estos análisis, son los sistemas de data
mining14, especialmente para poder detectar
patrones delictivos. Nuevamente, el
problema para su uso es la alimentación de
los datos relacionados con los modus
operandis de los delitos, contenidos en los
sistemas de seguimiento de casos de la
fiscalía.
Por otro lado, se necesita desarrollar formas
de comunicación fluidas con la comunidad,
un registro de estas comunicaciones,
14 Bajo el nombre de minería de datos se engloban
un conjunto de técnicas encaminadas a la
extracción de conocimiento procesable, implícito
en las bases de datos. Las bases de la minería de
datos se encuentran en la inteligencia artificial y en
el análisis estadístico y mediante los modelos
extraídos utilizando técnicas de minería de datos se
aborda la solución a problemas de predicción,
clasificación y segmentación. Disponible en
http://es.wikipedia.org/wiki/Data_mining
herramientas para dar seguimiento a los
acuerdos que se alcancen, y el desarrollo de
indicadores que permitan resumir las
variables principales del avance logrado, para
poder ser difundidas entre los actores
relevantes.
En cuanto al enfoque de persecución penal
estratégica, ya se ha mencionado como uno
de sus elementos constitutivos la
coordinación entre fiscales y policías, y la de
estos con organizaciones locales y otros
entes con objetivos similares (municipios,
entre otros). Para esta labor, también las
TIC pueden ofrecer apoyos, tales como
canales de comunicación (líneas telefónicas,
páginas web, entre otros), sistematización
del registro de acciones ejecutadas,
estadísticas de distintos aspectos, por
mencionar algunos.
En el municipio de Miraflores, en Lima, Perú,
viene operando hace 20 meses un sistema llamado
“Alerta Ciudadana”, en el cual la combinación de
diversas tecnologías telefónicas, de modelos
georeferenciales y de comunicaciones por Internet, ha
permitido bajar la delincuencia en un 30%, con un
modelo de funcionamiento de bajo costo.
2.6.2. Herramientas para facilitar la
coordinación
a) Interoperabilidad
Para facilitar las necesarias coordinaciones
entre instituciones del sector justicia, las TIC
tienen el importante rol de poder hacer
interoperables sus sistemas informáticos, en
que lo fundamental es la posibilidad de
acceder y usar datos que están en los
sistemas informáticos de los otros.
Para ello, el avance de las TIC ha estado
orientado en los últimos años a desarrollar
estándares abiertos de datos, lo que significa
que no se deba estar atado a alguna
tecnología o proveedor en especial para
52 Perspectivas de uso e impactos de las TIC en la administración de justicia en América Latina
poder acceder a datos de otras aplicaciones.
De esta manera, la posibilidad de
interconexión con otros sistemas pasa a ser
un problema de implementación y de
definiciones estratégicas, y no un problema
tecnológico.
En este ámbito, en donde las instituciones
usualmente son muy celosas de lo que
consideran “su” información, es posible
avanzar mucho más de lo que se ha hecho.
Para ello, se pueden diseñar estrategias de
avance gradual, en que se comience a
compartir datos para labores en que
claramente hay interrelación, como por
ejemplo las solicitudes de audiencias que le
puede hacer una fiscalía a los tribunales, para
pasar posteriormente a compartir más datos.
b) Trabajo colaborativo
Son numerosas las necesidades de mejorar la
colaboración entre personas en la ejecución
de los distintos procesos de trabajo, tanto al
interior de una institución, como entre
instituciones. Así, por ejemplo:
• el agendar una audiencia involucra la
coordinación de varias personas a la
vez;
• el tomar una decisión de terminar un
caso por un término facultativo del
Ministerio Público implica también
la colaboración entre distintos entes;
• el realizar una investigación de un
delito implica no solo coordinación
al interior de la fiscalía, sino que
también con la policía;
• el mismo desarrollo de una
persecución penal estratégica implica
altos niveles de colaboración entre
instituciones.
En resumen, cuesta encontrar alguna
actividad en los procesos que se han tratado
en este capítulo, en la cual no sea necesaria
la colaboración entre personas.
Dado este contexto, existen diversas
herramientas tecnológicas que pueden
ayudar a este fin, desde el correo electrónico
y la intranet, hasta herramientas más
sofisticadas, como los llamados groupware15,
que están diseñado especialmente para que
un equipo de trabajo se comunique y pueda
desarrollar proyectos conjuntos.
2.6.3. Gestión del conocimiento
Con la finalidad de aprovechar los
conocimientos y la experiencia del personal
de una institución, se han desarrollado en los
últimos años diversas metodologías y
herramientas que persiguen sistematizarlos y
usarlos posteriormente para mejorar la
eficacia y eficiencia.
Para ello, se ha acuñado el término “Gestión
del conocimiento (del inglés Knowledge
Management)”, el que es definido como “un
concepto aplicado en las organizaciones, que
pretende transferir el conocimiento y
experiencia existente entre sus miembros, de
modo que pueda ser utilizado como un
recurso disponible para otros en la
organización.
Usualmente el proceso requiere técnicas
para capturar, organizar, almacenar el
conocimiento de los trabajadores, para
transformarlo en un activo intelectual que
preste beneficios y se pueda compartir. En la
actualidad, la tecnología permite entregar
herramientas que apoyan la gestión del
conocimiento en las empresas, que apoyan la
recolección, la transferencia, la seguridad y la
administración sistemática de la información,
junto con los sistemas diseñados para ayudar
a hacer el mejor uso de ese conocimiento.
En detalle refiere a las herramientas y a las
15 “Se refiere a los programas informáticos que
integran el trabajo en un sólo proyecto con muchos
usuarios concurrentes que se encuentran en
diversas estaciones de trabajo, conectadas a través
de una red (internet o intranet). Disponible en
http://es.wikipedia.org/wiki/Groupware
Perspectivas de uso e impactos de las TIC en la administración de justicia en América Latina 53
técnicas diseñadas para preservar la
disponibilidad de la información llevada a
cabo por los individuos dominantes y para
facilitar la toma de decisión y la reducción
de riesgo”16.
Una de las clases de sistemas informáticos
con potencial de aplicación en los sistemas de
justicia son aquellos que sistematizan buenas
prácticas, e incluso reglas de decisión. En el
primer caso, estos sistemas se han
denominado Decision Support Systems
(DSS), y lo que hacen es apoyar la toma de
decisiones en procedimientos que han
podido ser estandarizados. Si a estos
procedimientos estandarizados se les agregan
algunas reglas de toma de decisiones de
expertos en algún ámbito, se llega a lo que se
ha llamado los Sistemas Expertos. Un área en
donde se han desarrollado estos sistemas
expertos ha sido el diagnóstico médico.
La aplicación de este tipo de sistemas debe
ser analizado cuidadosamente en el ámbito
de las instituciones del sistema judicial, de
modo de identificar posibles decisiones que
pudiesen ser soportados por algún tipo de
DSS. Al respecto, hay desarrollos discutibles,
como son los grandes call center, en los
cuales el grado de estandarización en
algunos casos es tal, que muchas veces
puede producir un efecto contraproducente
en el usuario, cuyo deseo es que se escuche su
caso y en lugar de ello, lo que tiene son una
serie de respuestas y pasos automatizados.
No obstante lo anterior, en las instituciones
del sistema de justicia existen algunos
desarrollos que pueden caber dentro del
concepto de los DSS, como por ejemplo el
chequeo previo de admisibilidad formal de
ciertas demandas, lo que da claras señales de
certidumbre a la comunidad legal, o el apoyo
a la toma de decisiones de casos
16
http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_del_c
onocimiento
estandarizados y de alto volumen, en el caso
del Ministerio Público.
Con todo, se estima que las posibilidades de
los DSS son interesantes, debido a que su
desarrollo implica la difusión y adopción de
las mejores prácticas en las áreas que se
definan con potencial de estandarización.
Para ello, la vía recomendada es avanzar en
la clasificación de algunos tipos de decisión,
esencialmente en lo relacionado con la
gestión de despachos, y definir criterios para
ver en cuáles de esas decisiones es posible la
estandarización de un procedimiento.
2.6.4. Herramientas para la
administración de recursos (ERP)
Otro ámbito de aplicación de las TIC es la
gestión administrativa o de apoyo de las
instituciones del sistema de justicia. Este
tipo de gestión es común a cualquier
organización, ya que todas tienen empleados,
emiten pagos, arriendan o adquieren
edificaciones para albergar sus operaciones,
adquieren bienes y servicios para operar,
tienen necesidad de asegurar a sus
empleados e infraestructura, almacenan
documentos y deben responder a partes
interesadas en su desempeño. En el caso de
una empresa, esta responde a una junta de
directores o a accionistas, en cambio las
instituciones judiciales responden a los
ciudadanos, mediatizados por el esquema
institucional y político de cada país.
Si se mira a la operación rutinaria de estas
instituciones desde este punto de vista,
existe todo un andamiaje para que las
operaciones se puedan realizar según la
misión y visión organizacional, que
contempla las siguientes áreas.
• Recursos humanos
• Compras y finanzas
• Administración de bienes muebles e
inmuebles
54 Perspectivas de uso e impactos de las TIC en la administración de justicia en América Latina
En dichas áreas, la tecnología puede ayudar
en la transformación de una institución
burocrática a una más ágil y conectada con
los ciudadanos.
a) Recursos Humanos
El activo más importante de toda institución
es su recurso humano. Es tan importante
que en años recientes el nombre se ha
transformado a “Capital Humano”. El buen
funcionamiento de toda institución depende
del reclutamiento, adiestramiento y
desempeño de sus empleados.
Las TIC pueden apoyar todos estos procesos.
Por ejemplo, mediante la publicación de las
convocatorias o concursos a puestos vacantes
en el portal institucional, se logra mayor
apertura a los procesos y desde el punto de
vista del ciudadano se mejora en la igualdad
de oportunidades para competir en el
mercado laboral.
Mediante el uso de un sistema informático
de administración de recursos humanos se
pueden publicar las convocatorias, recibir
solicitudes con sus debidos documentos de
apoyo, asignarlos mediante procedimientos
de flujo de trabajo a los encargados de
analizar los documentos y manejar todo el
proceso de reclutamiento incluyendo su
designación al cargo correspondiente.
Igualmente importante para un sistema de
Recursos Humanos es la nómina o pago de
remuneraciones. Mediante sistemas
computarizados se mantiene con exactitud
los datos de cada empleado de la institución,
incluyendo los días trabajados por diversos
conceptos, los pagos asociados, los datos
que pudiesen ser compartidos con otras
entidades del gobierno, entre otros. Todo
esto con la debida seguridad, basado en la
asignación de diversos perfiles y roles de uso
y administración del sistema informático,
para asegurar la privacidad del empleado.
Otro concepto importante es mantener un
registro de las capacitaciones y certificaciones
obtenidas durante la vida laboral de un
empleado. Con esto se puede llevar un
control de cuales entrenamientos ha tomado
el empleado, y utilizar eso como base para
asensos o cambios de puestos. Todo el
manejo de movimientos de personal entre
unidades de trabajo, ya sea por ascensos o
movimientos laterales, puede ser controlado
mediante un sistema computarizado.
Utilizar un portal interno solo para
empleados permitiría sustituir los
formularios tradicionales en papel para
propósitos como solicitudes de vacaciones o
uso de días acumulados por enfermedad al
igual que cualquier otra transacción que
requiera la intervención humana.
Es significativo el ahorro que se puede
lograr mediante el uso de tecnología en los
aspectos relacionados a la administración del
Capital Humano.
b) Compras y Finanzas
El funcionamiento diario del sistema judicial
requiere de compras y contrataciones, al
igual que del pago de proveedores de bienes
y servicios.
Las empresas de mayor envergadura llevan
años utilizando un tipo de sistema financiero
integrado, llamado “Enterprise Resource
Planning” o ERP. Estos sistemas
actualmente se han adaptado para ser
utilizadas por entidades gubernamentales y
son conocidos como “Government
Resource Planning” o GRP.
Estos sistemas tienen la capacidad de
integrar todo el ciclo fiscal en un solo
conjunto de aplicaciones, permitiendo el
seguimiento y control fiscal desde la
creación del presupuesto hasta el pago a
proveedores, contratistas, empleados y su
conciliación bancaria.
Perspectivas de uso e impactos de las TIC en la administración de justicia en América Latina 55
Todo el proceso de compras, catálogo de
proveedores, solicitud de cotizaciones,
manejo de subastas, creación de órdenes de
compra, recibo de mercancía, control de
inventario y activos fijos, pago y
administración de proveedores puede ser
controlado, rastreado y tramitado sin la
necesidad de un solo papel.
Adicionalmente, esto permite realizar las
auditorías pertinentes.
c) Administración de Bienes muebles e
inmuebles
El contar con la infraestructura física
adecuada para recibir ciudadanos de todo
índole, incluyendo aquellos con
impedimentos físicos, es parte de los
requerimientos para un buen servicio.
Utilizando sistemas como los anteriormente
descritos (GRP), o mediante sistemas
independientes, se puede llevar control de
los bienes inmuebles utilizadas por el
sistema judicial incluyendo un inventario
detallado de dichos inmuebles y los
mantenimientos que se han previsto.
En lo referente al control de bienes muebles,
se puede tomar como ejemplo la gestión de
una flota de vehículos oficiales. Teniendo
una base de datos que contenga el inventario
y localización de vehículos, incluyendo
información relacionada a su mantenimiento,
es posible controlar gastos mediante la
implementación de un programa de
mantenimiento preventivo, reduciendo así
los gastos de reparaciones de emergencia.
Algunas entidades de gobierno y empresas
privadas han comenzado a utilizar sistemas
de rastreo de vehículos mediante la
tecnología de GPS o Sistemas de
Posicionamiento Global. Este sistema
garantiza la seguridad del personal y del
vehículo llevando un control al segundo de
la localización del vehículo incluyendo su
velocidad de traslación. Mediante estos
sistemas los ocupantes pueden emitir una
señal de emergencia e instantáneamente se
conoce la localización exacta del vehículo,
inclusive es posible establecer una
comunicación vía celular de existir cobertura
en el área, aumentando la posibilidad de que
la ayuda necesaria llegue a tiempo.
2.7. Desarrollo de efectivos
mecanismos de atención y
comunicación con sus usuarios y
con la ciudadanía
2.7.1. Relación con los usuarios
La necesidad de desarrollar mecanismos
adecuados de comunicación con sus
usuarios es común a todas las instituciones
del sector. Sin embargo, existen diversas
prioridades y urgencias.
Es así como para el Ministerio Público, es
esencial desarrollar buenos mecanismos de
gestión del proceso de atención de víctimas
y testigos, para los siguientes propósitos o
necesidades:
a) Dado que la fiscalía puede recibir
directamente la primera denuncia de un
delito por parte de la víctima o alguien
del entorno de ésta, o de algún testigo.
En dicho caso, se requiere entrevistar a
la persona que hace la denuncia y, en
caso necesario, proveerle de servicios
inmediatos de protección. En caso que
la denuncia sea recibida por la Policía, y
luego comunicada a la Fiscalía,
usualmente el fiscal entrevistará a la
víctima y su entorno, y analizará si es
necesario darle protección especial.
b) En caso que el fiscal haya decidido aplicar
algún término facultativo y no presentar el
caso ante un tribunal, debe comunicarle
tal decisión a la víctima, explicarle los
motivos de esta y pedir su colaboración
en caso de encontrarse nuevos
antecedentes para investigar el hecho.
56 Perspectivas de uso e impactos de las TIC en la administración de justicia en América Latina
c) En caso de haberse definido como
necesaria una protección especial, esta es
encargada a equipos especializados de la
fiscalía, quienes analizan el tipo de apoyo
a prestar, ya sea económico, médico,
sicológico, de vigilancia policial, de
cambio de domicilio, de tener
comunicación expedita con la fiscalía,
entre otros, y dependiendo de la
naturaleza del delito denunciado.
d) En el marco de una investigación o de
un caso ya formalizado, el fiscal necesita
entrevistar, probablemente más de una
vez, a la víctima, personas de su entorno,
testigos y otras personas que puedan
entregar antecedentes relevantes.
Adicionalmente, se necesita el acuerdo
de la víctima para poder pedir algunos
tipos de término del caso, y por tanto,
necesita conocer cuales son sus
expectativas e intereses.
e) En el marco de un juicio oral, se requiere
una labor de preparación de víctimas y
testigos para su declaración en las
audiencias de juicio, de modo que
conozcan la dinámica del juicio, y puedan
estar preparados para enfrentar los
interrogatorios a los que serán sometidos.
Para todas estas labores se requiere el apoyo
de TIC. Así, para recibir personas en la fiscalía,
ya sea porque vienen a denunciar un delito,
porque fueron citadas a declarar ante el fiscal,
porque fueron citadas para seguir algún
tratamiento de apoyo, o porque van a ser
preparadas para el juicio oral, o simplemente
porque quieren saber el estado de avance de
un caso en que están involucradas, se requiere
de una organización y un apoyo informático
que permitan regular y darle atención
adecuada a este flujo de personas, que podría
llegar a ser alto.
Medidas como establecer segmentaciones
del tipo de atención que se les dará a las
personas, regular el flujo de personas
mediante establecimiento de agendas y
turnos específicos para el tipo de atención a
brindar, son ejemplos de algunas medidas
útiles. Más aún, establecer mediciones tales
como los tiempos de espera de las personas,
el tiempo en el cual fueron atendidos, y en
especial medir la opinión de las personas
respecto al servicio recibido, son elementos
que ayudan a mejorar permanentemente este
proceso.
En la Fiscalía Regional Metropolitana Sur de
Chile, se ha implementado la plataforma CRC
(Creando Relaciones con el Cliente), que es una
Plataforma telefónica de salida, soportada en
aplicación informática, cuyo objetivo operacional es
efectuar una primera entrevista a la Víctima /
Denunciante. Si es necesario entrevistar a la
persona, la aplicación informática permite asignar en
línea la fecha y hora de la entrevista, la persona a
entrevistar y, el día de la entrevista, permite registrar
cuándo llegó la persona, cuánto esperó y en cuánto
tiempo fue atendida.
Para la labor de comunicarse con las
víctimas para informarles que su denuncia
fue archivada o no seguirá siendo
investigada, y los motivos de ello, es también
una labor que puede requerir de TIC para su
mejor desempeño. Mediante esta labor,
usualmente son llamados telefónicos
posteriores al envío de cartas, es posible
incluso recabar algunos antecedentes que
puede que no hayan sido registrados en los
antecedentes iniciales del caso, y es una
buena señal hacia la víctima de que la fiscalía
al menos está interesada e informarle
personalmente de lo que está decidiendo
respecto a su caso. Para ello, se requiere
registrar el resultado de estas llamadas. Las
TIC, a través de las aplicaciones CRM
(Customer Relationship Management 17 )
17 La administración de la relación con los clientes
CRM es parte de una estrategia de negocio centrada
en el cliente. Una parte fundamental de su idea es,
precisamente, la de recopilar la mayor cantidad de
información posible sobre los clientes, para poder
dar valor a la oferta. La empresa debe trabajar para
conocer las necesidades de los mismos y así poder
Perspectivas de uso e impactos de las TIC en la administración de justicia en América Latina 57
tiene un importante potencial de aplicación
en este campo.
En el caso de que se le de a la víctima alguna
atención especializada (apoyo médico,
sicológico, económico, de protección, entre
otros), es necesario registrar qué servicios se
le ha dado, y los resultados de este, y
adicionalmente se necesita informar al fiscal
encargado del caso del avance de estos
servicios, ya que es posible que la víctima
haya aportado nuevos antecedentes en el
marco de la prestación de estos servicios.
Para esto, las TIC pueden apoyar con
sistemas que se conecten con los del fiscal, y
le informen de hechos relevantes, y además
que registren las actividades y avance de las
prestaciones dadas.
En el caso de los tribunales de justicia, el
mayor flujo de usuarios se relaciona con la
adelantar una oferta y mejorar la calidad en la
atención.
Cuando hablamos de mejorar la oferta nos
referimos a poder brindarles soluciones a los
clientes que se adecuen perfectamente a sus
necesidades, y no como rezan muchos opositores a
estas disciplinas generarles nuevas necesidades.
Por lo tanto, el nombre CRM hace referencia a
una estrategia de negocio basada principalmente
en la satisfacción de los clientes, pero también a
los sistemas informáticos que dan soporte a esta
estrategia.
Hoy existen muchos sistemas que automatizan el
control de la relación con el cliente, y permiten
mantener todas las herramientas comerciales a
disposición del operador, que no necesariamente
deberá ser un telemarketer (persona que opera los
sistemas de este tipo), aunque esta persona es quién
más contacto tiene con sistemas de este tipo. Los
sistemas CRM no siempre están relacionados con el
telemarketing, en cambio el telemarketing
indefectiblemente está relacionado con los sistemas
CRM, a modo de ejemplo podemos ver el avance
de nuevas tecnologías donde el Bluetooth puede
tener una relación directa con un teléfono móvil de
un cliente y facilitar el proceso de venta dentro de
una radio sin acudir a ningún operador, de la misma
forma acceden la plataforma de los mensajes de
textos a teléfonos móviles, etc. Disponible en
http://es.wikipedia.org/wiki/CRM
necesidad de saber el estado de avance de
algún caso, y con la asistencia a audiencias.
Para lo primero, el desarrollo de aplicaciones
que permitan entregar información fidedigna
y oportuna, puede evitar la realización de
muchos viajes de usuarios a los tribunales.
Respecto a lo segundo, se requiere buenas
herramientas de programación de audiencias,
para regular adecuadamente los flujos de
personas, evitando grandes concentraciones
en horarios reducidos.
2.7.2. Relación con la ciudadanía
Crecientemente las instituciones del sistema
de justicia requieren comunicarse con sus
usuarios y, en general, con la ciudadanía. Por
un lado, el desarrollo de aplicaciones que
permiten que los usuarios introduzcan
documentos electrónicos a las instituciones,
la posibilidad de consultar en línea el estado
procesal de algunos casos y algunas
resoluciones, los desarrollos de los
tribunales sin papeles y la litigación a través
de Internet, hacen que desde el punto de
vista de la operación rutinaria de la justicia,
se haya inaugurado una nueva vía de
contacto con los usuarios de la justicia.
Sin embargo, es necesario comunicarse
también con la ciudadanía, ya que algunas
leyes de transparencia de las actuaciones de
los entes públicos así lo están exigiendo,
pero también ha habido políticas
institucionales que persiguen rendir cuentas
del desempeño institucional y, en general,
hacer éste desempeño más transparente y
comprensible.
Un importante rol han tenido también los
esfuerzos por combatir la corrupción en el
aparato estatal, al que no se han restado las
instituciones judiciales. En efecto, para este
objetivo, las TIC proporcionan amplias
posibilidades, por ejemplo permitiendo
saber cuáles son todas las actuaciones
relacionadas con una causa, y las fechas de
ellas, lo que en sí mismo resta importantes
58 Perspectivas de uso e impactos de las TIC en la administración de justicia en América Latina
espacios de discrecionalidad a la labor de
algunos funcionarios, que antiguamente
podían manipular actuaciones escritas y
reservadas al conocimiento de las partes.
Así como el ejemplo anterior, son múltiples
las posibilidades de aplicación de las TIC
para hacer más transparente el desempeño
de las instituciones. Otros ejemplos son la
posibilidad de ver las estadísticas de distintas
unidades, y plantearse interrogantes acerca
de la productividad de algunas de éstas; otra
posibilidad es analizar la ejecución
presupuestaria, y compararla con otras
instituciones públicas; también es posible
fiscalizar las actuaciones de las autoridades
públicas, entre otros varios ejemplos.
CEJA ha publicado tres reportes del “Índice de
Acceso a la Información Judicial a través de
Internet”, en donde se evalúan las páginas web de los
Poderes Judiciales y Ministerios Públicos de los 34
países miembros de la Organización de Estados
Americanos y se confecciona un ranking. El índice
está compuesto por varios indicadores, que evalúan
aspectos como la actualización de estadísticas, el
acceso a sentencias y reglamentos, el acceso a
licitaciones de bienes y servicios, los concursos y
contratación de personal, el patrimonio y
antecedentes curriculares de la autoridades de la
institución, entre otros aspectos. Disponible en
http://www.cejamericas.org/doc/proyectos/cejaindice-
accesibilidad3.pdf
En resumen, se puede decir que las TIC
hacen posible mayores niveles de
transparencia. Sin embargo, los problemas
de transparencia en el sector no están ni
pasan por dificultades tecnológicas, sino que
por definiciones de política institucional e
incluso, por restricciones culturales.
De este modo, no es extraño escuchar
mencionar en las instituciones de este sector
que “todo es público, con excepción de lo
que es reservado”, lo que significa un
importante cambio de mentalidad en
entidades que por siempre estuvieron ajenas
al escrutinio público.
Los temas que se discuten actualmente en
este ámbito, tienen que ver con la
confidencialidad de algunos datos, ya que se
dice que la publicidad irrestricta de todos los
datos podría vulnerar los derechos de
algunas personas. Al respecto, se han
tomado algunas iniciativas, como es la
elaboración de las llamadas “Normas de
Heredia”, en donde se hace, entre otros
aspectos, una declaración de qué tipo de
información, relacionada con la tramitación
judicial debería ser reservada.
Estos son elementos debatibles,
especialmente porque la introducción de la
oralidad para el procesamiento de casos, en
que las decisiones judiciales se deben tomar
en audiencias orales y públicas, y por tanto
todo lo que se discuta en esas audiencias
podría ser de conocimiento de cualquier
persona, supondría un fuerte
cuestionamiento a alguna de estas normas de
establecer reserva de datos.
En otro plano, otro ámbito en el cual las
TIC tienen un potencial de aplicación es en
la relación entre las instituciones del sector y
los medios de comunicación, y en donde
portales institucionales con buenos motores
de búsqueda pueden facilitar esta relación.
Las sesiones del pleno de la Suprema Corte de
Justicia de la Nación de México pueden ser seguidas
en vivo, a través del portal de la institución,
disponible en
http://www.scjn.gob.mx/PortalSCJN/.
Lo mismo ocurre en Brasil, en donde el Supremo
Tribunal federal tiene un canal de televisión abierta,
cuya página web es http://www.tvjustica.gov.br/
Perspectivas de uso e impactos de las TIC en la administración de justicia en América Latina 59
3. Recomendaciones para la
gestión de las TIC en la
administración de justicia
Tal como se mencionó en el capítulo previo,
el objeto de este tercer capítulo es dar una
respuesta a las interrogantes de cuáles
podrían ser los costos y condiciones de
implementación de las TIC que se han
tratado en el capítulo anterior, junto con
algunas recomendaciones acerca de qué
debería hacer una institución del sector para
su introducción.
Para ello, el capítulo se divide en tres partes.
En la primera de ellas, se hace un somero
diagnóstico acerca de algunas experiencias
en la región relacionadas con la introducción
de TIC en la administración de justicia. En
segundo lugar, se presentan
recomendaciones acerca de cómo podría
organizarse una institución del sector para la
incorporación productiva de las TIC. En
tercer término se trata la relación entre las
instituciones del sector y las empresas
proveedoras de tecnologías.
3.1. La incorporación de las TIC en
la administración de justicia en
América Latina
Si bien la inversión tecnológica en apoyo a
los diferentes cambios que han venido
experimentado las instituciones del sistema
de justicia en toda América Latina ha sido
significativa, especialmente en los tribunales
de justicia, ha habido dificultades que es
necesario superar. Estas son:
a) Uno de los errores primarios en todo
proyecto de modernización, y no
limitado a los de sector justicia, ha sido
el de aplicar tecnología sin un proceso
previo de análisis acerca de qué prácticas
se quiere cambiar y qué resultados se
espera lograr. En todo proyecto de
modernización se debe llevar a cabo un
estudio minucioso de cuáles serán los
procesos de trabajo a los cuales se les
incorporarán TIC, y cuáles serán los
cambios en dichos procesos. No
realizar esto garantiza el fracaso, ya que
cuando se aplica tecnología de forma
descontrolada, sin un plan estratégico y
sin realizar procesos de reingeniería,
simplemente se “mecaniza la
ineficiencia”.
b) Una manifestación de lo anterior lo
constituyen los proyectos con alcances o
expectativas no definidas totalmente, o
bien con expectativas desmedidas, o con
múltiples y contradictorias expectativas
de distintos grupos de interés.
c) En particular, las inversiones y
desarrollos tecnológicos en el sistema de
justicia han tenido muchas veces una
relación dificultosa con las reformas
procesales que se han hecho,
fundamentalmente debido a una
evidente desconexión entre los
proyectos informáticos y los procesos de
reforma en el sector, que se han tratado
en algunos casos como si fueran cosas
sin ninguna relación, en lugar de
analizarlas como herramientas para
lograr un propósito común, que es un
mejor funcionamiento de la
administración de justicia.
d) En varios casos se ha visto también
deficiencias en la capacidad interna de
las instituciones para definir los
requerimientos y funcionalidades que
deben proveer los sistemas informáticos,
lo que ha significado que este vacío lo
hayan tenido que llenar las empresas
especializadas proveedoras de sistemas
informáticos. En este mismo aspecto, es
también un problema el que
continuamente, cuando ya se está
desarrollando un proyecto de TIC, se
estén cambiando las funcionalidades y
alcances deseados.
60 Perspectivas de uso e impactos de las TIC en la administración de justicia en América Latina
e) Otro problema ha sido un inadecuado
uso de la estrategia de implementación
de sistemas informáticos de los
proyectos piloto, en los que no se ha
planificado el proceso de réplicas
posteriores, quedando sujeto esto a los
avatares de la contingencia, lo que
obviamente perjudica el buen
funcionamiento de las instituciones.
f) Otra dificultad relacionada con las
estrategias de implementación y los
proyectos pilotos, ha sido la falta de
recursos para la ampliación de lo logrado,
y para el mantenimiento permanente que
se requiere para darle continuidad a la
operación.
g) Siguiendo con la lista de dificultades a
superar, están los problemas para
interconectar los sistemas entre
instituciones, los que si bien tiene
elementos técnicos, también contiene
elementos de definiciones políticas.
h) Finalmente, ha habido problemas en la
relación con empresas proveedoras,
respecto a la propiedad intelectual de las
licencias de los sistemas informáticos
que se han desarrollado, especialmente
los de seguimiento de casos. En efecto,
no siempre se ha negociado a favor de la
institución la propiedad intelectual
resultante de los proyectos de
consultorías y desarrollos realizados, y
por ende, el sistema informático que ha
resultado de la consultoría se vuelve a
vender a otros clientes, sin devolverle
ese beneficio al cliente inicial y
generando una excesiva dependencia de
las instituciones respecto a las empresas.
Como puede concluirse de la lectura de las
dificultades que ha habido en la región en la
introducción de TIC en la justicia, el
escenario no es sencillo, ya que ha habido
problemas tanto en definiciones estratégicas
como en la gestión del proceso de
incorporación de las TIC. Sin embargo, la
identificación y análisis de estas dificultades
se estima que permitiría su superación, para
lo cual se entregan a continuación algunas
recomendaciones.
3.2. La gestión y organización para
la incorporación de TIC
Ya se ha mencionado anteriormente que la
mera instalación de computadoras y teléfonos
en los despachos judiciales y en las áreas de
gerencia y gobierno no garantizan la
“introducción” de TIC en la administración de
justicia, en el sentido de que no se garantiza de
que cambien las prácticas de los funcionarios,
y que los posibles cambios vayan en la
dirección deseada. Además, los costos cada
vez más bajos de computadoras y teléfonos,
han hecho que este tipo de artículos sean ya
considerados como un commodity y formen
parte prácticamente del “mobiliario” de
cualquier oficina de trabajo.
La gestión de las TIC también requiere la
incorporación de criterios de eficacia y
eficiencia, debido a la amplia variedad de
ofertas disponibles. Por ello, el saber qué
tecnología o solución informática o de
comunicaciones es la más apropiada para
una institución judicial requiere un proceso
de estudio y análisis que se puede volver
altamente complejo, dependiendo de la
magnitud de los cambios que se desea lograr.
Por ejemplo, instalar sistemas de
seguimiento procesal, que como se ha dicho
apoyan el “corazón” de la labor operativa en
tribunales, fiscalías y defensorías, y
constituyen la base para extraer los datos
para los sistemas de control de gestión y de
estadísticas, entre otros, es una labor
delicada, porque además el desarrollo e
implementación de este tipo de sistemas
requiere tiempos prolongados y un gran
esfuerzo de tiempo de varias personas, por
lo que cometer errores en esta elección
puede tomar unos cuantos años para ser
revertida.
Perspectivas de uso e impactos de las TIC en la administración de justicia en América Latina 61
Por otro lado, es necesario distinguir
distintas etapas en la gestión de las TIC.
Usualmente, los esfuerzos se han centrado
en las etapas previas a las incorporación de
TIC, en las cuales se hacen estudios para
analizar la mejor alternativa de inversión. Sin
embargo, una vez definida esta inversión
inicial, es necesario planear la
implementación de la solución definida, y
posteriormente se debe administrar su
operación rutinaria, y realizar como
cualquier otra inversión, mantenimientos
periódicos. Además, como cualquier otra
inversión, se requiere analizar en qué
momento la tecnología en uso puede haber
quedado obsoleta y sea hace necesario un
nuevo proceso de inversión.
El ciclo de inversiones en TIC
Análisis de
alternativas de
inversión
Planeación de la
implementación
Administración
rutinaria: explotación
y mantenimiento
Análisis de
obsolescencia
Este ciclo, como se ha dicho, muchas veces
es pasado por alto, generándose numerosas
dificultades, entre las cuales se pueden
mencionar:
a) En la elaboración presupuestaria se
consideran las inversiones, pero
usualmente se pasan por alto los costos
de implementación y mantenimiento, los
cuales pueden llegar a ser porcentajes no
menores de la inversión inicial. Por
ejemplo, y haciendo la advertencia que
las cifras pueden variar mucho de
acuerdo al tipo de inversión, un sistema
de seguimiento procesal puede significar
una inversión de unos cuantos millones
de dólares, pero su mantenimiento anual
puede constituir alrededor de un 15% de
su desarrollo inicial.
b) Cuando se adquieren tecnologías
sofisticadas, se requiere personal
apropiado para su operación. Por
ejemplo, si se han adquirido sistemas de
seguimiento procesal con uso de bases
de datos de gran tamaño, y se ha
definido que estas bases de datos residan
en computadoras que son administradas
por la institución, se requiere de
administradores de bases de datos
profesionales. Esto no sería un
problema, a no ser que usualmente los
salarios de mercado de este tipo de
62 Perspectivas de uso e impactos de las TIC en la administración de justicia en América Latina
profesionales están muy por sobre lo
que las instituciones judiciales
acostumbran a pagar a sus empleados
“administrativos”. Adicionalmente, se
debe tomar en consideración el costo de
adquisición, mantenimiento y reposición
del hardware donde estarán almacenados
estas bases de datos y aplicativos.
c) Un ejemplo de rápida obsolescencia
tecnológica lo constituyen las
computadoras personales. Nuevamente,
dependiendo del tipo de sistemas que se
requiera operar desde estas
computadoras, podría ser necesario
renovar periódicamente el parque de
computadoras, lo que es un problema
para los ritmos de adquisiciones de
bienes por parte de las instituciones
judiciales. Una alternativa a este
problema es el arriendo de las
computadoras, con la obligación del
proveedor de mantenerlas en
funcionamiento y renovarlas cada cierto
tiempo. Esta práctica se lleva a cabo con
éxito en la Rama Judicial de Puerto Rico.
3.2.1. Recomendaciones para la decisión
de inversión en TIC
Lo primero que es necesario recomendar,
antes de emprender cualquier inversión en
TIC, es que no tiene sentido invertir en esta
área si es que la decisión de inversión no
forma parte de la implementación de un
plan estudiado de desarrollo de tecnologías
para fortalecer la gestión de la institución, y
a su vez ese plan de fortalecimiento no
forma parte de un plan estratégico global,
que contemple no solo la incorporación de
TIC, sino que contenga también elementos
específicos de cada uno de los procesos de
trabajo que podrán ser mejorados con el
apoyo de TIC.
En este sentido, las decisiones de inversión
en TIC deben conjugar por una parte una
visión estratégica del desarrollo institucional,
con un conocimiento técnico de buen nivel,
que aporte información acerca de las
tendencias también en el sector de las TIC, y
que generen como resultado la elección de
las TIC más apropiadas para los fines de la
institución.
Este tipo de decisiones no pueden ser
dejadas solamente en manos de los expertos
tecnológicos, y no solo por la magnitud de
las inversiones involucradas, sino que por las
consecuencias en la operación misma de los
despachos judiciales, de las fiscalías, de las
defensorías o de las unidades policiales. En
efecto, los expertos tecnológicos saben de
tecnología, pero no necesariamente saben de
la operación de las instituciones de justicia.
En este sentido, es ineludible la
responsabilidad de las autoridades
institucionales en definir los criterios de
inversión, sujetos a los planes estratégicos,
para de esta forma dar las políticas generales
dentro de las cuales se enmarcarán las
incorporaciones de tecnologías.
Preguntas básicas para la decisión de
inversión en TIC
1. ¿Esta inversión está contemplada como
parte de un plan estratégico global?
2. ¿Están claros los procesos de trabajo
que serán afectados con la inversión, y
cuál será el impacto deseado sobre ellos?
3. ¿Tengo las capacidades internas, o las
puedo contratar en el mercado, para
tener una razonable seguridad de que la
decisión técnica es la más apropiada para
mi institución?
4. ¿Están las autoridades institucionales
suficientemente enteradas de la decisión
que se está tomando, y han participado
en al menos definir los criterios
estratégicos de la inversión?
Respecto a los criterios con los cuales
elaborar un plan de incorporación de las
TIC, se pueden mencionar:
Perspectivas de uso e impactos de las TIC en la administración de justicia en América Latina 63
• Priorizar aquellos sistemas o
tecnologías que apoyen los procesos
centrales del negocio de la
institución, como son los sistemas
de seguimiento de casos, ya que
estos sistemas constituyen la base
sobre la cual desarrollar otras
aplicaciones para apoyar los
procesos de gobierno y gerencia, los
procesos administrativos, y es de
donde usualmente se puede extraer
información para hacer más
transparente el desempeño
institucional. Se recomienda también,
en el diseño de estos sistemas,
incorporar a todos los potenciales
usuarios de los datos y operaciones
que se puedan extraer y que serán
apoyados por este sistema, de
manera de no dejar de lado
requerimientos cuya posterior
satisfacción puede llegar a ser
costosa.
• Analizar las experiencias de
incorporación de TIC de
instituciones similares, o con las
cuales exista permanente contacto,
de modo de extraer lecciones del
camino ya recorrido por otras
entidades.
• Realizar análisis de los costos y
beneficios de alternativas de TIC, no
solo desde el punto de vista
estrictamente tecnológico, sino que
del impacto que estos pueden tener
sobre los procesos de trabajo de la
institución.
Una vez definido el plan de incorporación
de tecnologías, llamado también en forma
genérica “plan informático”, su ejecución
debe quedar en manos de personas con las
atribuciones de poder suficientes, y con los
conocimientos técnicos adecuados, o al
menos con un asesoramiento técnico de
buen nivel.
3.2.2. Recomendaciones para la etapa de
implementación de TIC
Una vez decidida la incorporación de alguna
TIC, se debe preparar un plan de
implementación, y luego este debe ejecutarse,
para posteriormente evaluar los resultados
obtenidos.
En la elaboración de los planes de
implementación, se deben tener en cuenta
las siguientes consideraciones:
a) Dimensionar de manera detallada,
las capacidades y recursos con que se
cuenta, de manera de no estimar
erróneamente los tiempos de
implementación. Cuando los proyectos
son de gran magnitud, usualmente se
contratan servicios especializados de
empresas externas, y también se destina
personal de la institución a trabajar con
distinta intensidad y bajo distintos roles
con los prestadores externos de servicios.
Los tiempos y responsabilidades del
personal de la institución deben también
ser cuidadosamente planificados, de
manera de que exista una adecuada
compatibilidad entre las labores
rutinarias del personal asignado y la
destinación temporal al proyecto en
desarrollo, considerando reemplazos
parciales o totales, en caso necesario.
b) La implementación de TIC implica no
solo problemas o desafíos de naturaleza
técnica, sino que principalmente de
carácter cultural, ya que lo que se
modificará es la rutina de trabajo de las
personas. Al respecto, el plan de
implementación no puede dejar de
contener un plan de capacitación y
entrenamiento de todos los usuarios
de la nueva TIC, por muy simple que
esta puede parecer. Metodologías que
privilegien el entrenamiento por parte de
compañeros de trabajo, previamente
capacitados a su vez, y destinados
temporalmente a esta labor
64 Perspectivas de uso e impactos de las TIC en la administración de justicia en América Latina
respondiendo a un diseño previo, y no a
una medida de emergencia o como
subsidio a la falta de un plan de
capacitación, son recomendables.
c) Se recomienda, especialmente cuando se
tengan que implementar cambios
notorios o sistemas complejos, emplear
estrategias en la cual la
implementación se realice por etapas
sucesivas, y no abarque a toda la
institución a la vez, salvo, claro está,
que por motivos de la naturaleza misma
del cambio este deba darse en toda la
institución a la vez. En la región,
desafortunadamente, se ha seguido en
forma inadecuada la estrategia de
proyectos piloto, en los cuales se deja
funcionando un sistema en un área
restringida de la institución, pero no se
planifica desde un inicio de qué forma
continuar con las réplicas del proyecto
piloto. Esto ha terminado en varios
casos en que los pilotos nunca se han
expandido al resto de la institución.
d) En contraposición a esa estrategia, se
recomienda que el plan contenga
desde un inicio un cronograma de la
implementación completa, aunque
esto signifique largos periodos. Esta
estrategia tiene la ventaja de que es
posible aprender de las etapas previas, y
a la vez da una señal clara a toda la
institución de que el cambio llegará a
todas partes, aunque este demore.
En cuanto a la ejecución de los planes de
implementación, se recomienda:
a) Mantener una estrecha coordinación con
las labores de capacitación.
b) Realizar un monitoreo permanente de su
avance, de manera de detectar
oportunamente posibles dificultades y
solucionarlas a la brevedad, en lugar de
seguir replicando un problema.
c) Destinar recursos humanos y materiales
en forma expresa, con un mandato claro
y atribuciones formales.
En cuanto a la evaluación de los resultados
de la implementación, deben estar
consignados en el plan de implementación
los elementos que se deben verificar para
que se pueda declarar como exitosa la
implementación, en lugar de haber
terminado la ejecución y solo entonces
plantearse la interrogante de si se lograron
los resultados esperados. En este sentido, el
establecer indicadores de avance y de logro,
el definir los datos que se emplearán para
calcular esos indicadores, la fuente de
extracción, y los mecanismos para ello, debe
estar considerado en el plan de
implementación.
3.2.3. Recomendaciones para la
operación y mantenimiento de las TIC
En los últimos años ha crecido fuertemente
la oferta de empresas que ofrecen servicios
externos de operación y mantenimiento de
TIC. Estas pasan desde empresas que hacen
mantenimiento del parque de computadoras
e impresoras de una institución, hasta
empresas que ofrecen los servicios de
hosting de todas las aplicaciones de una
institución, lo que significa que no es
necesario que la institución adquiera la
infraestructura de servidores y equipos de
respaldo para sus sistemas informáticos.
Siendo esta oferta cada vez más creciente y
variada, una decisión relevante es hasta qué
punto externalizar la operación y
mantenimiento de las TIC, y con qué
criterios. A modo general, se recomienda
externalizar algún servicio en la medida en
que exista una oferta de servicios
competitiva, y que en los contratos de
mantenimiento se puedan establecer
cláusulas muy precisas acerca del nivel de
servicios que se debe dar, y qué pasa en caso
de que no se cumplan tal nivel de servicio.
Por otro lado, la operación de las TIC
requiere el establecimiento de políticas en
aspectos como los niveles de seguridad en el
Perspectivas de uso e impactos de las TIC en la administración de justicia en América Latina 65
uso de sistemas y en el almacenamiento de
datos, en los niveles de disponibilidad de las
aplicaciones, en los mecanismos de respaldo,
entre muchos otros. Además, se requiere no
solo capacidad para dictar estas políticas,
sino también para ejecutarlas, controlar su
ejecución y perfeccionarlas en el tiempo.
Para todo esto, en diversas industrias, por
ejemplo en la bancaria, se han ido
desarrollando y asentando normas y
estándares internacionales de amplio uso, lo
que abre la interrogante acerca de su
adaptación y aplicación a la administración
de justicia, no solo en un país, sino que
también entre países.
3.2.4. Recomendaciones respecto a
estructura organizacional para gestionar
las TIC
Respecto a la estructura organizacional para
gestionar el uso e incorporación de TIC, los
criterios para definir dicha estructura son
usualmente la complejidad de lo que sea
necesario hacer, la disponibilidad de
personal competente y el volumen de
inversiones a realizar. No debe perderse de
vista que la inversión en la adquisición,
desarrollo, uso y mantenimiento en TIC
debe estar acompañado de una estrategia
coherente de inversión en recursos humanos
lo suficientemente calificados como para
explotarlas debidamente.
Esta inversión en recursos humanos
calificados puede ser hecha mediante la
contratación de personal con el perfil
adecuado, pero esto presenta la dificultad de
que el acelerado desarrollo de tecnologías
hace difícil seguir el ritmo de la industria de
las TIC. Una alternativa para esto es aquella
en la que, dada la creciente complejidad de
los temas, la globalización y la
especialización del trabajo, se opte por tener
áreas internas reducidas, pero competentes
técnicamente, que sea capaces de seleccionar
y administrar eficientemente a un conjunto
de proveedores y servicios externalizados,
desde el desarrollo de software, hasta la
explotación de sistemas, la provisión de
hardware (por adquisición o arrendamiento)
y telecomunicaciones, pasando por servicios
de soporte y mantenimiento.
3.3. Respecto a la relación con
empresas proveedoras
Se ha mencionado que la creciente
globalización y especialización del trabajo,
especialmente en la industria de las TIC,
hacen casi imposible que dentro de la
estructura organizacional de las instituciones
del sector justicia existan especialistas en
todas las áreas con el mismo nivel de
conocimientos que el que pueden tener las
empresas especializadas del sector de las
TIC.
Dado esto, lo relevante es que las
instituciones puedan tener las capacidades
internas del suficiente nivel técnico como
para ser contrapartes válidas de las empresas
existentes, lo cual significa al menos
entender y poder discriminar las tendencias
de avance del sector y poder evaluar las
ventajas y desventajas que técnicamente
presentan distintas alternativas tecnológicas.
En relación a este último aspecto, una
discusión en boga es la de la elección entre
el llamado software libre, y las empresas que
venden las licencias de sus productos. Al
respecto, los grados de complejidad técnica
en los distintos segmentos de productos y
herramientas existentes son altos, pero en
términos muy generales, y solo desde el
punto de vista de las instituciones del
sistema de justicia, lo relevante es establecer
las ventajas y desventajas que estas
alternativas presentan no solo en términos
teóricos, sino que en la especificidad de la
tecnología que se quiera implementar,
considerando para ello criterios como costos,
no solo de adquisición sino que también de
mantenimiento, el respaldo ante posibles
66 Perspectivas de uso e impactos de las TIC en la administración de justicia en América Latina
fallas, la confiabilidad de desarrollos futuros
que permitan el desarrollo natural de los
negocios, entre otros aspectos.
Esta decisión no es solo técnica, sino que
tiene también un carácter estratégico, ya que
compromete de alguna manera la
sustentabilidad y confiabilidad de las
herramientas tecnológicas que hacen posible
el mejoramiento futuro de la administración
de justicia.
Perspectivas de uso e impactos de las TIC en la administración de justicia en América Latina 67
Anexo: participantes en el taller de trabajo
Nombre País Institución
Germán Garavano Argentina Ministerio Público de la Ciudad Autónoma de
Buenos Aires
Sonia Navarro Costa Rica Corte Suprema de Justicia
Luis Henry Molina República Dominicana Escuela Judicial de la Suprema Corte de
Justicia
Sergio Muñoz Chile Corte Suprema de Justicia
Rodrigo Herrera Chile Corporación Administrativa del Poder Judicial
Paz Pérez Chile Fiscalía Regional Centro Norte
Marcelo Gómez Chile Fiscalía Regional Centro Norte
José María Pou España Indra
Vivien Villagrán Chile Microsoft
Cristián Riego Chile CEJA
Cristián Hernández Chile CEJA
Juan Enrique Vargas Chile CEJA
Gustavo Quetto Argentina Consultor
Fernando Jordán Estados Unidos Consultor
Roberto Adelardi Estados Unidos Microsoft
Guillermo Almada Estados Unidos Microsoft
Rafael Pérez Colón Estados Unidos Microsoft
Mario Barbieri Estados Unidos Microsoft
68 Perspectivas de uso e impactos de las TIC en la administración de justicia en América Latina
Centro de Estudios de Justicia de las Américas, CEJA
Rodó 1950, Providencia, Santiago Chile
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